Smart working, una nuova normalità? Le sfide per il post-pandemia

Considerato l’apice della sua diffusione e il superamento della prova pratica più dura (il Covid-19), possiamo affermare che lo smart working non è il “solo lavorare da casa”, ma è una nuova modalità di concepire il lavoro, forse una nuova filosofia che ha condotto a quell’evoluzione del lavoro (in termini di gestione degli spazi, luoghi, orari e autonomia di strumenti^[1]) che già era nell’aria prima del 2020.

Il futuro è già qui e lo smart working è il new normal, il nostro quotidiano. La vera domanda è adesso quale sarà il futuro? Come si pone lo smart working nella fase post-pandemia?

Smart working, la normativa che lo regola

Lo smart-working o lavoro agile, così come definito dalla Legge n.81 del 22 maggio 2017, ha preso sempre più piede nella fase emergenziale legata al Coronavirus.

Infatti, con il Decreto emanato dal Presidente del Consiglio il primo marzo 2020, come anche confermato da successive modifiche, tra cui il più recente DPCM del 14 gennaio 2021 esorta a ricorrere al lavoro agile per tutte quelle attività che possono essere svolte a distanza^[2], anche in assenza di un preventivo accordo, nell’ottica di porre in essere misure di contenimento e gestione della diffusione della pandemia.

La legge che disciplina il Lavoro Agile focalizza l’attenzione su determinati aspetti come la flessibilità organizzativa, la volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e l’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto.^[3] Dunque per eseguire la prestazione lavorativa in modalità Smart, il datore di lavoro ed il lavoratore stipulano un accordo con il quale stabiliscono che la prestazione lavorativa venga resa anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi:

– in parte all’interno e in parte all’esterno dei locali aziendali;

– senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro;

– con l’eventuale utilizzo di strumenti tecnologici (artt. 18, c. 1 e 19, c. 1, L. 81/2017).

La forma scritta dell’accordo stipulato tra datore di lavoro e lavoratore non è necessaria per la sua validità, ma solo ai fini di prova e di regolarità amministrativa (art. 19, c. 1, L. 81/2017).

Già prima della diffusione pandemica, che ha repentinamente accelerato la diffusione di questa modalità lavorativa, alcune aziende sia di grandi che di medie dimensioni, ricorrevano allo smart working con il diverso obiettivo di aumentare l’equilibrio tra la vita privata e il lavoro, e migliorare le performance aziendali e ridurre l’impatto ambientale.

Il concetto di flessibilità però era ben diverso e in particolare era ammessa la modalità di lavoro agile per due giorni a settimana, sempre nel rispetto delle norme in materia di salute e sicurezza dei lavoratori, con specifico obbligo di rendere al lavoratore un’informativa relativa agli eventuali rischi connessi alla particolare modalità di esecuzione del lavoro, oltre al più noto diritto alla disconnessione del lavoratore agile, in fasce di tempo prestabilite (es. serali e notturne).

Le aziende che applicavano questa modalità di lavoro rappresentavano una percentuale inferiore alla metà delle aziende presenti nel territorio nazionale, con una concentrazione più ampia nel centro Italia.

Nell’ultimo anno, invece, c’è stata un incremento esponenziale delle aziende che hanno fatto ricorso al lavoro agile, fino ad arrivare, secondo stime, a raddoppiare il numero di lavoratori Smart, anche nella PA^[4], che è stato il primo operatore economico, secondo quanto previsto dall’art. 87 del Decreto Iegge n. 18/2020 rubricato come “ Misure straordinarie in materia di lavoro agile e di esenzione dal servizio e di procedure concorsuali”, che ha dovuto prima di tutti rapportarsi con questa diversa modalità di gestione e svolgimento della prestazione lavorativa anche in ragione dell’erogazione di alcuni servizi pubblici essenziali.

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Evoluzione dello smart working: sempre più regola e non eccezione

Accenture – colosso mondiale ed esempio di azienda smaterializzata da diversi anni – ha già annunciato che, a conclusione dell’attuale stato di emergenza che ha portato da subito il 98% dei dipendenti a lavorare in remoto, estenderà lo smart working a tutta la popolazione aziendale con il passaggio da 2 a 3 giorni settimanali, che potranno diventare 5 in caso di particolare necessità di tutela della salute e sicurezza dei lavoratori^[5].

Il lavoro agile si appresta a diventare sempre più regola e non eccezione anche nel prossimo futuro, e se da un lato si dovranno arginare gli abusi che le parti potranno farne (il potere del datore di lavoro di applicare questa modalità di svolgimento di lavoro a qualunque rapporto subordinato anche in assenza di accordo e all’opposto il lavoratore che lo rivendichi quale diritto acquisito^[6]), dall’altro lato nello scenario post-pandemia ci sarà certamente un bisogno crescente di nuove figure professionali e competenze, cognitive e non cognitive, sempre più specializzate per sostenere la capacità di adattamento delle persone e fronteggiare le nuove sfide che si presenteranno in questa nuova normalità stravolgendola nuovamente (si pensi all’intelligenza artificiale che il cui impiego è alle porte).

Le problematiche legate al lavoro da casa

Come accennato, lo smart working porta con sé nuove problematiche e tra le pronunce assunte in questo periodo merita rilievo quella del Tribunale di Grosseto (Sez. Lav, cron. 502/2020 del 23/04/2020) che ha condannato il datore di lavoro che ha rifiutato di concedere ad un proprio dipendente, affetto da disabilità, la possibilità di svolgere la propria prestazione lavorativa da remoto, forzando il dipendente ad utilizzare ferie non ancora maturate in alternativa alla sospensione non retribuita del rapporto di lavoro.

Il caso fa riflettere ulteriormente e volge lo sguardo anche a quelle situazioni dove il lavoro agile oltre che una nuova dimensione del lavoro di tutti diventa l’opportunità per rendere più normale e accessibile l’attività lavorativa a soggetti disabili.

I benefici dello smart working

Lo smart-working è certamente rappresentativo di innumerevoli vantaggi sia per il lavoratore che per le aziende stesse.

I lavoratori possono conciliare vita personale e lavorativa in un’ottica di ottimizzazione, riducendo anche costi e tempo impiegato per dirigersi a lavoro, oltre che limitare un inutile dispendio di energie ed un aggravarsi di stress, causati da un orientamento del lavoro troppo frenetico e sovraccarico, spesso a discapito anche della stessa efficienza e produttività lavorativa.

Le aziende dal canto loro hanno beneficiato di un aumento di circa il 15% in produttività^[7], combattendo l’assenteismo e soprattutto hanno ridotto i costi degli spazi fisici, che ora andranno certamente ripensati.

Ma ciò che ha caratterizzato questa rivoluzione sociale e lavorativa è stato indubbiante l’utilizzo delle nuove tecnologie, perno di questo processo evolutivo, mettendo l’ufficio a disposizione con una connessione e un clic.

Si è affermata così una nuova metodologia di comunicazione attraverso software e piattaforme dedicati alla videoconferenza, gestionali per la condivisione del lavoro in cloud e altri sistemi di gestione anche del personale connesso da remoto, ad esempio il rilevamento a distanza di timbrature digitali, controllo presenze e piano ferie.

In realtà moltissime aziende sull’onda del lavoro smart hanno ripensato anche l’orario e la settimana lavorativa stravolgendo il concetto di messa a disposizione della forza lavoro: ci sono Paesi o singole aziende in cui l’orario ridotto è già realtà. In Olanda la settimana lavorativa è di 4 giorni con circa 29 ore di lavoro settimanali. In Svezia la riduzione dell’orario settimanale è sperimentata maggiormente in aziende private. In Germania, invece, Jörg Hofmann, presidente del sindacato dei metalmeccanici IG Metall, ha proposto l’introduzione di una settimana lavorativa di quattro giorni. Il dibattito è aperto anche in Gran Bretagna, e anche la premier neozelandese, Jacinda Ardern, ha chiesto alle aziende di prendere in considerazione l’ipotesi. In Austria il Partito socialdemocratico ha proposto un programma per ridurre l’orario di lavoro del 20% con una riduzione del 5% dello stipendio netto. Anche nel nostro Paese, in tempi di coronavirus, si è parlato di riduzione dell’orario di lavoro. L’ex ministra Nunzia Catalfo ha richiesto, per esempio, il taglio dell’orario eventualmente compensato sulla retribuzione dallo Stato a patto che l’azienda aumenti l’organico.

Dunque, lo smart working può sembrare a noi che viviamo le restrizioni da pandemia una nuova normalità, ma come appena detto porta con sé altre novità e rivoluzioni che vedremo nel post-Covid.

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Sicurezza e protezione dei dati personali.

Un’altra delle problematiche che le aziende si trovano ad affrontare è quella di garantire, nel rispetto del Regolamento UE n. 679/2016, la previsione di procedure di sicurezza informatica, atte ad evitare possibili violazioni di dati (perdita, modifica, accesso non autorizzato, diffusione illegale o distruzione dei dati affidati o elaborati dal lavoratore durante la sua attività). Ciò comporta la corretta adozione di misure di sicurezza, in ossequio a quanto previsto dall’art. 32 GDPR, che garantiscano un livello di rischio basso del trattamento dei dati effettuato. Trattamento dati che, in molti casi, è repentinamente passato da cartaceo a digitale, dando priorità alla possiblità di lavorare prima che quella di tutelare la riservatezza degli interessati.

I dipendenti che lavorano da remoto si sono quindi trovati in molto casi privi di formazione e informazione sul corretto utilizzo dei dispositivi aziendali e sui loro rischi.

Nell’ultimo anno, infatti, le notifiche di violazioni dei dati personali richieste dal GDPR sono aumentate del 66% nei principali paesi dello Spazio Economico Europeo. Ad evidenziarlo, è un’analisi di Linkatesi^[8]. E

Essere istruiti e informati su come procedere al salvataggio dei documenti di lavoro, provvedendo a creare una copia dei file in backup aggiornati periodicamente, garantire la creazione di password e account sicuri e attivare connessioni protette come le VPN e molto altro è ciò che caratterizza il profilo del nuovo lavoratore medio, oggi cosiddetto smart.

Il datore di lavoro, in qualità di Titolare del trattamento dei dati, dovrà oggi più di prima adempiere a tutti quegli obblighi di sicurezza e organizzazione imposti dalla normativa privacy e ripensare alle proprie vulnerabilità, l’azienda sempre più smart è per forza informatizzata e dunque tutti i suoi dati sono affidati a soggetti esterni.

Altro aspetto da considerare in tema di protezione e trattamento dei dati personali, riguarda il controllo e l’eventuale tracciamento, incidentale, dell’attività dei lavoratori. Secondo quanto previsto dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, i controlli da remoto^[9] non sono consentiti, salvo che siano previamente fissati con accordi sindacali o autorizzati dall’Ispettorato territoriale del lavoro. Il datore di lavoro dovrà, inoltre, fornire adeguata informativa indicando le modalità d’uso degli strumenti e i controlli che possono essere effettuati. Solo qualora vi siano dei sospetti che il lavoratore stia commettendo gravi inadempienze e irregolarità sul lavoro, e purché il fine sia quello di tutelare i beni aziendali, il datore potrà esercitare un controllo da remoto anche in assenza di accordi preventivi (cosiddetto controllo difensivo).

Il datore di lavoro che non abbia svolto la procedura di autorizzazione sindacale o amministrativa non potrà quindi avvalersi di software di geolocalizzazione, di sistemi di tracciabilità di smartphone, webcam o altri strumenti che gli permettano un controllo a distanza della prestazione lavorativa dei propri dipendenti.

Conclusioni

Lo smart-working potrebbe essere con ogni probabilità un new normal per la gran parte delle prestazioni lavorative, soprattutto impiegatizie, anche dopo la conclusione della fase emergenziale.

Ad oggi, in alcuni Paesi, molte aziende si stanno dimostrando già particolarmente sensibili al tema, prevedendo facilitazioni e veri e propri aiuti economici per i lavoratori da remoto.

È il caso ad esempio degli Stati Uniti dove, secondo uno studio effettuato da Mercer, oltre il 14% delle società sta elargendo ai propri dipendenti da remoto un contributo per rendere più produttivo l’ambiente domestico, per l’acquisto di lampade, scrivanie e poltrone ergonomiche, e circa il 33% sta rimborsando la spesa effettuata per l’acquisto del computer portatile.

È probabile che in un futuro prossimo, i vari Paesi adotteranno provvedimenti normativi per favorire ulteriormente la modalità di lavoro da remoto, prevedendo anche agevolazioni per datori e dipendenti che ricorrano alle modalità dello smart-working. La rivoluzione smart porterà con sé come ogni cambiamento opportunità e problematica e ovviamente altre inattese rivoluzioni.

1. L’Osservatorio Smart working del Politecnico di Milano nato nel 2012 ha definito lo smart-working :”Una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alla persona di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari, degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”. ↑
2. E’ stato di recente raccomandato di preferire il lavoro agile al lavoro in presenza per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza e la sospensione delle attività dei reparti aziendali non indispensabili alla produzione. Inoltre, l’art. 19 e All. 1, n. 29, DL. 183/2020, convertito in L. 21/2021, ha stabilito che, fino al termine dello stato di emergenza e comunque non oltre il 30 aprile 2021, la modalità di lavoro agile può essere applicata (rectius, è fortemente consigliata) dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto della normativa vigente (art. 90, D. L. 19 maggio 2020, n. 34, convertito con modificazioni dalla L. 17 luglio 2020, n. 77). ↑
3. https://www.agendadigitale.eu/cultura-digitale/lavoro-agile-le-norme-da-conoscere-come-si-attua-le-tutele-diritti-e-doveri-del-lavoratore/ ↑
4. https://www.agendadigitale.eu/cultura-digitale/smart-working-ecco-cosa-le-pa-dovranno-fare-nei-prossimi-mesi/ ↑
5. https://www.corrierecomunicazioni.it/digital-economy/smart-working-accenture-delinea-il-piano-per-il-new-normal/ ↑
6. Cfr. la recente pronuncia della Corte di Cassazione, sent. n. 27913 del 4 dicembre 2020, con cui la Suprema Corte ha condannato il datore di lavoro che non concedeva lo smart-working ad una dipendente che lamentava di subire mobbing, accertando tale rifiuto come una violazione degli obblighi di tutela della personalità psicofisica e dell’integrità morale del prestatore di lavoro, previsti dall’art. 2087 c.c. ↑
7. Secondo stime condotte dall’Osservatorio dello Smart-working del Politecnico di Milano. ↑
8. https://www.federprivacy.org/informazione/societa/data-breach-aumento-del-66-nei-paesi-europei ↑
9. https://www.agendadigitale.eu/sicurezza/controlli-a-distanza-del-lavoratore-e-diritto-alla-riservatezza-storia-di-un-equilibrio-difficile/ ↑