Green pass per gli avvocati: obblighi e dubbi interpretativi

Il 15 ottobre 2021 è la data prevista dal D.L. 127/21 per l’applicazione delle disposizioni urgenti sull’impiego di certificazioni verdi Covid-19 in ambito lavorativo pubblico e privato che prevedono, tra gli altri, l’obbligo di possedere il green pass per poter accedere al proprio luogo di lavoro. Tali disposizioni cesseranno il 31 dicembre 2021 in corrispondenza della fine dello stato di emergenza. La norma impatterà su tutto il mondo del lavoro e coinvolgerà anche gli avvocati. Analizziamo, quindi, il D.L. 127/21, anche alla luce delle valutazioni espresse dal CNF con la scheda di lettura del 23 settembre 2021, del Regolamento UE 2016/679 in materia di trattamento dei dati personali e del D.lgs. 196/03 (c.d. Codice in materia di protezione dei dati personali).

Green pass aziende, guida agli obblighi per lavoratori e datori

Accesso negli uffici giudiziari da parte degli avvocati

L’art. 2 comma 8 prevede espressamente, per quanto concerne l’accesso negli uffici giudiziari, che “le disposizioni del presente articolo non si applicano ai soggetti diversi da quelli di cui ai commi 1 e 4 (magistrati ordinari e onorari), che accedono agli uffici giudiziari, ivi inclusi gli avvocati e gli altri difensori, i consulenti, i periti e gli altri ausiliari del magistrato estranei all’amministrazione della giustizia, i testimoni e le parti del processo”.

Spiace constatare come, ancora una volta, l’avvocato venga considerato dal legislatore come un soggetto estraneo al processo di amministrazione della giustizia addirittura parificato ai testimoni e alle parti del processo. La sottolineatura non è di stile ma di sostanza ad evidenziare una distanza, ma sarebbe meglio definirla frattura, tra la magistratura e l’avvocatura che molte, troppe volte, viene avvertita come un fastidioso fardello nell’apparato giudiziario del nostro Paese. Fatto sta che, ai sensi della normativa richiamata, l’accesso agli uffici giudiziari non prevede per l’avvocato il possesso del green pass.

È la stessa relazione illustrativa^[1] del D.L. 127/21 che spiega come l’intervento legislativo intenda “regolare solo il rapporto tra l’amministrazione e i suoi dipendenti, al più̀ con estensione per chi in favore della stessa svolge un’attività analoga a titolo onorario». Il Presidente del Consiglio dei Ministri, inoltre, nella conferenza stampa di presentazione del Decreto svoltasi il 16 settembre 2021, ha ulteriormente chiarito che la mancata estensione dell’obbligo del green pass risulta predisposta altresì «al fine di consentire il pieno svolgimento dei procedimenti», e pertanto al fine di scongiurare che eventuali problematiche relative al possesso della certificazione verde possano pregiudicare il diritto di difesa o rallentare lo svolgimento dei procedimenti^[2].

L’avvocato ed il green pass: obblighi di verifica e relativi adempimenti

Ai sensi dell’art. 3 comma 1 del D.L. 127/2021 “Dal 15 ottobre 2021 e fino al 31 dicembre 2021…a chiunque svolge una attività lavorativa nel settore privato è fatto obbligo, ai fini dell’accesso ai luoghi in cui la predetta attività è svolta, di possedere e di esibire, su richiesta, la certificazione verde”. Ai sensi del comma 2 tali disposizioni si applicano “altresì a tutti i soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato nei luoghi di cui al comma 1, anche sulla base di contratti esterni”.

Alla luce di tali disposizioni anche l’avvocato che svolga la propria attività in forma individuale, associata o societaria, rientra nella categoria di lavoratori prevista dal citato articolo 3.

Attività esercitata in forma individuale

L’avvocato che esercita la propria attività in forma individuale è tenuto a verificare il rispetto delle prescrizioni previste dai commi 1 e 2 dell’art. 3 e, per questo, deve ottemperare ai seguenti adempimenti:

• entro il 15 ottobre 2021 dovrà definire le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche. In sostanza dovrà redigere un “Documento organizzativo” che, nello specifico, indichi come l’avvocato (datore di lavoro) abbia organizzato le operazioni di verifica. Va precisato che per l’art. 3 comma 2 del D.L. 127/21 debbono considerarsi lavoratori, e quindi obbligati al possesso ed alla esibizione del green pass, oltre ad eventuali dipendenti, anche i colleghi di studio, i praticanti, gli stagisti, i tirocinanti e, chiunque, a qualsiasi titolo, svolga anche solo saltuariamente la propria attività lavorativa presso lo studio dell’avvocato (si pensi, ad esempio, all’agente di commercio che si reca in studio per proporre acquisti editoriali, al manutentore dei computers, all’impresa di pulizie solo per fare alcuni esempi). Anche se la norma prevede la possibilità di effettuare verifiche a campione, appare consigliabile che i controlli vengano effettuati al momento dell’accesso del lavoratore allo studio. La campionatura, infatti, è possibilità prevista per le sedi lavorative ampie e numerose che, nella maggior parte dei casi, non riguarda la realtà del singolo studio legale. Va inoltre precisato che, ai sensi dell’art. 3 D.L. 139/2021 (c.d. decreto capienze) “In caso di richiesta da parte del datore di lavoro, derivante da specifiche esigenze organizzative volte a garantire l’efficace programmazione del lavoro, i lavoratori sono tenuti a rendere le comunicazioni di cui al comma 6 dell’articolo 9-quinques e al comma 6 dell’articolo 9-septies con un preavviso necessario a soddisfare le predette esigenze organizzative”. In pratica il datore di lavoro potrà richiedere preventivamente ai lavoratori il possesso del green pass in modo da poter organizzare al meglio la propria attività;
• il soggetto deputato al controllo dei lavoratori è l’avvocato titolare del proprio Studio; è lui quindi il Titolare del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 4 n. 7 del Regolamento UE 2016/679^[3]. Il D.L. 127/21 prevede tuttavia la possibilità di individuare, con atto formale, i soggetti incaricati dell’accertamento delle violazioni degli obblighi previsti ai commi 1 e 2 dell’art. 3. L’avvocato potrà quindi incaricare per iscritto (atto formale), ai sensi dell’art. 29 del Regolamento UE 2016/679^[4] e dell’art. 2 quaterdecies del D.lgs. 196/03^[5], uno o più soggetti chiamati a verificare insieme a lui, o in sua vece, il rispetto delle prescrizioni normative. Le verifiche delle certificazioni verdi Covid 19 dovranno essere effettuate con le modalità, oramai note, indicate dall’ art. 9 comma 10 del DPCM 17 giugno 2021. Nello specifico dovranno essere effettuate tramite applicazione denominata VerificaC19 che viene installata su un dispositivo mobile (fornito dall’avvocato/datore di lavoro o già in possesso dell’incaricato). Tale applicazione consente di verificare la validità delle certificazioni senza la necessità di avere connessione internet (offline) garantendo l’assenza di informazioni personali memorizzate sul dispositivo;
• l’avvocato dovrà provvedere a redigere, entro la data del 15 ottobre 2021, adeguata informativa agli interessati (lavoratori ex art. 3 D.L. 127/21) i quali dovranno essere posti nella condizione di conoscere, tra gli altri, le finalità e le modalità di trattamento, nonché la base giuridica. Quest’ultima è rappresentata dall’obbligo legale previsto dal D.L. 127/21 e pertanto il datore di lavoro non necessiterà di alcun consenso da parte del lavoratore. Nella informativa andrà bene evidenziato come l’attività di verifica delle certificazioni non comporta, ai sensi dell’art. 13 comma 5 del DPCM 17 giugno 2021, in alcun caso la raccolta dei dati dell’intestatario in qualunque forma. Il divieto di conservazione è stato recentemente ribadito anche dal Garante della Privacy il quale, con nota del 6 settembre 2021, ha confermato che le operazioni di trattamento relative alla verifica del green pass restano valide solo nell’ambito strettamente circoscritto agli obblighi di legge. Resta pertanto fermo il divieto di richiedere copia o prelevare copia digitale del green pass e di annotazione (cartacea o digitale) della validità della certificazione. Lo stesso Garante ha inoltre chiarito, in più occasioni, che il controllo risulta legittimo solo se e nella misura in cui venga rispettato il principio di minimizzazione^[6], ovvero se il trattamento/controllo dei dati sia limitato solo a quelli effettivamente e strettamente necessari per la finalità. Il soggetto incaricato alla verifica, quindi, potrà e dovrà controllare soltanto il nome e cognome del soggetto e la presenza della spunta verde all’interno del QR Code, ma non potrà sapere sulla base di quale condizione sia stato rilasciato il green pass;
• entro il 15 ottobre 2021 l’avvocato dovrà provvedere ad aggiornare il registro delle attività di trattamento, ex art. 30 Regolamento UE 2016/679 prevedendo, evidentemente, tutte quelle attività legate alla verifica del possesso di un regolare green pass.

Attività esercitata in forma associativa o societaria

Anche l’avvocato che esercitata la propria attività in forma associativa o societaria si troverà a dovere adempiere ai medesi obblighi del singolo legale ma con alcuni distinguo:

• cui lo Statuto delega tale potere che rientra, a parere di chi scrive, nell’ambito il Documento organizzativo dovrà essere redatto dallo Studio Legale e sottoscritto dall’avvocato della straordinaria amministrazione;
• l’avvocato, cui lo Statuto delega il potere di rappresentanza nei confronti dei terzi, “dovrebbe “configurare per il D.L. 127/21 la figura del datore di lavoro e sarà, pertanto, il soggetto deputato al controllo del regolare possesso del green pass con possibilità di nomina, con atto formale, di uno o più incaricati;
• Lo Studio provvederà a redigere idonea informativa e ad aggiornare il registro delle attività di trattamento. Anche in questo caso poteri ed obblighi andranno ricercati nelle competenze assegnate dallo Statuto.

Dubbi sulla interpretazione della norma e sulla sua applicazione

Alla luce delle disposizioni sopra ricordate, e soprattutto del D.L. 127/21, gli avvocati devono essere considerati alla stregua di tutti i lavoratori del settore privato. Tuttavia, occorre effettuare una attenta valutazione della compatibilità degli obblighi introdotti dalla norma, con l’autonomia e l’indipendenza professionale dell’avvocato.

In questa ottica va letta la scheda informativa redatta dal Consiglio Nazionale Forense il 23 settembre 2021 che ha evidenziato alcune lacune e criticità del Decreto con conseguenti difficoltà applicative^[7]

Se dalla lettura del provvedimento, ed in particolare dell’art. 3 del D.L. 127/21, risulta chiaro, infatti, che l’avvocato è tenuto al rispetto di tali prescrizioni, non altrettanto chiara risulta la sussistenza dell’obbligo di possesso ed esibizione del green pass con riferimento a tutti quei colleghi che, a vario titolo, condividono lo spazio all’interno dello Studio legale. Il riferimento non è solo agli studi associati, associazioni o società tra professionisti, ma anche all’avvocato titolare del proprio Studio che, al suo interno, ospiti altri colleghi.

Se è vero che la norma si applica a tutti i lavoratori che, a vario titolo, svolgono la propria attività sul luogo di lavoro, non possiamo non rilevare come, nel caso degli avvocati, si stia parlando di liberi professionisti, autonomi ed indipendenti, per cui non risulterebbe possibile individuare un datore di lavoro nel senso indicato dalla normativa.

A parere di chi scrive tale figura va ricercata nei poteri, anche di rappresentanza verso i terzi, conferiti dallo Statuto (in ambito associativo) o nel titolare del singolo studio legale, ma è fuor di dubbio che sarebbe gradita una interpretazione autentica del legislatore volta a fugare ogni dubbio in proposito. Ma potremmo anche ritrovarci nella paradossale situazione per cui all’avvocato viene negata la possibilità di accedere al proprio studio perché privo di green pass con conseguente impossibilità di accedere ai relativi fascicoli. Ma, si badi bene, quello stesso avvocato potrà accedere agli uffici giudiziari anche in assenza di green pass (art. 2 D.L. 127/21).

Infine, una ulteriore questione che genera dubbi interpretativi è quella relativa agli incontri con il cliente che si svolgono presso lo studio professionale. Mentre al professionista è richiesto l’obbligo del green pass per accedere ai locali adibiti all’attività professionale, tale obbligo non grava sul cliente che vi potrà accedere senza alcuna certificazione. Allo stato attuale, inoltre, non risulta disciplinato il controllo del rispetto delle disposizioni in quanto non vi è alcun onere in capo al cliente, e conseguentemente nessun potere, di verificare il regolare possesso da parte del professionista della certificazione verde.

La conclusione cui è giunto il CNF, pertanto, è che mentre l’avvocato dovrebbe dotarsi di green pass per accedere al proprio luogo di lavoro, e cioè al proprio studio professionale, il cliente che si reca da questi non sembra tenuto al medesimo obbligo e non può pretendere l’esibizione del green pass da parte dell’avvocato che lo riceve.

Note

1. https://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_2_1.page?facetNode_1=1_8%282021%29&facetNode_2=0_62&contentId=SAN347858&previsiousPage=mg_1_2#rel ↑
2. www.governo.it/it/articolo/comunicato-stampa-del-consiglio-dei-ministri-n-36/17925 ↑
3. Art. 4 n. 7: Titolare del trattamento: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali ↑
4. Art. 29: Trattamento sotto l’autorità del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento. Il responsabile del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità o sotto quella del titolare del trattamento, che abbia accesso a dati personali non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri. ↑
5. Art. 2 quaterdecies: Attribuzione di funzioni e compiti a soggetti designati. 1. Il titolare o il responsabile del trattamento possono prevedere, sotto la propria responsabilità e nell’ambito del proprio assetto organizzativo, che specifici compiti e funzioni connessi al trattamento di dati personali siano attribuiti a persone fisiche, espressamente designate, che operano sotto la loro autorità. 2. Il titolare o il responsabile del trattamento individuano le modalità più opportune per autorizzare al trattamento dei dati personali le persone che operano sotto la propria autorità diretta. ↑
6. Art. 5 lettera c) GDPR: i dati personali sono adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»); ↑
7. https://www.consiglionazionaleforense.it/documents/20182/677549/S-2021-__+2021.09.25+DL+Green+Pass.pdf/a9978d0b-8305-3590-6dd1-d36591cbbe75?t=1633610463031 ↑