Data breach, le nuove linee guida EDPB sulla notifica: focus sul “rischio umano”

Nel corso della plenaria di dicembre, l’European Data Protection Board (o EDPB) ha adottato la versione finale delle nuove linee guida sugli esempi di notifica degli episodi di data breach (ovvero, delle violazioni di dati personali che possono anche comportare un danno per i diritti e le libertà dell’interessato).

Lo scopo delle linee guida, per titolari e responsabili, è quello di fornire una guida maggiormente pratica e concreta, oltre ad una serie di raccomandazioni, nella fase di gestione del data breach e della valutazione del rischio connesso allo stesso: valutazione cui, ai sensi di quanto previsto dal GDPR, sono connessi numerosi adempimenti di natura formale, anche nei confronti dell’Autorità Garante e degli interessati. Particolare attenzione, quindi, è dedicata al fattore di rischio umano sia esso intenzionale o fortuito.

Data breach nel GDPR: cos’è e come fare segnalazione e prevenzione

Non solo: le linee guida in esame costituiscono un complemento delle linee guida WP 250 già redatte precedentemente dall’Article 29 Working Party, oltre che dell’Opinion 03/2014 del medesimo WP29, rappresentandone, in concreto, un complemento di taglio più pratico che tiene conto delle novità introdotte dal GDPR e dalla casistica analizzata negli ultimi anni.

Le ipotesi prese in esame dalle linee guida

Le linee guida tengono conto dei fattori di rischio più comuni per titolari e responsabili del trattamento:

• Ransomware,
• Attacchi hacker con esfiltrazione di dati;
• Rischi derivanti dal fattore umano;
• Perdita o sottrazione illecita di dispositivi o documenti cartacei contenenti dati personali;
• Errato invio di documenti a mezzo posta;
• Social Engineering.

Per ciascuna delle categorie di rischio, l’EDPB provvede ad analizzare una serie di case studies, che possono essere di grande utilità a titolari e responsabili sia nella fase di valutazione dei rischi connessi al trattamento, sia nella successiva ed eventuale fase di rilevazione e gestione del data breach, che deve essere gestito, ai sensi di legge, in tempistiche estremamente ridotte.

Nel caso in cui la violazione, infatti, comporti rischi per i diritti e le libertà dell’interessato, al titolare del trattamento si richiede di prendere nota della violazione, notificare il data breach all’autorità e, nel caso in cui la violazione dei dati personali sia “suscettibile di presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche”, comunicare il breach anche all’interessato, il tutto senza ingiustificato ritardo.

La brevità dei tempi concessi al titolare per la notifica del data breach e la tipologia di informazioni di cui il GDPR chiede di tener traccia, anche al fine di perimetrare le successive azioni di mitigazione del rischio, richiede al titolare medesimo un elevato livello di organizzazione, sia interno che esterno, che può essere anche formalizzato mediante la redazione di un “Handbook” per la specifica gestione del data breach, al cui interno potranno essere contenute le procedure sia tecniche che organizzative necessarie per la tempestiva risoluzione e gestione della violazione, oltre alla modulistica necessaria per provvedere agli adempimenti di legge.

Le tipologie di data breach

Sulla scorta delle linee guida e delle opinions già pubblicate dal WP29, cui la linea guida in esame fa diretto ed espresso rimando, possono identificarsi tre tipologie principali di data breach:

• Confidentiality breach: perdita di segretezza del dato, dovuta ad una disclosure accidentalee o ad un accesso da parte di soggetti non autorizzati;
• Integrity breach: alterazione non autorizzata o accidentale dei dati personali (es: improvvisa modifica dei dati anagrafici di un cliente);
• Availability breach: perdita accidentale o non autorizzata della disponibilità del dato personale (con distruzione dello stesso, nel caso più estremo).

Ogni evento di rischio può comportare una o più delle violazioni descritte, e far scattare, così, gli obblighi previsti in capo ad ogni titolare

Il rischio umano

Di particolare interesse, per chi scrive, sono le casistiche prese in esame per il fattore di rischio umano, il quale, come affermato dallo stesso EDPB, non solo può essere sia di natura intenzionale che derivante da un mero errore, ma rappresenta anche uno degli elementi di rischio più difficili da prevedere e prevenire per tutti i titolari. Molto complessa è anche l’identificazione delle vulnerabilità connesse al fattore umano.

Il presente articolo andrà, dunque, ad analizzare proprio le casistiche prese in esame da EDPB con riferimento al fattore umano, e agli aspetti tecnico organizzativi che possono, o meno, determinare.

La sottrazione, da parte di un dipendente, dei dati di contatto dei clienti

Il primo caso che viene preso in esame, da parte dell’EDPB, riguarda la sottrazione, da parte di un dipendente, dei dati di contatto dei clienti presenti nel database aziendale. Si tratta di ipotesi che, nella realtà dei fatti, accadono molto spesso, non potendosi impedire al dipendente (magari appartenente alla sezione commerciale dell’azienda) di accedere ai dati di contatto dei clienti, con i quali ha l’obbligo di mantenere rapporti nello svolgimento delle proprie attività o nel perseguimento degli interessi aziendali.

In detta ipotesi, se l’esfiltrazione di dati riguarda esclusivamente i dati di contatto, e la finalità connessa al breach è quella di utilizzare i medesimi allo scopo di togliere fette di mercato all’ex datore di lavoro, il rischio non è elevato e, dunque, richiederebbe esclusivamente l’annotazione del breach nei documenti interni e la notifica di quanto accaduto al garante (non essendo coinvolti dati sensibili o quantità particolarmente elevate di dati). Tuttavia, l’EDPB consiglia ugualmente ai titolari, in casi analoghi a quello di specie, di comunicare il breach agli interessati, al fine di avvisare i medesimi di quanto accaduto prima che lo vengano a sapere dall’ex dipendente, una volta che quest’ultimo cerchi di contattarli.

Le misure di mitigazione che possono essere intraprese nell’ipotesi di sottrazione fraudolenta di dati da parte di un ex dipendente sono di natura prevalentemente legale, e prevedono la citazione dell’ex dipendente infedele in giudizio, al fine di impedire che lo stesso possa abusare ulteriormente dei dati in proprio possesso. Tuttavia, il successo di tali azioni è messo in dubbio dall’EDPB, richiedendo comunque tempi particolarmente lunghi per poter essere azionate, e non essendo certa la loro efficacia.

La trasmissione accidentale di dati personali

Nel secondo caso preso in esame, si considera l’ipotesi in cui vi sia una trasmissione accidentale di dati personali ad un soggetto terzo di fiducia (ad esempio, un consulente dell’azienda vincolato dal segreto professionale o un responsabile del trattamento).

In casi come questo, la violazione deriva da un errore umano involontario causato da disattenzione e non da una precisa volontà del dipendente. Questi tipi di violazioni possono essere evitati o ridotti, secondo l’EDPB:

1. programmando programmi di formazione, educazione e sensibilizzazione in cui i dipendenti acquisiscono una migliore comprensione dell’importanza della protezione dei dati personali;
2. riducendo lo scambio di file tramite e-mail, utilizzando invece sistemi dedicati per l’elaborazione dei dati dei clienti;
3. ricontrollando i file prima dell’invio;
4. separando la creazione e l’invio di file.

La violazione in esame comporta una lesione del carattere confidenziale del dato, mentre l’integrità e la disponibilità dello stesso rimangono inalterate. Come può evincersi da quanto sinora esposto, in casi assimilabili a quello in esame il rischio sarà particolarmente ridotto, se relativo a dati personali non sensibili o a un numero molto ristretto di persone. Pertanto, l’unico adempimento richiesto dovrebbe essere l’annotazione del breach all’interno della documentazione interna aziendale.

La circostanza per cui il responsabile del trattamento contatti immediatamente il titolare dopo essere venuto a conoscenza del breach (in quanto, magari, destinatario della comunicazione) potrebbe essere considerato un elemento di mitigazione del rischio. Parimenti, per prevenire che l’evento di rischio possa ripetersi può prevedersi l’aggiunta di ulteriori step di controllo nel processo di inoltro dei documenti che riguardano dati personali.

Diversa sarebbe l’ipotesi in cui, invece, la trasmissione avesse riguardato dati sensibili o un numero particolarmente elevato di persone. In questo caso, si sarebbe resa necessaria la notifica del breach al garante e la comunicazione agli interessati, come richiesto dal GDPR.

Misure di sicurezza tecnico-organizzative consigliate

In riferimento al fattore di rischio umano, l’EDPB consiglia, sulla scorta della casistica presa in esame dalla autorità nel corso degli ultimi anni, le seguenti misure tecnico-organizzative di sicurezza, da parametrarsi alle singole fattispecie e ai diversi processi organizzativi interni di elaborazione dei dati:

• Implementazione periodica di programmi di formazione, educazione e sensibilizzazione per i dipendenti sui loro obblighi privacy, sulle misure di prevenzione e gestione del breach e sull’individuazione di possibili minacce alla sicurezza dei dati. È possibile, ad esempio, sviluppare un programma di sensibilizzazione che ricordi ai dipendenti gli errori più comuni che portano a violazioni dei dati personali e indichi come evitarli.
• Istituzione di pratiche, procedure e sistemi solidi ed efficaci in materia di protezione dei dati e privacy.
• Valutazione periodica delle pratiche, delle procedure e dei sistemi in materia di privacy, per garantire l’efficacia delle stesse nel tempo.
• Implementazione di specifici e adeguati criteri di controllo degli accessi.
• Implementazione di tecniche di autenticazione rafforzata dell’utente quando si accede a dati personali sensibili.
• Disabilitazione dell’account aziendale dell’utente una volta che il medesimo non fa più parte dell’azienda.
• Controllo dei flussi di dati insoliti tra il file server e le workstation dei dipendenti.
• Impostazione di misure di sicurezza dell’interfaccia I/O, nel BIOS o tramite l’uso di software che controlla l’uso delle interfacce del computer (blocco o sblocco, ad esempio USB/CD/DVD, ecc.).
• Revisione della politica di accesso dei dipendenti ai dati (ad esempio, registrazione dell’accesso ai dati sensibili e richiesta all’utente di inserire un motivo aziendale, in modo che detto dato sia disponibile per gli audit).
• Disabilitazione dei servizi cloud aperti.
• Divieto di accesso a servizi di open mail noti.
• Disabilitazione della funzione di stampa dello schermo nel sistema operativo.
• Applicazione della politica “scrivania pulita”.
• Blocco automatico di tutti i computer dopo un certo periodo di inattività.
• Utilizzo di meccanismi (ad esempio token (wireless) per accedere/aprire account bloccati) per cambiare rapidamente la sessione utente in ambienti condivisi.
• Utilizzo di sistemi dedicati per la gestione dei dati personali che applichino adeguati meccanismi di controllo degli accessi e che prevengano errori umani, come l’invio di comunicazioni al soggetto sbagliato. L’uso di fogli di calcolo e altri documenti di ufficio non sono, secondo quanto indicato da EDPB, un mezzo appropriato per gestire i dati dei clienti.