Nuove Linee guida Agid, tutto ciò che bisogna sapere sui metadati

Metadati dei documenti informatici, come fare: un documento tecnico descrive le modalità di valorizzazione dei metadati dei documenti civilistici e fiscali. Si tratta del documento tecnico che illustra come applicare ai documenti di natura fiscale e contabile i metadati fissati dall’Allegato 5 delle Linee guida Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, pubblicato il 17 dicembre 2021, a pochi giorni dall’entrata in vigore, il primo gennaio 2022, delle Linee guida.

Il documento è stato redatto a partire da uno studio effettuato dall’Osservatorio Digital B2b della School of Management del Politecnico di Milano, che ha curato la prima stesura del documento, integrato e condiviso nell’ambito del tavolo coordinato dall’Agenzia per l’Italia Digitale a cui hanno partecipato anche Agenzia delle Entrate, Consiglio nazionale dei dottori commercialisti, Assosoftware, Anorc e Assoconservatori, con il supporto tecnico di Sogei. Si concentra principalmente sul documento fattura anche se ne è consentita l’applicazione, sotto la responsabilità del produttore, anche per altre tipologie documentali

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Nuove Linee guida Agid documenti informatici, come funzionano i metadati

I metadati sono degli elementi informativi associati al documento informatico indispensabile per favorire l’utilizzo degli stessi, la classificazione, l’archiviazione e la ricercabilità nel tempo del documento. Per i documenti fiscali vengono previsti, rispetto agli attuali cinque fissati dal previgente DPCM 3 dicembre 2013, quattordici metadati obbligatori e altri 4 facoltativi introducendo la possibilità di associare gli stessi al documento anche in un periodo successivo alla loro formazione in presenza delle seguenti 2 casistiche:

• quando le informazioni sono già incluse nel documento informatico (come, ad esempio, il numero e la data della fattura elettronica);
• quando alcuni metadati non possono essere presenti se non in una fase successiva alla formazione del documento informatico per i vincoli e le specificità del processo di veicolazione che prevede logiche e tracciati obbligatori (vedi Fattura elettronica per i quali l’associazione con i metadati può essere effettuata dopo l’invio allo SDI).

I quattordici metadati obbligatori

Di seguito indichiamo le principali indicazioni relative ai 14 metadati obbligatori:

1. Identificativo associato in modo univoco e permanente al documento informatico come ad esempio quello rilasciato dal Sistema di Interscambio per le fatture elettroniche. Deve essere accompagnato anche dall’impronta (hash) del documento;
2. Modalità di formazione del documento informatico indicando una delle 4 opzioni previste dalle Linee Guida;
3. Tipologia documentale (ad esempio Fatture, Scritture contabili, Libri sociali obbligatori, Ordini, Corrispondenza, Documenti doganali, ecc.);
4. Dati di registrazione: premesso che in fase di registrazione di qualsiasi documento fiscale (ad esempio fatture, DDT e ordini) vengono rilevate almeno due date, la data del documento e la data di registrazione, si ritiene sufficiente impiegare la sola “data del documento”, che comunque è sempre associata alla data di registrazione.
5. Soggetti: consente di individuare le informazioni relative a tutti i soggetti coinvolti e competenti sul documento a vario titolo (assegnatario, autore, destinatario, mittente, operatore, produttore, ecc.);
6. Chiave descrittiva: metadato a testo libero volto a riassumere il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura;
7. Allegati: Indica il numero di allegati al documento e, nell’eventualità che il numero di allegati indicati sia maggiore di zero, devono essere compilati, i campi numero allegati e indice allegati.
8. Riservato che può assumere solo il valore “vero” o il valore “falso”. Con il termine “riservato” si intende o che l’accesso al documento è riservato oppure che il processo garantisce la riservatezza del singolo documento tramite tecniche di cifratura del file o simili. Nel caso di documenti fiscali, quali per esempio le fatture elettroniche, tale casistica è molto rara in quanto la gran parte di questi devono essere conservati in “chiaro” (circolare Agenzia delle Entrate del 19 ottobre 2005 n.45)
9. Identificativo del formato tra quelli previsti dall’Allegato 2 delle Linee Guida AGID;
10. Verifica che indica l’esito del controllo che verifica se il file ha una firma digitale o un sigillo elettronico, se è associato o meno ad una marcatura temporale e se, nel caso di copia di documento analogico su immagine, esiste l’attestazione di conformità del processo effettuata da un privato, un notaio o un pubblico ufficiale.
11. Identificativo del Documento Primario. Ad esempio la fattura elettronica trasmessa verso lo SDI è il documento primario della ricevuta di consegna pervenuta da SDI. Chiaramente tale metadato non deve essere valorizzato nel documento primario ma solo nell’eventuale documento associato;
12. Nome del documento/file: nel caso delle fatture elettroniche sarà composta dal codice paese + identificativo univoco + progressivo univoco del file;
13. Versione documento che consente di tracciare nel tempo le diverse versioni che ha assunto il documento informatico;
14. Tracciature modifiche documento che traccia la presenza di operazioni di modifica effettuate sul documento e la data in cui esse sono state effettuate.