La Suprema Corte, con l’ordinanza 27379/2022 offre l’occasione per ribadire concetti di informatica giuridica dai quali non è possibile prescindere per chi oggi opera nel mondo del diritto e, più in particolare, in quello del processo.
La pronuncia infatti è utile per comprendere le differenze in essere tra le diverse tipologie di documenti informatici e, a seconda degli stessi, l’obbligo o meno di attestarli conformi. Approfondiamo quindi le differenze esistenti tra le diverse tipologie di documenti informatici e le principali attività da predisporre in caso di utilizzo del documento informatico per la notifica tramite PEC o per il deposito telematico.
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Documento informatico, cosa dice la Cassazione
Gli elementi principali che emergono dalla pronuncia della Cassazione sono:
- Non è necessario attestare la conformità tra originale e duplicato, atteso che i duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle Linee guida,
- Non bisogna confondere i requisiti richiesti dalla legge per il duplicato informatico con quelli della copia informatica (quest’ultima sia ottenuta dalla scansione di atto originariamente formato su documento cartaceo, sia ottenuta dall’estrazione [come copia informatica] di atto dal fascicolo informatico; in particolare la c.d. coccardina e la stringa alfanumerica indicante i firmatari dell’atto/provvedimento, sono segni grafici generati e apposti sul documento informatico automaticamente dal programma ministeriale in uso alle cancellerie degli uffici giudiziari e non rappresentano in nessun modo la firma digitale, trattandosi solo di informazione indicativa del fatto che una firma digitale è stata apposta sull’originale di quel documento.
L’ordinanza n. 27379 del 19 settembre 2022 la quale deve, ancora una volta, occuparsi e fare chiarezza sulla differenza tra duplicato informatico e copia informatica nonché sull’inutilità giuridica della c.d. “coccarda” apposta sulle copie informatiche. Eppure tali principi, estrapolati da norme che hanno già “festeggiato” almeno il decimo compleanno, rappresentano ancora, per molti, tanti, troppi protagonisti del processo (avvocati, magistrati, funzionari di cancelleria, personale UNEP) un ostacolo difficilissimo da superare.
È infatti innegabile che, da quando l’informatica è entrata nel processo, una delle difficoltà maggiormente incontrate dai professionisti, sia nei depositi telematici che nelle notifiche tramite PEC, sia quella relativa alla incapacità di distinguere tra le diverse tipologie di documenti informatici utilizzati posto che, per alcuni di essi, la vigente normativa impone l’obbligo di attestarne la conformità.
Le quattro tipologie di documento informatico per gli avvocati
Cominciamo col dire che sono solo quattro le tipologie di documenti informatici con le quali dobbiamo quotidianamente confrontarci nello svolgimento dell’attività professionale:
- Documento informatico nativo digitale
- Copia informatica di documento analogico (analogico = cartaceo)
- Duplicato informatico
- Copia informatica di documento informatico
Il documento informatico nativo digitale
Artt. 1 lett. “p” e 20 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (CAD):
Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82
Art. 1.
Definizioni
p) documento informatico: il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
Art. 20.
Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici
1. Il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all’articolo 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice.
È quel documento che il professionista genera attraverso il software di videoscrittura e che trasforma in formato PDF senza scansione; nasce, quindi, digitale e viene predisposto o per essere depositato telematicamente o per essere notificato tramite PEC. Tutti gli atti predisposti dal professionista, da depositarsi obbligatoriamente in telematico, devono essere così realizzati. Una delle caratteristiche di tale tipo di PDF è che consentirà di selezionare, in parte o totalmente, il testo in esso riprodotto, copiarlo e incollarlo in altro documento di testo.
Ricordiamoci che tale tipo di documento informatico, prima di essere depositato telematicamente o allegato alla PEC per essere notificato in proprio ai sensi della L. 53/94, DOVRA’ ESSERE SOTTOSCRITTO DIGITALMENTE; in pratica ciò che prima dell’avvento del PCT firmavano a penna è obbligo, adesso, firmarlo digitalmente.
Tale tipo di documento informatico, essendo originale digitale, non richiede l’apposizione di attestazione di conformità.
La copia informatica di documento cartaceo
Art. 22 comma 2 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82:
Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82
Art. 22.
2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le Linee guida
È quel documento informatico che viene generato e ottenuto in formato PDF dopo aver effettuato la scansione di un documento cartaceo; il professionista ha la disponibilità dell’atto in formato analogico (=cartaceo), deve depositarlo telematicamente o notificarlo tramite PEC e, per tale motivo, procede alla scansione così trasformandolo in PDF. A differenza del documento informatico nativo digitale, il PDF così ottenuto non consentirà di selezionare una parte o tutto il testo in esso riprodotto, copiarlo e incollarlo in altro documento di testo.
Perché si definisce copia informatica di documento analogico (= cartaceo)? Perché l’originale sarà sempre il documento cartaceo dal quale, tramite scansione, il professionista ha ottenuto una copia informatica. È come se, il professionista, dell’originale cartaceo, facesse una normalissima fotocopia: avrebbe l’originale cartaceo e la copia cartacea (fotocopia); con la scansione, il suo originale sarà, naturalmente, il cartaceo mentre, ciò che otterrà dalla scansione, sarà la sua copia informatica di documento cartaceo in formato PDF.
Essendo però il PDF ottenuto, a seguito di scansione, una copia informatica, il professionista dovrà attestarne la conformità all’originale di notifica cartaceo, così come disposto dall’art. 19 ter delle specifiche tecniche del PCT, introdotto dal decreto 28 dicembre 2015, in vigore dal 9 gennaio 2016. Trattandosi di attestazione finalizzata al deposito telematico, la conformità potrà essere attestata, a insindacabile scelta del professionista, o all’interno del PDF o su un documento informatico separato; ove l’atto scansionato fosse però destinato alla notifica in proprio tramite PEC, la conformità andrà obbligatoriamente attestata su documento informatico separato e, quini, nella relata di notifica, come disposto dalla L. 53/94.
Il professionista procederà con le medesime modalità anche, ad esempio, per attestare la conformità e depositare telematicamente le copie informatiche, ottenute dalla scansione del titolo, del precetto e del pignoramento, così come previste dagli artt. 518, 543 e 557 c.p.c. (procedure esecutive).
Il duplicato informatico
Art. 23 bis comma 1 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82:
Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82
Art. 23 bis.
1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle Linee guida.
Immagini il professionista di aver depositato telematicamente una memoria 183 c.p.c; essendo atto prodotto dal professionista, prima del deposito dovrà essere firmato digitalmente (ad esempio, con firma CADES = .p7m). Dopo l’accettazione del deposito da parte del cancelliere, entrando nel fascicolo informatico del relativo procedimento, il professionista avrà non solo la possibilità di visualizzare il duplico informatico ma avrà anche la possibilità di estrarre e importare (download) sul suo computer il duplicato informatico o la copia informatica della memoria 183 c.p.c. come depositata in precedenza.
Se del citato atto si estraesse, dal fascicolo informatico, il duplicato informatico avremo importato sul nostro computer l’atto completo anche della sottoscrizione digitale: l’atto presente nel fascicolo informatico e quella presente nel nostro computer ( che abbiamo estratto dal fascicolo informatico come duplicato informatico) saranno “uguali” tra loro, sia da un punto di vista formale (entrambi recheranno l’estensione .p7m) sia da un punto di vista sostanziale (identità di contenuto). È per tale motivo che se dal fascicolo informatico estraiamo i file nello stesso presenti quali duplicati informatici al fine di utilizzarli per una notifica PEC (esempio ricorso per decreto ingiuntivo e decreto del giudice) nella relata di notifica non dovrà essere attestata alcune conformità in quanto “I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti…” (art. 23 comma 1 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82).
I duplicati informatici non vanno, per nessun motivo, ulteriormente firmati digitalmente in quanto, ove ciò avvenisse, quel file non sarebbe più un duplicato informatico e non vanno attestati; se il duplicato informatico venisse però stampato e utilizzato per una notifica tradizionale cartacea tramite UNEP o in proprio tramite Ufficio Postale, dello stesso dovrà esserne attestata la conformità. Al fine di verificare la piena corrispondenza tra il duplicato informatico depositato telematicamente o notificato tramite PEC e quello presente nel fascicolo informatico, sarà sufficiente confrontare le rispettive impronte hash; a tal proposito può essere utile usufruire di una delle tante applicazioni reperibili gratuitamente online.
La copia informatica di documento informatico
Art. 23 bis comma 2 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82:
Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82
Art. 23 bis.
2. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti Linee guida, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.
Immagini il professionista di aver depositato telematicamente una memoria 183 c.p.c; essendo atto prodotto dal professionista, prima del deposito dovrà essere firmato digitalmente (ad esempio, con firma CADES = .p7m). Dopo l’accettazione del deposito da parte del cancelliere, entrando nel fascicolo informatico del relativo procedimento, il professionista avrà non solo la possibilità di visualizzare ed estrarre il duplico informatico ma avrà anche la possibilità di estrarre e importare (download) sul suo computer anche la copia informatica della detta memoria 183 c.p.c.
Se del citato atto venisse estratta dal fascicolo informatico la copia informatica, questa non recherà più la sottoscrizione digitale (il file sarà privo dell’estensione .p7m): la memoria presente nel fascicolo informatico e quella presente nel nostro computer (che abbiamo estratto dal fascicolo informatico come copia informatica) non saranno “uguali” tra loro e ciò sia sotto il profilo formale (la memoria presente nel fascicolo informatico recherà l’estensione .p7m ma, tale estensione, non sarà presente nella copia informatica importata nel nostro computer) sia sotto il profilo dei contenuti (la memoria presente nella copia informatica recherà sul bordo destro quella che ormai è comunemente chiamata e conosciuta come “coccardina” che non ha nessun valore giuridico e che ha solo il fine di “informare” che il documento informatico dal quale è estratta [nel nostro esempio: la memoria 183 c.p.c. presente nel fascicolo informatico a seguito di deposito telematico] risulta sottoscritto digitalmente).
È per tale motivo che se dal fascicolo informatico il professionista estraesse i file nello stesso presenti quali copie informatiche dovrà attestare la conformità di tali copie informatiche a quelle presenti nel fascicolo informatico dalle quali sono estratte; se la copia informatica dovrà essere depositata telematicamente, la conformità potrà essere attestata, a insindacabile scelta del professionista, o all’interno del PDF o su un documento informatico separato; ove però la copia informatica fosse destinata alla notifica in proprio tramite PEC, la conformità andrà obbligatoriamente attestata su documento informatico separato e, quini, nella relata di notifica, come disposto dalla L. 53/94. Se la copia informatica venisse stampata e utilizzata per una notifica tradizionale cartacea tramite UNEP o in proprio tramite Ufficio Postale, della stessa dovrà comunque esserne attestata la conformità.
