Smart working, come adattare tecnologie e processi: esempi e vantaggi per aziende e PA

Le aziende che vogliono implementare lo smart working devono essere preparate a adattare i propri processi e le proprie tecnologie per supportare questo modello di lavoro e devono essere disposte a investire in digitalizzazione e formazione per i dipendenti. È, infatti, importante notare che i benefici legati a questo strumento potrebbero non essere non raggiungibili del tutto a causa di processi non ancora digitalizzati e scarsa conoscenza degli strumenti e comportamenti del lavoro agile. Per questo motivo, è importante una pianificazione strategica e una attenta valutazione dei possibili effetti dello smart working per implementarlo con successo a livello nazionale.

Perché lo smart working conviene ad aziende e lavoratori

I vantaggi dello smart working per aziende e PA

Lo smart working offre molti vantaggi per le Aziende e per le Pubbliche Amministrazioni:

• Maggiore flessibilità per i dipendenti e un migliore conciliazione “Vita & Lavoro”, che può aumentare la soddisfazione sul lavoro e la motivazione;
• Migliore benessere organizzativo, soddisfazione lavorativa e ingaggio verso un’Azienda o una Pubblica Amministrazione più vicine alle esigenze delle persone;
• Migliore produttività e qualità del lavoro svolto e diffusione di una cultura orientata al raggiungimento dei risultati. I dipendenti possono scegliere l’ambiente di lavoro ideale per loro contenendo, fino ad azzerarli, i tempi logistici per gli spostamenti;
• Miglioramento della possibilità di attrarre talenti da tutto il paese o dall’estero, in quanto non è più necessario che i dipendenti lavorino in una sede specifica, e incremento delle opportunità di trattenere i propri talenti;
• Miglioramento del footprint di sostenibilità per un più limitato impatto ambientale;
• Ridurre dei costi generali come affitto degli spazi d’ufficio, consumi energetici e trasporti.

In Italia, in particolare, l’utilizzo dello smart working è utile per ripopolare le piccole città e invertire la tendenza di concentrazione nelle grandi metropoli. Molte grandi Aziende, per ovviare alla difficoltà di reperire talenti nelle grandi aree metropolitane, stanno puntando a spostare o estendere la ricerca sui centri minori presentando lo smart working come uno dei fattori preferenziali per essere scelte dai giovani talenti che si affacciano sul mercato. Per molti lavoratori la possibilità di lavorare da remoto significa conservare il rapporto e la presenza in aree rurali o in piccole città, dove sono nati e dove la qualità della vita spesso è migliore rispetto alle grandi metropoli. E ancora, lo smart working ha un impatto positivo notevole sulla sostenibilità ambientale, poiché riduce il numero di persone che si spostano quotidianamente per andare al lavoro, riducendo così l’inquinamento atmosferico e acustico.

A fronte di questi innegabili vantaggi vi sono alcuni rischi che debbono essere attentamente valutati e gestiti. Tra questi: i) una potenziale difficoltà nella comunicazione e nella collaborazione tra i dipendenti e nella valutazione delle loro prestazioni, ii) un minor coinvolgimento nella cultura e nello spirito aziendale e iii) un impatto alla lunga negativo per le attività di vendita, di business development e in generale di “intimacy” costruttiva con i clienti.

Dallo smart all’hybrid working

L’esperienza delle Aziende negli ultimi tre anni ha lasciato intravedere in modo chiaro la reale possibilità di collaborare in modo diverso. L’esperienza del lavoro remoto, che è stata inizialmente dettata dalle necessità, si sta trasformando in una modalità dinamica, più fluida, dove a prevalere sono i concetti di flessibilità, con al centro le persone e la possibilità di coniugare lavoro in presenza e a distanza. Questa è l’idea di lavoro ibrido che richiede alle organizzazioni però di ripensare modelli operativi e spazi fisici, affinché sia possibile beneficiare di un’esperienza continuativa “potenziata” ma non legata tanto al luogo da cui si sceglie di lavorare, quanto piuttosto agli ambienti e agli strumenti digitali ivi disponibili.

Secondo alcune autorevoli ricerche^[3] il 39% delle Grandi Aziende ha già effettuato la revisione e riorganizzazione dei propri spazi, il 27% ha iniziative in corso o pianificare nei prossimi 12 mesi, il 16% ha interesse a farlo in futuro e solo il 18% non ha interesse alcuno. Si tratta di organizzare come lavorare da remoto, pensare alla sicurezza del lavoro anche da casa, fuori dal perimetro aziendale, considerare il tema dell’inclusività facendo in modo che la collaborazione tra chi è a casa e tra chi è in ufficio sia efficace ed inclusiva, perché quasi la totalità dei delle riunioni vede oggi almeno un partecipante da remoto. In tal senso una competenza emergente è quella di saper condurre le riunioni ibride assicurando, come veri e propri moderatori, la partecipazione e il coinvolgimento di tutti. È inoltre importante sempre la presenza video, con funzionalità video attiva, perché espressioni e gesti sono a volte più eloquenti delle parole per motivare, accorgerci di problemi, tenere tutti sintonizzati.

Ripensare agli spazi fisici negli uffici è un fattore di successo oggi. La visione è quella di un ufficio concepito come realtà fisica con un’estensione digitale, un ufficio “aumentato”, in questo senso, per favorire anche l’esperienza del lavoratore remoto. Come abbiamo già sottolineato, nei prossimi anni la trasformazione del lavoro ibrido, degli spazi e degli strumenti digitali potrà impattare anche sull’effettiva sostenibilità e sul risparmio delle risorse, grazie a consumi ridotti di energia, possibili sia sfruttando la diffusione negli ambienti di sensori intelligenti, tecnologie IOT applicate all’ufficio del futuro inclusi i terminali di videoconferenza che diventano i sensori per la gestione dello spazio negli uffici.

Sostenibilità e lavoro ibrido hanno una forte correlazione e sono una delle chiavi per la trasformazione digitale. Questi ultimi, ad esempio, dispongono sempre più frequentemente di tavolette digitali per indicare gli intervalli ove lo spazio è disponibile distinguendoli da intervalli dove la sala o l’ufficio singolo sono prenotati. Come dimostrato dai dati qui presentati, cresce la tendenza a ribilanciare gli spazi di ufficio per abilitare il lavoro ibrido con forte focalizzazione sulla collaborazione, abbandonando l’idea della scrivania fissa e abbracciando quella della prenotazione degli spazi. Così da assicurare esperienze senza frizioni dove l’ufficio diventa una calamita per la collaborazione, l’apprendimento e la socializzazione. Servono sempre di più spazi per concentrarsi, collaborare e poterlo fare anche in sole due o tre persone, per imparare e formarsi in modo continuo e infine per non perdere, anzi per incrementare, l’esigenza di socializzare. Mentre nel vecchio ufficio, il 70% dello spazio era dedicato ai singoli ed il 30% alla collaborazione, nel nuovo ambiente è esattamente l’opposto e oltre il 70% dello spazio è oggi dedicato alla collaborazione, alla socializzazione, all’apprendimento, alle attività di gruppo”. Serve disporre di tecnologie con la collaborazione by design, con l’adeguato allineamento tra digitale e spazio.

Nei prossimi mesi tutte le organizzazioni dovranno focalizzare la propria politica in merito al lavoro a distanza e al lavoro ibrido molte aziende, soprattutto le più innovative, come visto lo hanno fatto o lo stanno realizzando.

Nella ridefinizione degli spazi di lavoro, un protagonista è il responsabile delle Risorse Umane che è chiamato a prestare maggiore attenzione alle esigenze emotive e logistiche dei dipendenti, considerato come da una parte va profilandosi un utilizzo intenso del lavoro da remoto e dall’altra possibilità sempre maggiori di poter lavorare non solo da casa o nella sede di lavoro, ma anche in spazi di terze parti, o in altre località. Dovrà essere sviluppata la capacità di collaborare con i leader aziendali per prendere decisioni importante in modo da far “evolvere” l’organizzazione degli spazi aziendali ed eventualmente ridurre “l’impronta” immobiliare aziendale.

Alcuni ulteriori fattori chiave da valutare sono la disponibilità dei talenti e le strategie “situazionali”. Nel primo caso i responsabili HR dovranno valutare le eventuali “minacce” relative alla possibilità di perdere i propri talenti ma potranno anche valutare quella di mantenere operativi i propri gruppi indipendentemente dal luogo operativo e dalle singole località delle sedi, anche in questo caso con una importante apertura sulle diverse possibilità. Nel secondo caso è pagante la capacità da parte dei datori di lavoro di prendere posizioni chiare sulla sostenibilità, sui problemi sociali e questioni culturali anche nei casi in cui le questioni non hanno nulla a che fare con l’ambito in cui l’azienda opera.

Le tecnologie per lo Smart Working

Assieme ad una strategia operativa relativa alla forza lavoro, serve quella ragionata per quanto riguarda l’utilizzo di tecnologie emergenti in grado effettivamente di rendere trasparente, almeno dal punto di vista operativo, la presenza delle persone in ufficio. Un valido aiuto da questo punto di vista è atteso dall’utilizzo dei sistemi di automazione RPA (Robotic Process Automation) per incrementare l’efficienza dei singoli e snellire i processi riducendo i margini di errore e delle tecnologie immersive come AR (Augmented Reality) e VR (Virtual Reality). Si farà sempre più uso tecnologie immersive per creare nuovi canali di interazione digitale, più efficaci, in grado di ridurre le barriere e replicare le possibilità di interazione. Tenendo alta l’attenzione però sulla formazione di nuove competenze in relazione alle nuove modalità di lavoro ibrido.

Considerando sia le tecnologie tradizionali che le nuove tecnologie, i fattori tecnologici che abilitano lo Smart Working, e oggi il lavoro ibrido, includono:

• Informatica individuale con PC portatili a elevate prestazioni preferibilmente con schermi aggiuntivi che consentono di avere a portata di mano i vari contenuti e documenti dei meeting insieme all’immagine della riunione virtuale, con cuffie professionali, con Smartphone aziendale;
• Reti di telecomunicazioni “software defined” con uso di Virtual Private Network e di accessi sicuri a Internet: per garantire la sicurezza delle informazioni aziendali e la possibilità di accedere alle risorse aziendali in modo sicuro da remoto. L’attenzione deve essere rilevante nell’adozione di una connettività di alta qualità ed elevate prestazioni dagli Operatori di Telecomunicazioni dai quali andrebbero spinti in modo più incisivo i “pacchetti” specifici per lo smart working basati sull’estensione delle Intranet nell’ambito delle postazioni remote;
• Piattaforme di Comunicazione e Videoconferenza che consentono di stabilire e mantenere in modo efficace, naturale e senza interruzioni incontri con colleghi da remoto, con funzione video sistematicamente attiva, e sistemi di prenotazione degli spazi che consentano una pianificazione semplice dei momenti di presenza in ufficio, prevalentemente in spazi condivisi e sale riunioni;
• Software di Collaborazione, Gestione e Orchestrazione delle attività che consentono di assegnare attività ai dipendenti, monitorarne i progressi e condividere documenti in modo sicuro. La Gestione delle attività deve essere orientata a tecniche “agile” che consentono di organizzare il lavoro per task ciascuna con propri obiettivi misurabili, valutare le prestazioni dei dipendenti e dei gruppi di lavoro sugli obiettivi posti e fornire riscontri in modo efficace. L’esperienza fatta con le metodologie “SCRUM^[5]” applicate allo sviluppo del codice sono di notevole insegnamento e possono essere estese anche a molte altre attività lavorative,
• Software per la gestione della comunicazione interna con modalità “CHAT” che consentono di comunicare tra colleghi, clienti e fornitori in modo rapido e informale riportando in ambito aziendale lo strepitoso successo che esse hanno avuto tra le persone in tutto il mondo.
• Software di cybersecurity negli end point, nei punti di bordo (edge point) per l’ingresso in Azienda e l’accesso sicuro ai dati in Cloud.
• Software di automazione RPA: che consentono di automatizzare alcune attività ripetitive e migliorare l’efficienza del lavoro;

Queste tecnologie possono aiutare a migliorare la comunicazione, la collaborazione e la produttività dei dipendenti, ma è importante selezionare quelle più adatte alle proprie esigenze e formare i dipendenti per utilizzarle correttamente.

Un ruolo cruciale hanno in particolare le Piattaforme di Comunicazione e Videoconferenza sono oggi basate su cloud il che consente ai team di comunicare e collaborare in modo flessibile ed efficace. Le loro funzioni principali includono:

• Chat: consente ai membri del gruppo di comunicare in modo rapido e informale, creare canali di discussione per argomenti specifici e condividere file.
• Chiamate e videoconferenze: consente ai membri del team di effettuare chiamate e partecipare a videoconferenze in modo semplice e intuitivo.
• Condivisione dello schermo: consente di condividere lo schermo durante le chiamate e le videoconferenze per facilitare la collaborazione.
• Collaborazione sui documenti: consente ai membri del team di lavorare su documenti in modo sincrono, condividere file e documenti e tenere traccia delle modifiche.
• Integrazione con altri strumenti come la posta elettronica, l’intranet aziendale, applicazioni per appunti condivisi e altri per una maggiore efficienza e produttività.
• Sicurezza e conformità: fornisce controlli di sicurezza avanzati per proteggere i dati e conformarsi alle normative del settore.

Molti di questi software sono basati sul cloud, il che significa che i dati vengono archiviati su server remoti e possono essere accessibili da qualsiasi luogo con una connessione internet. Ciò può rappresentare un problema per la localizzazione dei dati critici, poiché i dati possono essere conservati in server situati in paesi diversi da quello in cui l’azienda è situata. Ciò può causare problemi di conformità normativa, poiché alcune leggi potrebbero richiedere che i dati sensibili siano conservati solo in determinati paesi.

Inoltre, l’utilizzo di software basati sul cloud può anche rappresentare un problema per la privacy, poiché i dati vengono condivisi con terze parti. È importante che le aziende valutino attentamente questi rischi e adottino misure di sicurezza appropriate per proteggere i dati, tra cui la crittografia dei dati e la limitazione degli accessi. Di questo tema, la cui importanza è velocemente crescente nel tempo, si dirà in modo più approfondito nei prossimi paragrafi.

Le piattaforme di comunicazione e collaborazione, inoltre, stanno evolvendo rapidamente per soddisfare le esigenze in continua evoluzione delle squadre e delle aziende. Alcune delle possibili evoluzioni future che si possono prevedere per queste piattaforme sono:

• Realtà aumentata (AR) e virtuale (VR): le piattaforme utilizzeranno la realtà aumentata e virtuale per creare esperienze di collaborazione più immersiva e coinvolgenti. Ad esempio, potrebbero consentire ai team di lavorare su progetti in modo virtuale in un ambiente condiviso, o di partecipare a riunioni virtuali in una sala conferenze virtuale.
• Intelligenza artificiale e prestazioni RPA: le piattaforme iniziano a utilizzare in modo massiccio l’intelligenza artificiale per automatizzare le attività ripetitive, per suggerire il corretto uso della collaborazione e videoconference, per tradurre in un numero elevatissimo di lingue testi e parlato, per fornire assistenza personalizzata e analizzare i dati per migliorare la produttività e la decisione.
• Prestazioni per l’ottimizzazione degli ambienti di lavoro ibridi: le piattaforme hanno sviluppato e stanno migliorando le funzioni per supportare un ambiente di lavoro ibrido, dove i dipendenti possono lavorare da remoto o in ufficio in modo flessibile. Solo come esempio pensiamo alle prenotazioni, all’inserimento delle sale riunioni e degli uffici prenotabili nelle Active Directories aziendali,
• Integrazione con dispositivi IoT: le piattaforme potrebbero integrarsi con dispositivi IoT per fornire una maggiore efficienza e automatizzazione.
• Evoluzione attenta verso il Metaverso con la progressiva estensione delle tecniche di videocomunicazione da quelle ad altissima definizione all’uso degli ologrammi. È stimolante l’idea di estendere i luoghi di lavoro nel Metaverso creando un ulteriore dimensione del lavoro ibrido tra fisico, remoto e appunto virtuale.

L’impatto della Privacy e del Data Act dell’Unione Europea

L’Europa, e con lei l’Italia, ha stabilito delle regole^[6] per il mantenimento di dati e funzioni digitali essenziali al funzionamento della Pubblica Amministrazione e a tutela dei Dati dei Cittadini Europei e delle singole Nazioni. L’Europa, e con lei l’Italia, ha stabilito che è necessario investire in Piattaforme Digitali proprie riducendo la forte dipendenza da quelle proposte dai Public Cloud Provider. Il Polo Strategico Nazionale (PSN) è il più importante progetto di Trasformazione Digitale del nostro Paese. Nel PSN trovano allocazione le categorie dei Dati più strategiche e critiche: I Dati Sanitari, I Dati Finanziari e Contabili, I dati delle Aziende, I Dati delle Comunicazioni. Lo Smart Working, tramite le funzioni di collaborazione, consente la condivisione di Documenti e Informazioni strategiche e critiche che devono essere allocate nel PSN.

Il PSN si configura come soggetto dedicato a razionalizzare ed evolvere, in sicurezza, le infrastrutture delle Pubblica Amministrazione e la legge 11/09/2020 n.120 “misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale” e decreta che la Presidenza del Consiglio dei Ministri promuova “lo sviluppo di un’infrastruttura ad alta affidabilità localizzata sul territorio nazionale per la razionalizzazione e consolidamento dei CED”. Inoltre, l’art. 33-septies D.L. n.179 del 18 ottobre 2012 decreta che le Pubbliche Amministrazioni Centrali migrino i loro CED e i relativi sistemi informatici, privi dei requisiti fissati dal regolamento AGID verso l’infrastruttura PSN promossa dalla norma, le infrastrutture già esistenti e in possesso dei requisiti ACN e le “Soluzioni cloud secondo quanto previsto dal regolamento” AgID (relativo all’identificazione dei Data Center di tipo A). Nel PNRR sono stati allocati per lo sviluppo del PSN e per le attività di migrazione verso i servizi cloud del PSN circa 2 €/mld.

Le classi dei dati e servizi sono identificate sulla base del danno che una loro compromissione, in termini di confidenzialità, integrità e disponibilità, provocherebbe al sistema Paese (art. 3 comma 3 del Regolamento AGID), in particolare sono state identificate tre classi di dati:

• i dati ordinari, sono quei Dati e Servizi la cui compromissione non provochi l’interruzione di servizi dello Stato o, comunque, un pregiudizio per il benessere economico e sociale del Paese,
• i dati critici, sono quei Dati e Servizi la cui compromissione potrebbe determinare un pregiudizio al mantenimento di funzioni rilevanti per la società, la salute, la sicurezza e il benessere economico e sociale del Paese, infine
• i dati strategici, sono quei Dati e Servizi la cui compromissione può avere un impatto sulla sicurezza nazionale. I dati dei soggetti del Perimetro di Sicurezza Nazionale Cibernetica (PSNC) sono classificati come Strategici ai sensi dell’Articolo 3, Comma 4 del Regolamento AGID. I dati dei soggetti NIS sono Strategici se di valenza nazionale, Critici se di valenza non nazionale, ai sensi dell’Articolo 3, Comma 5 del Regolamento AGID.

Sulla base delle soluzioni tecnologiche e organizzative disponibili sul mercato sono state identificate cinque tipologie di servizi cloud: 1) pubblico non qualificato, 2) pubblico con localizzazione dei dati in ambito UE, 3) pubblico criptato con localizzazione dei dati in ambito UE e criptografia con controllo delle chiavi in Italia, 4) pubblico e ibrido su licenza con localizzazione dei dati in ambito Italia e criptografia con controllo delle chiavi in Italia, 5) privato con localizzazione dei dati in ambito Italia e criptografia nazionale con controllo delle chiavi in Italia.

Tutto questo ha già e avrà ancora di più in futuro un impatto significativo nelle soluzioni di Collaborazione e Videocomunicazione, alla base del lavoro ibrido che andrà a svolgere la Pubblica Amministrazione e che andranno a svolgere le Imprese Strategiche, ossia i soggetti NIS ora richiamati, dovranno necessariamente classificare gran parte dei propri dati come Strategici e Critici e dunque osservare attentamente la localizzazione dei dati e la protezione degli stessi con crittografia forte con chiave in prossimità. Le piattaforme di collaboration per lo smart working gestiscono dati Sensibili e Critici, ciò avviene quando facciamo produzione di documenti in forma cooperativa, quando immettiamo documenti negli spazi virtuali dei gruppi di lavoro, quando andiamo in condivisione di documenti e dati e quando utilizziamo la videocomunicazione per argomenti strategici e sensibili.

Il Governo, come già accennato, ha espresso una posizione molto più aperta sull’uso del lavoro ibrido nella Pubblica Amministrazione e contemporaneamente l’Europa si sta muovendo per assicurare una forte Data & Digital Sovereignty. Le due iniziative offrono una significativa opportunità da cogliere per l’introduzione nel PSN di opportune funzioni Collaboration, Contact, Voip, IP PBX e Smart Desk da poter progressivamente estendere in Software As A Service (SaaS) a tutti gli uffici della PA Centrale e Locale

C’è spazio ed esigenza di piattaforme italiane e di un’attenta gestione delle piattaforme internazionali dal punto di vista della localizzazione dei dati ove non basta il semplice modello a “Region” in UE”. È importante identificare una piattaforma, saldamente in mano a tecnologie del Paese, che possa essere la base per la PA e in prospettiva per le sue Aziende Strategiche.

Un caso rilevante: il Progetto Polis di Poste Italiane

Di particolare interesse per la tematica che si sta trattando è il progetto “Polis” per la realizzazione di Case dei Servizi ai Cittadini. Il progetto prevede investimenti complessivi per 1.120 milioni, di cui 320 a carico di Poste. A carico dello Stato, a valere sui Fondi PNRR, sono stati previsti: 125 milioni per l’anno 2022, 145 milioni per l’anno 2023, 162 milioni per l’anno 2024, 245 milioni per l’anno 2025 e 123 milioni per l’anno 2026, per un totale di 800 milioni di euro. L’obiettivo del Progetto è di promuovere la coesione economica, sociale e territoriale in relazione ai piccoli centri urbani e nelle aree interne del Paese, contribuendo al loro rilancio.

Lo sportello digitale per i Servizi al Cittadino

La prima linea progettuale (costo pari a 1 miliardo di euro) è diretta alla realizzazione di uno “sportello unico” di prossimità che assicuri ai cittadini residenti nei comuni più piccoli la possibilità di fruire di tutti i servizi pubblici, in modalità digitale, per il tramite di un unico punto di accesso alla piattaforma di servizio multicanale di Poste Italiane. Tale Progetto accelererà la trasformazione digitale del settore, dotandolo di un punto di accesso dislocato e sicuro nei territori più difficilmente raggiungibili per la diffusione e la fruibilità dei servizi digitali tra i cittadini superando il digital divide”.

Il progetto coinvolgerà infatti oltre 7.000 Uffici Postali in altrettanti Comuni con popolazione inferiore a 15.000 abitanti. Gli uffici saranno radicalmente trasformati e dotati di una infrastruttura tecnologica e digitale all’avanguardia che abiliti l’automazione dei servizi e la rapida diffusione dei nuovi servizi digitali della Pubblica Amministrazione:

• Vetrine Digitali (Digital Signage).
• Chioschi Digitali, dotati di sistemi di Videocomunicazione, POS, Stampanti / Scanner, riconoscimento biometrico delle impronte digitali, … Essi saranno di due tipologie ossia quelli “elementari” e quelli evoluti, in questo caso dotati anche di scrivania. I soggetti invitati a questa gara dei chioschi digitali sono CUSTOM, SIGMA, SOLARI, NCR, …
• ATM cash dispenser.

Di particolare interesse, è l’integrazione applicativa di questi con i processi di Poste Italiane e con alcuni sistemi informativi della PA in modo tale da consentire la fornitura di Servizi al Cittadino (Carta d’Identità Elettronica, Passaporto Elettronico, Visure Catastali e relativa certificazione, Servizi INPS, …) per i quali Poste Italiane sarà Concessionaria.

Gli spazi per lo smart working negli uffici di Poste Italiane

Molto interessante anche la seconda linea di intervento del Progetto (con investimenti più limitati, pari a oltre 200 milioni di euro, in massima parte in capo a Poste italiane) è diretta alla realizzazione della più ampia rete nazionale di spazi di co-working inizialmente negli uffici postali di medie dimensioni. Si prevede infatti la realizzazione di oltre 250 “Spazi per l’Italia” con oltre 5.000 postazioni di lavoro, spazi di riunione, 400 sistemi di videocomunicazione di 3 dimensioni diverse, dai più piccoli a quelli più grandi e complessi, servizi condivisi, aree dedicate a eventi e formazione.

Questo esempio è generalizzabile ad altre Aziende distribuite sul territorio che dispongono di spazi che diventano eccessivi in uno scenario di utilizzo diffuso del lavoro ibrido.

Conclusioni

Il lavoro agile è una solida realtà oggi e sta evolvendo verso il modello del lavoro ibrido con presenze bilanciate tra “da remoto” e “in sede”.

Le Grandi Aziende, che sono a una percentuale di diffusione vicina al 100%, ne apprezzano vantaggi quali:

• la maggiore flessibilità per i dipendenti e un migliore conciliazione “Vita & Lavoro”;
• i migliori risultati di benessere organizzativo, di soddisfazione lavorativa;
• la migliore produttività e qualità del lavoro svolto e diffusione di una cultura orientata al raggiungimento dei risultati;
• il miglioramento della possibilità di attrarre talenti da tutto il paese o dall’estero;
• il miglioramento del footprint di sostenibilità per un più limitato impatto ambientale e infine la possibilità di ridurre i costi generali come affitto degli spazi d’ufficio, consumi energetici e trasporti.

Le Pubbliche Amministrazioni stanno progressivamente rivalutando il lavoro ibrido dopo un periodo di scetticismo e tale rivalutazione, e progressiva adozione, andrà di pari passo con la digitalizzazione dei Servizi Pubblici, la dematerializzazione dei documenti, la capacità di uso degli strumenti di gestione del personale e dei gruppi di lavoro basata su obiettivi misurabili e valutabili.

Vista nel suo insieme la strategia di adozione del lavoro ibrido è articolata e va attentamente pensata e realizzata. Essa si basa sull’adozione di tecnologie abilitanti, sul ripensamento degli spazi ad uso ufficio, sulla specifica formazione al project management, alla conduzione per obiettivi e ai comportamenti virtuosi e inclusivi necessari nelle situazioni di presenza ibrida.

Le Piattaforme di Collaborazione, Videocomunicazione e Condivisione (le Piattaforme per il Lavoro Agile) sono cruciali per il successo nel percorso indicato. Tali Piattaforme, inoltre, gestiscono, per la Pubblica Amministrazione e per le Aziende Strategiche del perimetro NIS, dati critici e strategici contenuti nei documenti che si inseriscono e si scambiamo in modo dinamico durante le video sessioni e statico nell’ambito degli spazi virtuali assegnati ai vari gruppi di lavoro. Ciò conduce all’esigenza di Piattaforme Italiane e di un’attenta gestione delle Piattaforme Internazionali dal punto di vista della localizzazione dei dati, ove non basta il semplice modello a “Region in UE”.

Note

1. “Lo Smart Working nel settore pubblico: scenari attuali e prospettive future”. Ricerca dell’Osservatorio Smart Working nell’ambito degli Osservatori.net Digital Innovation del Politecnico di Milano, pubblicata a dicembre 2022. ↑
2. Per Grandi Imprese si intendono organizzazioni con numero di dipendenti superiori a 250. Si è utilizzata l’impostazione e i risultati della ricerca “Lo Smart Working nelle grandi imprese scenari attuali e prospettive future” pubblicato a dicembre 2022 nell’ambito degli Osservatori.Net Digital Innovation del Politecnico di Milano. ↑
3. Lo Smart Working nelle grandi imprese, scenari attuali e prospettive future. Ricerca dell’Osservatorio Smart Working nell’ambito degli Osservatori.net Digital Innovation del Politecnico di Milano, pubblicata a dicembre 2022. ↑
4. Hanno aderito Cgil, Cisl, Uil, Ugl, Confsal, Cisal, Usb, Confindustria, Confapi, Confcommercio, Confesercenti, Confartigianato, Cna, Casartigiani, Alleanza cooperative, Confagricoltura, Coldiretti, Cia, Copagri, Abi, Ania, Confprofessioni, Confservizi, Federdistribuzione, Confimi e Confetra.  ↑
5. Scrum è un framework agile per la gestione del ciclo di sviluppo del software, iterativo ed incrementale, concepito per gestire progetti e prodotti software o applicazioni di sviluppo. È un framework di processo utilizzato dai primi anni Novanta per gestire lo sviluppo di prodotti complessi. Scrum non è un processo o una tecnica per costruire prodotti ma piuttosto è un framework all’interno del quale è possibile utilizzare vari processi e tecniche che rendono chiara l’efficacia relativa del proprio product management e delle proprie pratiche di sviluppo così da poterle continuamente migliorare. Scum enfatizza tutti gli aspetti di gestione di progetto legati a contesti in cui è difficile pianificare in anticipo. Vengono utilizzati meccanismi propri di un “processo di controllo empirico”, in cui i cicli di feedback, che costituiscono le tecniche di management fondamentali, risultano in opposizione alla gestione basata sul concetto tradizionale di command and control. Il suo approccio alla pianificazione e gestione di progetti è quello di portare l’autorità decisionale al livello di gruppo di lavoro che detiene le conoscenze. ↑
6. La Commissione Europea, a Febbraio 2022, ha presentato per tramite della vicepresidente Margrethe Vestager e del commissario per il Mercato interno Thierry Breton, il Data Act, un complesso di norme finalizzato a disciplinare l’accesso e l’utilizzo dei dati generati all’interno dell’Unione Europea da parte di utenti e aziende, che rientra nella più ampia “European Data Strategy”. Ad oggi, infatti, gli utenti non hanno il pieno controllo dei dati che vengono generati ogni giorno, e in particolare il loro potenziale economico non viene sfruttato a pieno. La proposta mira ad affrontare le questioni aperte da un punto di vista giuridico, economico e tecnico che impediscono, ad oggi, un pieno utilizzo di queste risorse.  ↑
7. Lo Smart Working nelle grandi imprese, scenari attuali e prospettive future. Ricerca dell’Osservatorio Smart Working nell’ambito degli Osservatori.net Digital Innovation del Politecnico di Milano, pubblicata a dicembre 2022. ↑