La notifica degli atti a valore legale diventa in taluni casi per le pubbliche amministrazioni un misto tra una caccia al tesoro e un’indagine alla Sherlock Holmes, per trovare “l’introvabile” – cittadino o l’impresa – a cui notificare l’atto.
Per questo motivo, l’obiettivo della Piattaforma Notifiche è definito nel sito ufficiale di PagoPA (che è anche il gestore della piattaforma), in cui è disponibile anche la documentazione tecnica: la Piattaforma Notifiche, si legge, “ha l’obiettivo di semplificare e rendere certa la notifica degli atti amministrativi con valore legale verso cittadini e imprese, con un risparmio di tempo e costi” sia per i cittadini, che per le imprese, e soprattutto per l’amministrazione pubblica.
Piattaforma notifiche digitali, problemi in vista per i cittadini: tutti i nodi della riforma
La PN mira, dunque, a togliere questa parte investigativa facendosene carico, introducendo la notifica digitale, a cui segue quella analogica, utilizzata in assenza di recapiti digitali.
La normativa
La Piattaforma Notifiche è stata introdotta dal Decreto Semplificazioni: art. 26 del Decreto-legge n. 76 del 16 luglio 2020 «Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale», poi modificato dal DL n. 77 del 31 maggio 2021.
Successivamente sono stati emesse provvedimenti di attuazione;
- Regolamento recante piattaforma per la notificazione degli atti della pubblica amministrazione: Decreto n. 58 dell’8 febbraio 2022
- Decreto costi: Decreto 30 maggio 2022 «Individuazione dei costi e dei criteri e modalità di ripartizione e ripetizione delle spese di notifica degli atti tramite la piattaforma di cui all’art. 26, comma 14 del decreto-legge 16 luglio 2022, n. 76.»
Il bando PNRR
A settembre 2022 è stato pubblicato un bando PNRR dedicato, le cui candidature si sono chiuse l’11 novembre scorso.
Su una platea potenziale di 7904 Comuni hanno aderito 5.121 Comuni, così suddivisi:
- 1.470 Comuni con: ➔ Multe già attive su pagoPA ➔ Partner Multe già nella lista PN
- 992 Comuni con: ➔ Multe già attive su pagoPA ➔ Partner Multe non presente nella lista PN
- 1.236 Comuni con: ➔ Multe non attive su PagoPA ➔ Presente richiesta finanziamento del servizio (bando PNRR misura 1.4.3)
- 1.423 Comuni con: ➔ Multe non attive ➔ Nessuna richiesta di finanziamento con bando PNRR Misura 1.4.3
È evidente che questo ultimo gruppo di ben 1.423 Comuni avrà bisogno di un’assistenza dedicata per poter raggiungere il risultato richiesto, in quanto non stanno utilizzando PagoPA per il pagamento delle multe, e neanche hanno chiesto l’attivazione del pagamento online nel bando dedicato.
C’è anche da tenere presente che molti Comuni non hanno potuto partecipare al bando, in quanto il servizio di Polizia Locale è gestito in Unione, mentre il bando era destinato solo ai Comuni (quindi il mittente della notifica non sarebbe stato il Comune, ma un altro soggetto). Quindi si prevede la pubblicazione di un prossimo bando con condizioni diverse, che coprano anche i casi dei piccoli Comuni che non emettono sanzioni per violazioni al Codice della Strada.
Vediamo adesso cosa occorre fare nel dettaglio per realizzare quanto previsto dal Bando; partiamo con il dire che è un progetto “di piattaforma” e quindi impatta fortemente sia sull’organizzazione del Comune e di conseguenza anche sulle abitudini dei cittadini.
Proprio per questo è bene utilizzare le tecniche del Project Management per arrivare al risultato finale: che – ovviamente – non è solo l’attivazione di una piattaforma o la realizzazione di modifiche software, ma è soprattutto un progetto di change management e di revisione del processo.
Nell’immagine che segue sono state ipotizzate a titolo esemplificativo le principali attività, che verranno sinteticamente illustrate nel seguito:
Adesione alla Piattaforma Notifiche
L’adesione alla Piattaforma Notifiche è il primo passo per la realizzazione delle attività; sul sito dedicato sono descritti i passi da compiere e pubblicati i manuali tecnici per le integrazioni; in particolare, per effettuare l’adesione:
- Il funzionario incaricato si collega all’Area Riservata e si autentica utilizzando la sua identità digitale (Spid o CIE);
- Il funzionario seleziona la Pubblica Amministrazione per la quale vuole operare;
- Apparirà la relativa dashboard attraverso la quale può essere iniziato il processo di onboarding su PN;
- Una volta configurati i dati, PN produrrà una Lettera di Adesione, firmata digitalmente da PagoPA. Questa, una volta inviata al domicilio digitale della PA dovrà essere controfirmata digitalmente dal Legale Rappresentante o altra persona con poteri di firma.
Analisi delle tipologie di atti soggetti a notificazione
L’adesione al bando prevedeva la scelta di 2 servizi, di cui 1 obbligatorio – e cioè Polizia Locale – Notifiche Violazioni al Codice della Strada – e un altro tra i seguenti:
- Polizia Locale: Notifiche Violazioni extra Codice della Strada
- Tributi: Notifiche Riscossione Tributi (con pagamento)
- Tributi: Notifiche Riscossione Tributi (senza pagamento)
- Patrimonio: Notifiche riscossione entrate patrimoniali (con pagamento)
- Patrimonio: Notifiche riscossione entrate patrimoniali (senza pagamento)
- Scuola: Notifiche per sollecito pagamento servizi scolastici
- Anagrafe: Notifiche comunicazioni relative ad ufficio anagrafe
- Ufficio Tecnico / SUAP: Notifiche comunicazioni VL Ufficio Tecnico / SUAP
- Ordinanze Comunali (con pagamento)
- Ordinanze Comunali (senza pagamento)
- Riscossione Coattiva: Comunicazioni relative a riscossioni coattive e ingiunzioni fiscali
L’analisi di questi servizi è importante perchè consente di individuare le integrazioni SW che sono necessarie per poter pubblicare gli atti da notificare sulla Piattaforma, e soprattutto di condividere con gli uffici interessati come cambia il processo con la nuova modalità.
Integrazioni SW
I sistemi informatici di Piattaforma Notifiche devono essere messi in comunicazione con quelli dell’Ente. In questo scenario possono essere gestiti automaticamente sia lo stato della notifica, con relativo recupero delle attestazioni comprovanti la regolare esecuzione della notifica, sia l’attualizzazione dei costi di notifica.
È possibile gestire qualsiasi tipologia di notifica e di modalità di pagamento.
L’attualizzazione dei costi di notifica deve essere fatta al momento del pagamento, questo consente al destinatario dell’atto di pagare l’importo sempre attualizzato, quindi corretto.
A differenza della normativa precedente, il Decreto Costi non prevede la forfettizzazione delle spese di notifica salvo casi particolari normati dalla legge.
Pertanto, l’adeguamento delle spese di notifica deve essere effettuato secondo quanto stabilito dallo stesso Decreto Costi.
A questo fine, PagoPA ha messo a disposizione un elenco di Partner Tecnologici che hanno avviato o completato le attività di integrazione con la Piattaforma Notifiche.
Il vantaggio rispetto a quanto succede oggi è evidente: avendo a disposizione in tempo reale la data di avvenuta notifica – che corrisponde all’accesso alla Piattaforma da parte del destinatario (cittadino o impresa) o nel decimo giorno successivo a quello di
deposito nella piattaforma, nel caso di notifica cartacea – è possibile calcolare automaticamente l’importo esatto del pagamento sia per le violazioni al Codice della Strada (il cui importo è scontato nei primi 5 giorni dal ricevimento, e dopo diventa pieno) e sia per gli atti di accertamento, che sono soggetti al pagamento di interessi previsti per legge dopo il decorso di 60 giorni dalla notifica.
Le integrazioni SW dovranno essere individuate in base alle caratteristiche dei gestionali in uso nell’ente, e alle integrazioni disponibili (ES: con il protocollo informatico) tra di essi.
Affidamento del contratto ai fornitori
Con un recente decreto del Dipartimento della Trasformazione Digitale, è stata prevista una proroga per l’affidamento dei contratti ai fornitori, che ora è fissata entro il 31/5/2023 (salvo ulteriori proroghe richieste dai Comuni).
È importante tenere presente che le somme riconosciute dal bando PNRR non sono destinate a coprire solo le integrazioni per i servizi di notifica oggetto del bando, ma tutti i servizi appena elencati, in modo da poter arrivare al pieno utilizzo delle notifiche digitali.
Il contratto andrà ovviamente affidato in base alle disposizioni vigenti in materia di appalti pubblici (il nuovo Codice degli Appalti entrerà in vigore dal 1° luglio prossimo), quindi utilizzando i mercati elettronici nazionali o regionali.
Termine per il completamento del progetto contenuto nel bando PNRR
In base al bando, il termine per il completamento delle attività è di 6 mesi dopo l’affidamento; in questo periodo è necessario portare avanti non solo le attività tecniche – quindi il piano dei test e l’avvio in produzione – ma anche altre attività importanti per l’organizzazione, e cioè:
- formazione degli operatori degli uffici interessati;
- analisi dell’impatto della Piattaforma all’interno dell’organizzazione;
- switch off rispetto alla notifica effettuata con modalità tradizionale.
Rispetto a quest’ultimo aspetto, è importante sottolineare che una volta concluse le attività per il Bando PNRR, ed effettuata la rendicontazione, il progetto non è completato, ma entra nella fase di messa a regime per tutti gli atti gestiti dall’ente; come ha sottolineato anche PagoPA in un recente webinar, non ha senso gestire tramite la piattaforma una comunicazione a valore legale solo parzialmente, in quanto non si percepirebbero i benefici del nuovo modello.
Infatti, uno degli aspetti qualificanti di questo progetto è che la Piattaforma si fa carico di una serie di adempimenti e attività che fino ad oggi spettano a diversi uffici del Comune, che impegnano risorse umane ed economiche di notevole entità.
La produzione dell’atto rimarrà ovviamente di competenza del Comune, e invece:
- la stampa e imbustamento e postalizzazione,
- la verifica del recapito del destinatario,
- la notifica presso la residenza,
- e tutte le attività amministrative collegate alla gestione della notifica (restituzione atto notificato, eventuale richiesta spese, ecc.)
saranno gestite dalla Piattaforma o saranno eliminate.
Quindi l’analisi dell’impatto della Piattaforma nell’organizzazione dovrebbe poi arrivare ad un calcolo del cd. “dividendo dell’efficienza”, che registra le economie e la maggiore efficienza del processo di notifica, confrontandolo “ex ante” ed “ex post”.
Comunicazione ai cittadini
La parte della comunicazione è tra le più rilevanti, visto che con la Piattaforma la prima modalità di notifica è quella digitale, attraverso PEC (se presente), con messaggio su App IO, o con SMS o mail (se la persona registrerà i propri recapiti nella Piattaforma.
Quindi l’App IO acquista sempre più un ruolo centrale, ed è importante che ciascun Comune abbia contezza di quanti cittadini sono in possesso dell’app; quindi, le attività di comunicazione, a titolo di esempio, possono essere le seguenti:
- analisi di penetrazione dell’App IO presso i propri cittadini
- campagna di promozione nazionale e territoriale.
Gestione economica del servizio
Il “Decreto costi” sopra citato prevede i costi per ciascuna attività di notifica:
- Notifica digitale: 2 euro – di cui 1€ a favore di PagoPA per i costi di PN e 1€ a ristoro dei costi interni dell’Ente Mittente;
- Con Raccomandata A/R su PN: 3,33 euro + costo di notifica digitale;
- Con Raccomandata L.890 su PN: 7,43 euro+ costo di notifica digitale.
I costi della notifica analogica sono in corso di definizione, in base all’aggiudicazione della gara con diversi lotti che ha espletato PagoPA nei mesi scorsi.
Per gli atti che non prevedono un pagamento, l’importo di 1 euro a favore dell’ente può essere “abbuonato”, mentre è invece sempre da riconoscere a PagoPA l’importo di 1 euro a suo favore.
L’attivazione della convenzione con PagoPA prevede la comunicazione mensile delle notifiche previste, entro il termine di 15 giorni antecedenti l’inizio del mese solare di riferimento; quindi, l’Ente deve predisporre l’ordinativo avente un arco temporale pari ad un singolo mese solare e dichiarare:
A. il numero complessivo delle notifiche da processare in via digitale;
B. Il numero complessivo delle notifiche da processare in via analogica e in dettaglio:
- il numero di postalizzazioni da effettuare tramite Raccomandata A/R;
- il numero di postalizzazioni da effettuare tramite notifica ex L. 890/1982
Questa modalità presenta diverse criticità, perché le notifiche sono difficilmente programmabili, sia nella quantità e sia nella periodicità, e soprattutto non è facile definire quante debbano essere inviate in forma cartacea – visto che il successivo invio analogico dipende dall’assenza di un recapito digitale.
Altro aspetto da valutare è l’eventuale ripetizione delle spese di notifica, con la possibilità di porle a carico del destinatario, in particolare per le spese postali nel caso di notifica analogica; la previsione è contenuta nell’art. 2 del Decreto Costi, e può anche rappresentare un incentivo per l’utilizzo di strumenti di recapito digitali.
Questa panoramica ci fa capire che un’altra rivoluzione digitale è alle porte, e se gestita bene può essere un altro passo avanti verso una reale trasformazione digitale delle Amministrazioni e dei cittadini.
