Chi è avvezzo alla materia del centralino Cloud, quelli che in gergo vengono anche chiamati centralini virtuali, ricorda di certo Asterisk, una soluzione Open source installabile su CentOS – sistema operativo gratuito – e che ha contribuito a sdoganare i centralini VoIP nel mondo, creando una comunità di appassionati competenti e preparati.
Più in generale, uscire dal classico circuito delle tecnologie attuali e scegliere il VoIP (Voice over Internet Protocol) coincide con il fare un passo avanti dotandosi di un centralino flessibile, facile da installare e amministrare e, di conseguenza, meno costoso. Soprattutto coincide con il trovare risposte adeguate alla crescente richiesta di mobilità dei lavoratori, anche in virtù dello Smart working.
Trasformare il sistema telefonico aziendale in centralino Cloud
Un centralino Cloud, al quale si fa riferimento con il termine Virtual PBX (Private Branch Exchange), usa il VoIP per gestire il passaggio del traffico telefonico. Occorre chiarire che ne esistono di stand-alone, ossia centralini che prevedono l’istallazione di un dispositivo al quale connettere i telefoni mentre, in questo articolo, ci si concentra sui Cloud PBX che consentono una maggiore virtualizzazione.
Scegliere di effettuare il passaggio a un centralino Cloud può sembrare complicato ma, in realtà, chi intende farne uso deve contare soprattutto sulla banda internet di cui dispone perché le chiamate transitano in forma di pacchetti di dati e non attraverso la canonica linea telefonica.
Chi ha le conoscenze necessarie può istallare una soluzione da sé e, in alternativa, il mercato offre diverse soluzioni hostate e gestite da provider privati i quali, oltre a farsi carico delle questioni legate alla sicurezza informatica, provvedono anche a effettuare dei backup dei dati transitati. Tutte cose che possono essere fatte all’interno di un’azienda ma che, oltre a necessitare di un know-how apposito, rappresentano dei costi.
Vantaggi del centralino Cloud per le aziende
I vantaggi sono innumerevoli e non riguardano soltanto la tecnologia in uso e la raggiungibilità dei dipendenti ma sconfina nell’immagine dell’azienda perché, facendo uso di un centralino Cloud, può rendere più efficace il servizio ai clienti, sia questo un servizio prevendita oppure di assistenza.
Stiliamo elenco non esaustivo dei vantaggi offerti da un centralino Cloud:
- minori costi
- nessun investimento per l’installazione di hardware specifico e per la manutenzione
- risparmio energetico
- maggiore scalabilità
- piena personalizzazione
- supporto alla mobilità dei dipendenti.
I due ultimi punti, ossia la personalizzazione e la piena mobilità, meritano un approfondimento perché un centralino Cloud consente una flessibilità che i centralini tradizionali non sono in grado di garantire o che garantiscono soltanto in parte. Tra questi atout vanno citati:
- la risposta automatica e l’inoltro e il trasferimento delle chiamate
- la personalizzazione dei messaggi e delle musiche di attesa
- l’integrazione con software e applicazioni Cloud (si pensi ai CRM aziendali)
- la creazione di regole per la risposta alle telefonate in entrata secondo le logiche dell’escalation, ossia coinvolgendo i dipendenti di un comparto aziendale per competenza. Per esempio, i tecnici che risolvono specifici problemi lamentati dai clienti oppure persone che, per competenze linguistiche, possono supportare i clienti di un mercato
- la possibilità di usare app per dispositivi mobili messe a disposizione dai provider
Il tutto usando un’unica console messa a disposizione dal provider, di facile uso e intuitiva affinché possa essere gestita anche da chi non ha competenze approfondite in ambito di telefonia.
Centralino Cloud: chiamate in HD, messaggistica unificata e molto altro
A differenza di un centralino tradizionale, un centralino Cloud consente di fare diventare qualsiasi terminale un terminale per le comunicazioni. Quello che è il telefono tradizionale, spesso ingombrante e igienicamente poco raccomandabile, cede il passo allo smartphone del dipendente, al suo tablet oppure al suo personal computer.
Il cablaggio non è necessario, il canale di comunicazione è internet e questo consente l’uso di app specifiche, anche queste messe a disposizione dal provider del servizio di centralino Cloud che consentono la gestione della messaggistica e delle chiamate le quali, peraltro, sono di qualità migliore a prescindere dal dispositivo usato dall’interlocutore e dal luogo dal quale chiama.
Implementazione del centralino cloud: un processo semplice e veloce
Il mercato è denso di offerte, di provider che mettono a disposizione tecnologie e conoscenze proprietarie dietro il pagamento di un fee che risponde a logiche diverse.
Assume particolare rilievo che, di norma, sono gli stessi provider a occuparsi della migrazione da un centralino classico a un centralino Cloud e questo comprende anche le questioni amministrative legate agli operatori telefonici a cui le aziende facevano riferimento prima della migrazione.
Un’operazione che sgrava i clienti e che fa dei centralini Cloud una soluzione completamente trasparente.
Centralino cloud per le piccole e medie imprese: soluzioni su misura
Le soluzioni che si possono reperire sul mercato sono sostanzialmente di tre tipologie, ovvero:
- on premise: ovvero installate su hardware che risiede fisicamente all’interno dei perimetri della rete aziendale
- hosting: l’hardware necessario, pure rimanendo di proprietà del cliente, viene ospitata nel data center di un provider Cloud
- in Cloud: è una soluzione ospitata, gestita e amministrata da un provider Cloud
Le prime due tipologie richiedono un investimento da parte dell’azienda che fa uso del centralino Cloud e, soprattutto la prima, esige anche un know-how specifico, ossia una o più persone che hanno conoscenze approfondite.
Sono soluzioni che si prestano a piccole e medie realtà aziendali ma possono soltanto parzialmente rispondere alle esigenze di quelle delle grosse aziende.
Centralino cloud per le grandi aziende: gestione centralizzata e scalabilità illimitata
Le grandi imprese necessitano di una gestione più scattante, perché il turnover dei dipendenti è più alto, così come è variabile il numero della forza lavoro impiegata.
Si rende quindi necessaria una soluzione più flessibile, che permetta di aumentare o diminuire il numero di interni e di adeguarsi a eventuali policy aziendali relative ai flussi delle telefonate.
Se è vero che una grande azienda ha più mezzi per implementare una soluzione on premise e per dedicarvi delle risorse uomo e delle competenze specifiche, è anche vero che fare affidamento a un provider consente un risparmio ingente, perché il costo delle telefonate VoIP è vantaggioso rispetto a quello delle chiamate tradizionali e la gestione del centralino può richiedere interventi rapidi e repentini.
Sicurezza del centralino Cloud: protezione dei dati e privacy
Rivolgendosi a un provider si ottengono elevati standard in materia di privacy e sicurezza i quali, altrimenti, devono essere garantite dall’azienda stessa,
Standard che vengono mantenuti anche grazie ai continui aggiornamenti che il provider effettua, di norma garantendo la continuità di servizio e quindi senza disguidi o malfunzionamenti per gli utenti finali.
Sono accordi di servizio che vengono dichiarati dal provider in fase contrattuale e, parimenti, è importante sincerarsi che esista una struttura ridondata e che il data center del provider sia sicuro anche dal punto di vista fisico, quindi protetto da accessi non autorizzati.
