Google Drive è nato nel 2012, ha quindi un’esperienza più che decennale alle spalle e questo, già di suo, è un buon indicatore.
Nel caso specifico, Google Drive per il business fa parte di Google Workspace e fornisce soluzioni di archiviazione online per imprese di qualsiasi grandezza, oltre a favorire anche la condivisione dei file e l’integrazione con altre applicazioni.
Un servizio di Cloud storage che rispetta le norme imposte dal Gdpr e che si distingue per gli elevati standard di sicurezza e duttilità.
È possibile accedere allo storage tramite qualsiasi sistema operativo fisso o mobile, oltre alla tradizionali interfaccia web utilizzabile tramite qualsivoglia browser.
Cos’è Google Drive per il business
Google Drive è un servizio di archiviazione Cloud e, come tale, si prefigge lo scopo di liberare spazio disco locale tanto sui singoli computer quanto sui server aziendali. Poiché i servizi di Big G sono tra i più diffusi al mondo, chiunque abbia un account Google ha complessivamente 15 GB di spazio di archiviazione gratuiti che può usare anche per archiviare file.
Quando si entra nella sfera delle imprese, però, lo spazio di archiviazione assume un senso specifico valutando la possibilità di condividere i file a riposo (quelli conservati sul Cloud) e quella di integrare altre applicazioni o altre soluzioni per creare un’infrastruttura utile allo svolgimento del business.
Perché usare Google Drive per il business
I parametri più importanti da considerare quando si sceglie una soluzione Cloud Storage per un’azienda sono la mobilità, la sicurezza, la collaborazione e la scalabilità.
Fatto salvo che la mobilità è garantita poiché Google Drive è utilizzabile con qualsiasi sistema operativo e ovunque l’utente si trovi, sicurezza e scalabilità diventano i temi centrali.
La sicurezza, come vedremo, nel caso di Google Drive, va intesa in modo più ampio ma, per il momento, è utile sottolineare che dal punto di vista della conservazione dei file e del traffico che questi generano, lo storage di Google è da considerare una soluzione sicura.
La collaborazione e la scalabilità sono due punti completamente a favore di Google Drive: aumentare o diminuire lo spazio necessario è questione di pochi click, così come lo è estendere o ridurre il numero di utenti che fanno capo alla medesima organizzazione e, parallelamente, la condivisione dei file è semplice e intuitiva.
Resta inalienabile l’atout principale, ossia quello di ridurre (e eliminare) i file server all’interno di un’azienda, con conseguenti risparmi sui costi hardware, software e di manutenzione.
Google Workspace, la suite di servizi di cui Google Drive fa parte, mette a disposizione anche delle applicazioni che sostituiscono la suite di Office di Microsoft, consentendo così di elaborare testi, creare fogli di calcolo, presentazioni e strumenti per le conferenze audio e video, così come un servizio di posta elettronica.
Tutto ciò si trasforma in un ulteriore sgravio per le imprese che ne fanno uso, perché le mette in condizione di ridurre il numero di server destinati alle applicazioni.
I prodotti Microsoft e Google Drive per il business
La convinzione che sia impossibile o per lo meno difficile integrare i file di Microsoft Office in Google Drive è errata.
Google ha rilasciato un apposito plug-in che permette la piena integrazione tra i due mondi, garantendo l’apertura e la modifica di file creati con i prodotti Microsoft (Outlook incluso) senza necessità di convertire i formati dei file stessi. In più, ci sono plug-in per la piena interoperabilità di oltre cento formati tipi di file, incluse le immagini, i file PDF oppure i file CAD.
L’integrazione tra l’emisfero Google e quelli di altre realtà software è abbondantemente garantita da una serie di applicazioni sviluppate da partner selezionati da Big G.
L’amministrazione di Google Drive per il business
Una delle condizioni che favoriscono l’adozione del Cloud è la facilità con cui è possibile svolgere i compiti di amministrazione. Nel caso di Google Drive la gestione è centralizzata e può essere svolta da un pannello intuitivo mediante il quale autorizzare dispositivi, utenti e la condivisione dei file.
Un sistema di amministrazione pensato per essere utilizzato anche da chi non ha approfondite conoscenze della materia e che gode di una knowledge base robusta e di semplice consultazione. Una console mediante la quale svolgere ogni compito essenziale per la corretta gestione del Cloud, limitando anche l’accesso ai file e allo spazio condiviso, affinché vengano rispettate le policy aziendali.
La condivisione di file con Google Drive per il business: sicurezza e compliance
La condivisione dei file, come detto, è completamente gestibile dagli amministratori ed è di facile implementazione e comprensione per gli utenti.
La compliance è “Google made” e ciò è sinonimo di garanzia, perché vengono applicate le norme vigenti nei luoghi in cui i file sono fisicamente conservati, ottemperando anche agli standard più elevati in materia di conformità.
La sicurezza, di contro, merita un approfondimento. Valutando la sicurezza dei file in transito e a riposo, Google risponde pienamente ai criteri essenziali di crittografia e trasporto, tuttavia, il gigante di Mountain View è già finito sulla graticola anche perché, in condizioni particolari, può accedere ai file che conserva per conto dei propri clienti.
Si tratta di un elemento di non poco conto che impone alcune riflessioni a corredo della scelta del provider Cloud aziendale.
È anche vero che, tra le tante applicazioni che Google integra nei propri servizi, esistono sistemi in grado di aumentare la sicurezza come, per esempio, CloudLock o Cryptomator.
Quanto costa Google Drive per il business
Le logiche di abbonamento sono quattro. La prima, chiamata Business Starter, costa 5,75 euro al mese per utente e include 30 GB di spazio di archiviazione, email aziendale e riunioni video fino a 100 partecipanti.
Il piano Business Standard amplia a 150 partecipanti le riunioni video e a 2 TB lo spazio per ogni singolo utente, oltre all’email aziendale. Il costo è di 11,50 euro al mese per singolo utente.
L’abbonamento Business Plus, oltre all’email personalizzata e alle riunioni video fino a 500 partecipanti offre strumenti per la registrazione e il monitoraggio delle partecipazioni alle sessioni webinar. A ciò si aggiungono 5 TB di spazio di archiviazione per utente e il servizio eDiscovery con il quale le organizzazioni possono esportare, cercare e gestire dati nell’ambito di Google Workspace, funzionalità utile anche per la configurazione di regole per l’esportazione e la conservazione di informazioni. Il prezzo è di 17,25 euro per utente al mese.
Il piano Enterprise, il cui prezzo viene rilasciato su richiesta, prevede l’email aziendale, eDiscovery, conservazione, crittografia S/MIME, riunioni video di 1000 partecipanti con registrazione, monitoraggio delle partecipazioni, eliminazione rumore, live streaming interno al dominio e 5 TB di spazio di archiviazione per utente
