La trasformazione digitale che abbiamo vissuto negli ultimi anni ha coinvolto tutti i settori, nessuno escluso. In particolare, la Pubblica Amministrazione si trova a dover affrontare una sfida gigantesca: quella del change management.
L’obiettivo non è solo quello di adattarsi al cambiamento, ma di guidarlo, delineando nuovi percorsi e strategie e promuovendo un approccio proattivo all’innovazione. È necessario un cambio di paradigma: da strutture burocratiche rigide a enti flessibili e orientati agli obiettivi.
Questa evoluzione deve essere sostenuta da competenze specifiche, come il project management e il lavoro per processi. Ma soprattutto, richiede un cambiamento culturale profondo che coinvolga tutti gli attori coinvolti nella transizione amministrativa.
Il change management nella pubblica amministrazione
Nella pubblica amministrazione italiana il change management è un indispensabile approccio sistemico per affrontare le sfide dell’innovazione tecnologica, ma anche quelle del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza.
La necessità di rendere il nostro Paese più competitivo grazie ad una maggiore efficienza dei servizi pubblici richiede, infatti, un approccio dinamico e strategico alla gestione del cambiamento.
La trasformazione dei processi decisionali, la promozione della cultura dell’innovazione e l’implementazione di metodologie agili diventano imperativi per una pubblica amministrazione resiliente e orientata al futuro.
Tuttavia, il cambiamento non può avvenire senza considerare l’elemento umano: coinvolgere e motivare il personale, sviluppare competenze specialistiche e manageriali e creare change agents sono fattori cruciali per garantire il successo delle iniziative di cambiamento.
Abbracciare con determinazione e flessibilità il change management diventa quindi una leva indispensabile per promuovere l’efficienza l’innovazione dei servizi e la soddisfazione dei cittadini e delle imprese.
La necessità di un cambiamento profondo
La pubblica amministrazione italiana si trova in una fase importante di trasformazione e la semplice riforma organizzativa non è sufficiente. È essenziale passare da un approccio basato sul rispetto delle leggi a un approccio orientato al raggiungimento degli obiettivi e dei risultati. In questo contesto, le competenze per la transizione amministrativa diventano un fattore critico per il successo di questa evoluzione.
Al pari delle competenze per la transizione digitale e per la transizione ecologica le competenze per la transizione amministrativa sono centrali nel PNRR, tanto che nel marzo del 2023, il Ministro per la pubblica amministrazione ha adottato la Direttiva “Pianificazione della formazione e sviluppo delle competenze funzionali alla transizione digitale, ecologica e amministrativa promosse dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza”, promuovendo lo sviluppo delle competenze dei dipendenti pubblici funzionali appunto alla transizione digitale, ecologica e amministrativa.
Verso una PA orientata agli obiettivi e ai risultati
Per transizione amministrativa si intende non solo il processo di semplificazione normativa della pubblica amministrazione ma anche la sua capacità di passare da un approccio basato sulle leggi ad un approccio innovativo orientato al raggiungimento degli obiettivi e dei risultati.
La transizione verso un approccio orientato agli obiettivi e ai risultati all’interno della pubblica amministrazione è cruciale per diversi motivi. In primo luogo, sebbene la normativa fornisca un quadro importante per il funzionamento delle istituzioni, focalizzarsi esclusivamente su di essa potrebbe ridurre l’efficacia e l’efficienza dell’azione amministrativa. Lavorare per obiettivi e risultati consentirebbe alla pubblica amministrazione di concentrarsi sull’impatto e sui risultati tangibili per i cittadini e la società nel complesso, piuttosto che solo sul rispetto di procedure e regolamenti.
Inoltre, l’orientamento agli obiettivi è la base per una maggiore flessibilità e adattabilità nella gestione del lavoro. Le normative possono essere spesso statiche e lente nell’adattarsi ai cambiamenti sociali, tecnologici o economici. Invece, lavorare per obiettivi consente una risposta più rapida alle esigenze emergenti e una migliore capacità di adattamento a scenari in evoluzione.
Un altro punto importante è che concentrarsi sui risultati può aumentare la responsabilità e la responsabilizzazione. Gli obiettivi misurabili e i risultati tangibili forniscono una base chiara per valutare le prestazioni e stimolare un maggiore senso di responsabilità all’interno dell’amministrazione.
Infine, lavorare per obiettivi e risultati può favorire una maggiore innovazione e creatività. Si incoraggia il pensiero fuori dagli schemi e si apre la strada a nuovi approcci e soluzioni innovative per raggiungere gli obiettivi stessi.
In sintesi, pur rispettando la normativa, spostare l’attenzione verso obiettivi e risultati consentirebbe alla pubblica amministrazione di essere orientata all’impatto, flessibile, responsabile e innovativa con il fine ultimo di perseguire il benessere della società e dei cittadini.
Quali competenze per la transizione amministrativa
Per affrontare la transizione amministrativa in modo efficace, il personale della pubblica amministrazione deve essere in possesso di un insieme di competenze chiave: soft skills, competenze di project management e per il lavoro per processi.
La transizione amministrativa richiede una serie di soft skills cruciali per gestire efficacemente il cambiamento e promuovere un ambiente di lavoro collaborativo e orientato all’efficienza e all’efficacia.
Le soft skills cruciali
Le soft skills cruciali per gestire questa transizione comprendono:
- Comunicazione efficace: trasmettere chiaramente informazioni e indicazioni, comunicare con colleghi, stakeholder e cittadini, motivare il personale, gestire conflitti e mantenere un flusso costante di informazioni durante il cambiamento.
- Leadership e capacità decisionale: saper guidare e prendere decisioni strategiche, coinvolgendo e ispirando gli altri nel seguire una visione comune.
- Gestione del cambiamento: essere in grado di gestire e adattarsi ai cambiamenti, anticipando le sfide, mitigando i rischi e sviluppando strategie per affrontare il nuovo contesto.
- Empatia e intelligenza emotiva: comprendere le emozioni e le prospettive degli altri per mantenere un clima di fiducia e collaborazione durante il cambiamento.
- Problem-solving: essere in grado di affrontare problemi complessi, pensare in modo creativo e trovare soluzioni innovative per superare gli ostacoli.
- Team-work e collaborazione: lavorare efficacemente in gruppo, incoraggiando la diversità di prospettiva e valorizzando le capacità, le competenze e i talenti di ciascun individuo per poter raggiungere obiettivi comuni.
- Flessibilità e adattabilità: essere pronti a modificare approcci e strategie quando necessario per affrontare le nuove sfide, rivedere e modificare i punti di vista, essere aperti al cambiamento.
- Capacità di negoziazione e gestione dei conflitti: essere in grado di comprendere le posizioni coinvolte nel conflitto, avere capacità di negoziare tra le parti, gestire situazioni di conflitto, raggiungere compromessi per il bene comune.
- Pensiero critico e analitico: valutare in modo critico le informazioni, prendere decisioni informate e analizzare le conseguenze delle azioni.
- Resilienza e gestione dello stress: gestire lo stress personale e organizzativo, guidare gli altri nei momenti difficili, essere resilienti in momenti di incertezza e instabilità.
Sviluppare e coltivare queste soft skills può rendere la transizione amministrativa più efficace, migliorare la gestione del cambiamento e favorire un clima organizzativo più sano e produttivo.
Le competenze di Project Management
Nel processo di transizione amministrativa, oltre alle soft skills, sono essenziali le competenze di Project Management perché consentono di lavorare per obiettivi e risultati. Tra le competenze di project management, che devono essere acquisite dal personale per sostenere la transizione amministrativa, troviamo:
- Pianificazione strategica: sviluppare piani dettagliati per gestire la transizione, identificando gli obiettivi chiave, le risorse necessarie e i tempi di esecuzione.
- Assegnazione delle risorse: allocare in modo efficiente risorse, come personale, tecnologie, budget e tempo, per massimizzare l’efficienza e ottenere i migliori risultati nelle fasi di cambiamento.
- Monitoraggio e controllo: monitorare costantemente i progressi, identificare gli eventuali scostamenti rispetto ai piani e apportare correzioni o adattamenti tempestivi per garantire il successo.
- Gestione dei rischi: identificare, valutare e mitigare i rischi associati alla transizione, aiutando a prevenire possibili problemi e adattare di conseguenza le strategie.
- Coinvolgimento degli stakeholders: coinvolgere e gestire le varie parti interessate in modo efficace, assicurando il supporto e l’allineamento delle diverse visioni.
In sostanza, le competenze di project management offrono strumenti e metodologie per gestire in modo efficiente e organizzato la complessità, facilitando l’implementazione del cambiamento e sostenendo la transizione amministrativa.
Lavorare per processi
Oltre alle soft skills e alle competenze di Project Management, la transizione amministrativa richiede la capacità di lavorare per processi. La focalizzazione sui processi aiuta ad analizzare le attività amministrative, identificando i punti di forza e le aree di miglioramento, per poi semplificarle e ottimizzarle.
Per poter sostenere la transizione amministrativa sono diverse le competenze di lavoro per processi:
- Analisi dei processi esistenti: analizzare in modo approfondito i processi amministrativi esistenti, identificando punti di forza, inefficienze, aree di miglioramento.
- Ridisegno dei processi: ridisegnare i processi, adottando metodologie come il miglioramento continuo o il reengineering, per renderli più efficienti, orientati ai risultati e in linea con gli obiettivi di cambiamento.
- Standardizzazione e documentazione: standardizzare i processi e documentarli in modo chiaro e accessibile per facilitare la gestione delle varie fasi e attività.
- Miglioramento continuo: implementare cicli di miglioramento continuo, valutando regolarmente l’efficacia dei processi e apportando modifiche per adattarsi ai cambiamenti nelle esigenze o nelle situazioni.
- Integrazione tecnologica: integrare nuovi strumenti e soluzioni digitali in modo armonico all’interno dei processi amministrativi, migliorando l’efficienza complessiva.
- Ottimizzazione delle risorse: identificare e ottimizzare l’uso delle risorse, come tempo, denaro e persone, all’interno dei processi, contribuendo a massimizzare l’efficienza.
In sintesi, le competenze nel lavoro per processi sono fondamentali perché consentono di identificare, ottimizzare e gestire i processi amministrativi in modo da adattarli ai cambiamenti, massimizzando l’efficienza e garantendo che l’intera organizzazione si allinei agli obiettivi di transizione e cambiamento.
Il cambiamento culturale necessario per realizzare la transizione amministrativa
Il cambiamento culturale è un aspetto critico per rendere efficace la transizione amministrativa. La cultura organizzativa deve passare da una mentalità orientata alle leggi a una che abbracci l’innovazione, la responsabilità e l’orientamento ai risultati. Ciò richiede tre condizioni.
La prima condizione è una leadership efficace: i dirigenti devono assumere il ruolo di promotori del cambiamento e devono adottare modelli di comportamento innovativo, fornendo un esempio positivo per il personale. Devono essere leader visionari, promotori dell’innovazione tecnologica e organizzativa, sperimentatori di nuovi approcci, progetti, pratiche di lavoro. I dirigenti devono essere i primi a impegnarsi nel processo di cambiamento.
La seconda condizione è la formazione continua in quanto essenziale per garantire che il personale sviluppi costantemente le competenze richieste per la transizione amministrativa. I dipendenti pubblici dovrebbero essere incoraggiati a partecipare attivamente a programmi di formazione, workshop e scambi di buone pratiche, promuovendo così una cultura dell’apprendimento continuo e quindi del cambiamento.
La terza condizione è l’introduzione di sistemi di Incentivazione, che dovrebbero premiare il raggiungimento degli obiettivi e il contributo all’efficienza amministrativa, incoraggiando così il personale a adottare l’approccio fondato su obiettivi e risultati.
Conclusioni
Per intraprendere la transizione amministrativa è indispensabile un impegno condiviso nel promuovere lo sviluppo delle competenze e nell’instaurare una nuova cultura organizzativa. Solo attraverso la collaborazione tra dipendenti, dirigenti e decisori politici sarà possibile trasformare la pubblica amministrazione italiana in un’entità più efficiente e orientata ai risultati.
