La gestione del magazzino fa parte a tutti gli effetti delle strategie di un’impresa e non può essere considerata soltanto come interna perché, essendo il magazzino nevralgico, è un anello di tutta la catena di approvvigionamento (la supply chain) che si situa tra i fornitori e i clienti.
Il magazzino è soprattutto un crocevia di processi e flussi che comprende il ricevimento delle merci, la gestione delle scorte, l’inventario, l’organizzazione dello spazio, la pianificazione delle attività collegate alle merci e, non da ultimo, l’evasione degli ordini.
Ci sono diverse soluzioni software che possono essere prese in considerazione per rendere più fluidi i processi logistici di imprese grandi e meno grandi.
Cos’è la gestione del magazzino
La gestione del magazzino è un processo aziendale che va rivalutato, non solo perché fa da ponte tra gli acquisti e le vendite ma soprattutto perché conferisce alle imprese doti di performance e resilienza, imponendo un’attenta pianificazione delle attività di approvvigionamento, produzione e vendita.
Una gestione accorta e previdente del magazzino consente di supplire a isterie e penurie di materie prime, oltre a permettere lo svolgimento armonico della produzione aziendale, sia che questa sia deputata esclusivamente alla vendita di beni, sia che sia produttrice di beni.
Il magazzino è un anello della catena di distribuzione nel quale confluiscono le merci in arrivo da diversi fornitori), nel quale tali merci vengono stoccate o a loro volta distribuite all’interno dell’azienda e, in uscita, vengono convogliate verso i clienti di riferimento.
Il magazzino è da considerare un’attività critica fatta di procedure metodiche a tratti persino complesse che possono essere riassunte così: la merce giusta al momento giusto nel posto giusto e al minore costo possibile. Il magazzino è di fatto un costo e riempirlo all’inverosimile senza avere contezza delle reali necessità di merci coincide con un’eccessiva immobilizzazione di capitali ed è quindi un principio lontano dalla corretta gestione d’impresa. Come vedremo, fa gioco anche l’automazione di alcune fasi della gestione del magazzino.
Perché è importante
Una buona gestione del magazzino coincide con la capacità di un’azienda di produrre reddito. Può sembrare una forzatura ma, soprattutto per le imprese che vendono online, essere scattanti nel rispondere alla domanda è fondamentale.
Va dato peso anche all’ottica aziendale secondo la quale un approvvigionamento rapido può in parte compensare la leva del prezzo. Per chiarire meglio questo passaggio, un’azienda che dovesse avere necessità di approvvigionarsi di prodotti (siano queste materie per la lavorazione o prodotti finiti) può prediligere la velocità di rifornimento al prezzo di acquisto, naturalmente entro certi parametri. Meglio avere subito ciò che serve, pure spendendo un po’ di più, che rimanere sprovvisti per un periodo di tempo più lungo.
Il magazzino e la sua gestione diventano quindi centrali per le strategie di business e per le capacità commerciali di qualsiasi impresa impegnata nella compravendita o nella produzione di beni. Non di meno, rappresenta un tassello del mosaico di quella digitalizzazione che è ormai imprescindibile per rimanere sul mercato.
Come si fa la gestione del magazzino
Come spesso accade quando si creano flussi e processi aziendali, è opportuno ricorrere alle regole del reverse engineering: si parte dall’obiettivo finale per poi procedere a ritroso fino a sviluppare una procedura mirata, condivisa ed efficace.
L’obiettivo ultimo del magazzino è riassumibile con il termine “efficienza” e da qui occorre partire per stabilire KPI precisi che consentano la gestione fluida e aiutino a valutare l’opportunità o la necessità di automazione di parte dei processi.
Le fasi, elencate in modo assai ampio, vanno suddivise in:
- organizzazione ( e poi supervisione e verifica) dei processi di ricezione delle merci
- stoccaggio (con relative supervisione e verifica)
- controllo dello stock
- preparazione ed evasione degli ordini
- spedizione delle merci in uscita
Un flusso solo apparentemente lineare e scevro di scossoni che può essere tale solo per ciò che è all’interno del magazzino ma che dipende fortemente dai partner commerciali per tutto ciò che attiene le merci in entrate e quelle in uscita. Per esempio, un fornitore può non avere disponibilità di un prodotto (anche semilavorato) oppure i partner logistici possono trovarsi in difficoltà nel distribuire le merci vendute. Ci sono quindi elementi su cui un’azienda non ha controllo e sono questi a meritare uno studio più approfondito e sui quali i software di ultima generazione si concentrano in modo particolare.
Il magazzino, come già detto, è solo uno degli snodi dell’intera supply chain.
La gestione del magazzino e l’Industria 4.0
Il pensiero corre all’Industria 4.0, un concetto ampio nel quale rientrano diverse tecnologie, tra le quali l’Intelligenza artificiale, l’automazione dei processi, i sensori, i robot e i cobot. La supply chain è centrale nella digitalizzazione e, per dare valore a tale affermazione, vale la pena procedere con uno scenario.
Un’azienda del secondario produce scarpe destinate al mercato all’ingrosso. Stabilisce soglie minime di materie prime calcolate sia in base alle necessità di produzione sia in base al costo delle stesse sui mercati di approvvigionamento.
In un particolare momento dell’anno, la domanda da parte dei grossisti aumenta in modo esponenziale e l’impresa deve mostrarsi reattiva nel potere soddisfare le richieste. Una fabbrica digitalizzata unisce i cicli produttivi a quelli logistici e, a seconda delle necessità, alimenta in modo automatico gli acquisti da inoltrare ai fornitori di materie prime. Le logiche di quantità minime di stoccaggio precedentemente impostate diventano così momentaneamente insufficienti e necessitano di essere riviste in modo sostanziale, seppure per un periodo di tempo limitato.
In assenza di queste modifiche, contando sui flussi di approvvigionamento canonici, l’azienda non sarebbe in grado di soddisfare la domanda (per quanto isterica), subendo così danni di natura finanziaria, economica e pure reputazionali.
In questo scenario appare evidente la necessità di automatizzare parte dei flussi che alimentano la supply chain.
Quali sono le prerogative di un buon software per la gestione del magazzino
Tra le tante specifiche che un software per la gestione del magazzino può avere (e può non avere) ce ne sono alcune inalienabili:
- gestione dei limiti di scorta
- funzioni per l’ottimizzazione dello stock e del recupero delle merci
- tracciamento delle merci all’entrata, nella fase di stoccaggio e all’uscita
- possibilità di automazione e flessibilità
- scalabilità
- reportistica
- facilità d’uso.
La necessità che tali software siano integrabili con i gestionali aziendali è data per scontata, perché lo scambio di dati in tempo reale è parte integrante della digitalizzazione in quanto tale. Ciò si estende anche alle piattaforme per le vendite online eventualmente in uso all’azienda.
Cinque software per la gestione del magazzino
Individuare soluzioni tra le tante offerte che il mercato propone può essere compito arduo. Abbiamo testato alcune soluzioni che rispettano le prerogative inalienabili citate poco sopra e che coprono le esigenze di diverse realtà aziendali.
Iniziamo dalle piccole e medie aziende che operano nel commercio. Tra le soluzioni spicca quella di Danea, che lega tra loro la gestione del magazzino e la fatturazione e che, pure guardando principalmente a imprese medio piccole, può essere adatta anche alle organizzazioni più grandi. La tracciabilità è uno dei punti di forza di questa soluzione, pensata proprio per quei commerci che dettagliano i prodotti che vendono (taglie, colori, misure, eccetera) e che hanno necessità di conoscere le disponibilità dei rispettivi fornitori o di altri punti vendita.
I prezzi variano da 168 euro a 396 euro l’anno (a cui occorre aggiungere l’Iva) ed è possibile utilizzare una versione dimostrativa per testarne le potenzialità.
Easy WMS di Mecalux guarda invece ad aziende che hanno flussi di magazzino più importanti e massicci. Consente di snellire le procedure grazie agli automatismi e garantisce l’ottimizzazione degli stoccaggi. È una soluzione usata da giganti dell’industria (anche automobilistica) che può soddisfare ogni esigenza. Un prodotto costantemente aggiornato e flessibile, Mecalux dispone di un nutrito gruppo di collaboratori formato per seguire i clienti e adattare la soluzione alle esigenze specifiche di ognuno di questi.
Infolog propone Intellimag, una soluzione evoluta che si applica trasversalmente al secondario (quindi a imprese che producono beni) e alle imprese che producono servizi. Risulta uno strumento adatto anche per la vendita online perché si integra bene con altri applicativi e, non di meno, favorisce l’automazione dei processi. I prezzi sono resi noti dietro espressa richiesta.
La visione del magazzino secondo Datalog è soprattutto incentrata sui prodotti che vi transitano, con una cura quasi ossessiva di ogni singolo articolo che, grazie agli strumenti che include, può essere etichettato, catalogato e rintracciato in diversi modi, offrendo così un elevato grado di flessibilità e adeguandosi alle necessità di un ampio parterre di aziende. È possibile organizzare una demo e, poiché fa parte di una suite di software per le imprese, favorisce lo scambio e l’interazione di dati. È uno strumento più che adatto a chi sfrutta uno dei tanti moduli forniti dalla stessa Dialog, azienda nota in tutta Italia.
ODATiO di Savoye è tra i gestionali per il magazzino più completi che il panorama offre. Si presenta con un’architettura modulare che mette l’accento sull’automazione dei sistemi, garantendo agilità e scalabilità. È disponibile in diverse versioni che coprono le esigenze delle imprese che lavorano on premise oppure che preferiscono le infrastrutture Cloud. I flussi dei dati di magazzino vengono sincronizzati con altri software in uso all’azienda e ciò ha ricadute positive soprattutto per quelle organizzazioni che fanno riferimento a soluzioni software di diversa natura.
