Smart working, da aprile serve l’accordo individuale: ecco cosa cambia

Dal primo aprile 2024 per lavorare in smart working sarà necessario stipulare, o aver stipulato, un accordo individuale tra lavoratore e azienda, al quale dovranno seguire le necessarie comunicazioni telematiche da parte del datore di lavoro.

In caso di ritardo nella comunicazione, si rischia una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ciascun lavoratore non regolarmente inquadrato.

Smart working, cosa cambia dal primo aprile 2024

Occorre per tutti dunque la sottoscrizione di un accordo individuale tra lavoratore e datore di lavoro, come previsto dall’art. 19 della L. n. 81/2017.

Non è più concesso in alcun modo e per nessuna categoria di lavoratore il regime semplificato, cioè senza accordo e per le vie brevi. Ciò evidentemente non significa né che i fragili abbiano minor tutela, né tanto meno che essi non siano più contemplati: semplicemente, vengono uniformate le regole. Ne consegue che tutte le comunicazioni (di attivazione) debbono essere inviate in via telematica seguendo il canale ordinario, pena la sanzione.

Il ritorno al regime ordinario vuol dire, in altri termini, una modalità di svolgimento della attività lavorativa che ha lo scopo di “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e lavoro”.

Quindi, il lavoratore non potrà più pretendere di lavorare da remoto nè il datore di lavoro potrà imporlo unilateralmente.

Stop definitivo a proroghe e regimi semplificati dell’epoca Covid

In materia di smart working, nonostante il superamento della pandemia, alcune categorie di lavoratori, come sappiamo, hanno continuato a godere di un regime “semplificato”. L’ultima proroga (contenuta nel Decreto Anticipi convertito nella L. 191/2023) è stata fissata al 31 marzo 2024 (ex art. 18 bis della citata legge) e per il solo settore privato e, segnatamente in favore di sole due tipologie di lavoratori:

• i dipendenti con almeno un figlio under 14 a condizione che nel nucleo familiare non vi sia un genitore già beneficiario di altri strumenti di sostegno al reddito per sospensione o cessazione dell’attività;
• i lavoratori cd “fragili” così definiti sulla base di valutazioni dei medici competenti e a causa dell’età avanzata ovvero di fattori derivanti da immunodepressione, patologie oncologiche, terapie salvavita/comorbilità.

Il regime speciale per questi è dato sostanzialmente da due fattori, da un lato la semplificazione anche in assenza di accordi individuali scritti, ma pur sempre nel rispetto degli obblighi informativi in materia di salute e sicurezza sul lavoro, e dall’altro la tutela.

Fino al 31 marzo 2024 è possibile ricorrere allo smart working agevolato per il solo comparto privato e a condizione che, si ripeta:

• nel nucleo familiare non vi sia l’altro genitore già beneficiario di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell’attività lavorativa;
• non vi sia in famiglia un genitore non lavoratore.

In entrambi i casi, è evidente che l’accesso allo smart working sia ammesso purché compatibile con la mansione. Analogalmente, la stessa regola vale anche per i lavoratori (privati) genitori di under 14.

Smart working per genitori lavoratori e caregiver

Dal primo aprile 2024 i datori di lavoro pubblici e privati sono tenuti a riconoscere priorità alle richieste di esecuzione del rapporto di lavoro in modalità agile, qualora queste richieste vengano presentate da lavoratrici/lavoratori che abbiano o un disabile a carico in situazione di gravità accertata ex lege 104/1992; ovvero con figli fino ai 12 anni di età.

Ancora, in presenza di figli disabili, qualora il figlio “abbia una minorazione, singola o plurima, che abbia ridotto l’autonomia personale, correlata all’età, in modo da rendere necessario un intervento assistenziale permanente, continuativo e globale nella sfera individuale o in quella di relazione”; e non di meno per agevolare il cd caregiver cioè assistente familiare di un soggetto che, a causa di malattia, infermità o disabilità, anche croniche o degenerative, non sia più autosufficiente.

Contenuto dell’accordo individuale

L’accordo individuale di smart working deve contenere alcuni elementi, previsti dall’art. 19 della L. 81/2017 in combinato disposto con il famoso Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile del 7 dicembre 2021.

Per quanto riguarda il contenuto dell’accordo individuale, è necessario che questo abbia:

1. “la durata, che può essere a termine o a tempo indeterminato;
2. le modalità di alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
3. i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;
4. gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
5. le modalità di utilizzo degli strumenti di lavoro;
6. i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
7. le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/70) che dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
8. l’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
9. le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali”.

Alcune precisazioni al riguardo dei detti punti di norma. Anzitutto, sul luogo; andrebbe contemplata la possibilità, in sede di accordo individuale, di permettere lo svolgimento di smart working all’estero, per quanto tale circostanza non sia così pacifica. I dubbi infatti risiedono più che altro nella difficoltà di gestire profili fiscali, contributivi e assicurativi.

Circa i profili fiscali,l’Agenzia delle Entrate – AdE, con una circolare, avrebbe ammesso lo svolgimento all’estero di lavoro agile attenzionando le questioni IRPEF.

Mentre sui profili contributivi, l’INPS dal canto suo avrebbe fornito alcuni chiarimenti in merito all’Accordo quadro multilaterale onde disciplinare gli aspetti legati alla legislazione di sicurezza sociale da applicare nei casi di telelavoro transfrontaliero.

Come fare le comunicazioni obbligatorie

Da ultimo, analizziamo le comunicazioni obbligatorie in mancanza delle quali scattano le sanzioni.

Dunque, i datori di lavoro del comparto privato dovranno inviare la comunicazione d’inizio periododella prestazione in modalità agile o di proroga entro 5 giorni successivi all’inizio della prestazione in modalità agile ovvero dall’ultimo giorno comunicato prima dell’estensione di tale periodo.

Mentre per i datori di lavoro del settore pubblico nonché le agenzie di somministrazione – AdS il termine di comunicazione è fissato entro il 20 del mese successivo a quello di inizio dell’attività agile.

Dal punto di vista procedurale, tali comunicazioni devono essere inviate telematicamente mediante l’ordinaria procedura con l’applicativo sul portale Servizi Lavoro, accessibile tramite SPID e CIE.

Se i datori di lavoro (privati e pubblici nonché le AdS) non rispetteranno tali termini, ecco che scattano le sanzioni pecuniarie da € 100,00 a € 500,00 per ogni lavoratore.

Insomma, attenzione alle scadenze e a tutto quanto sopra delineato, se si vuole essere in regola.