Scuola e privacy: come gestire in sicurezza riunioni e lavoro a distanza

La pandemia da Covid-19 ha accelerato l’adozione del lavoro a distanza in molti settori, sia pubblici che privati.

Precedentemente considerato un privilegio o una necessità limitata a specifici ambiti professionali, il “remote working” si è rapidamente imposto come una valida opzione anche a seguito del periodo di emergenza sanitaria.

Questa nuova modalità operativa deve però essere contemperata con il rispetto degli obblighi di riservatezza sottesi alla corretta esecuzione del rapporto di lavoro, specie se, come spesso capita, l’attività viene svolta presso la propria abitazione.

In questo caso occorre evitare che soggetti non titolati (come ad esempio i familiari del lavoratore) abbiano accesso a informazioni riservate che non devono essere divulgate a terzi.

Anche la scuola è fortemente interessata da questo fenomeno: basti pensare ad esempio al ricorso sempre più massiccio a forme di collegamento da remoto per lo svolgimento delle riunioni tra i docenti.

Le riunioni da remoto

Nel nuovo Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro del personale del comparto Istruzione e Ricerca, firmato il 18 gennaio 2024, è prevista un’importante novità, ossia la possibilità di svolgimento a distanza di attività funzionali all’insegnamento, che non abbiano carattere deliberativo.

L’art. 44, al comma 6, ha poi introdotto l’opportunità per le singole scuole di prevedere, con regolamento d’istituto, la possibilità di svolgere a distanza le due ore di programmazione didattica collegiale prevista per gli insegnanti della primaria dall’art. 43 del nuovo CCNL.

Oltre a ciò, è prevista la possibilità di svolgere online le riunioni del collegio docenti e delle attività collegiali dei consigli di classe, anche se aventi carattere deliberativosulla base dei criteri definiti dal MIM, previo confronto previsto dall’art. 30, comma 9, lett. a) del CCNL.

Pertanto, possono svolgersi a distanza:

• le due ore di programmazione didattica collegiale previste per i docenti della primaria;

• la partecipazione alle riunioni collegiali che non rivestono carattere deliberativo;

• riunioni a carattere deliberativo (regolamentate dalla scuola, sulla base dei criteri stabiliti dal Ministero dell’Istruzione e del Merito, previo confronto con le organizzazioni sindacali).

Vista e considerata l’importante mole di informazioni – potenzialmente avente ad oggetto dati particolari – che possono essere scambiate in occasione di tali riunioni, è necessario che le scuole che intendano prevedere incontri online aggiornino i propri regolamenti d’istituto, fornendo al personale docente istruzioni dettagliate su come comportarsi affinché sia assicurata e garantita la privacy di tutti gli interessati, direttamente o indirettamente coinvolti.

Occorre quindi che i regolamenti d’istituto vengano integrati mediante disposizioni che, ad esempio, prevedano:

• il divieto di fare fotografie o fotocopie di documenti contenenti dati personali degli interessati, se non autorizzati (sono da vietare anche le registrazioni vocali, i video e le fotografie delle riunioni, se non autorizzate);

• il divieto di diffondere o comunicare a terzi il contenuto delle riunioni a distanza, se non autorizzati;

• l’obbligo di utilizzo delle cuffie se si partecipa alle riunioni a distanza, onde evitare che soggetti non autorizzati sentano il loro contenuto;

• l’obbligo di effettuare il collegamento alla riunione a distanza da un luogo isolato, in cui non siano presenti soggetti estranei alla scuola.

Il lavoro a distanza per gli assistenti amministrativi e i tecnici

Oltre alla possibilità di svolgimento a distanza delle attività funzionali all’insegnamento, il nuovo CCNL ha introdotto la possibilità di regolamentare il lavoro online per quanto riguarda il personale ATA e i tecnici.

Nel nuovo CCNL sono normate due forme di lavoro a distanza:

• il lavoro agile, di cui alla legge n. 81 del 2017, si caratterizza per essere una forma di lavoro flessibile, senza precisi vincoli di orario o di luogo;

• il lavoro da remoto, che invece avviene con vincolo di tempo, e nel rispetto dei degli obblighi derivanti dallo svolgimento della prestazione lavorativa presso la sede dell’ufficio.

Laddove vengano adottate politiche per il lavoro a distanza, il Dirigente Scolastico – in quanto assimilato al datore di lavoro – è il responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al personale per lo svolgimento delle attività.

Il DS deve perciò impartire specifiche istruzioni, volte a tutelare la riservatezza dei dati oggetto di trattamento, concordando previamente con il lavoratore il tempo e i luoghi (ad esempio: dal domicilio, o in coworking) in cui egli potrà svolgere le proprie mansioni, assicurandosi che vengano eseguite in posti in cui sia possibile garantire la più assoluta riservatezza per i dati e le informazioni trattate.

L’accordo disciplinante l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali dell’amministrazione dovrà avere carattere individuale ed essere stipulato per iscritto, ai fini della sua prova e regolarità amministrativa.

Che si tratti di lavoro agile o da remoto, l’accordo deve inoltre contenere almeno i seguenti elementi essenziali:

• durata (il lavoro può essere a termine o a tempo indeterminato);

• modalità di svolgimento della prestazione fuori dal luogo abituale, con indicazione delle giornate da svolgere in sede o a distanza, ferma restando la possibilità di adeguare la calendarizzazione alle esigenze operative che di volta in volta possono presentarsi;

• modalità di recesso (motivato, se a iniziativa dell’amministrazione), che deve avvenire con un termine non inferiore a 30 giorni, salve le ipotesi di giustificato motivo previste dall’art. 19 della legge n. 81 del 2017;

• i tempi di riposo (che in ogni caso non devono essere inferiori a quelli previsti per l’attività in presenza) e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;

• le modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal lavoratore all’esterno dei locali dell’amministrazione nel rispetto di quanto disposto dall’art. 4 della legge n. 300 del 1970 e s.m.i.;

• l’impegno del lavoratore a rispettare le prescrizioni indicate nell’informativa sulla salute e sicurezza sul lavoro agile ricevuta dall’amministrazione;

• l’elenco della strumentazione che l’amministrazione intende fornire al lavoratore per la durata dell’accordo individuale.

In presenza di un giustificato motivo ciascuno dei contraenti può recedere dall’accordo senza preavviso, indipendentemente dal fatto che lo stesso sia a tempo determinato o indeterminato.

Alcune istruzioni per trattare i dati a distanza

In particolare, con riferimento alle misure di sicurezza e alle istruzioni da fornire ai dipendenti in caso di lavoro a distanza, si suggeriscono a titolo esemplificativo le seguenti:

• trattare i dati personali nel rispetto delle istruzioni scritte e orali fornite dalla scuola e ai sensi della normativa privacy (D.lgs. 196/2003 e Regolamento UE 2016/679);

• rispettare gli obblighi di riservatezza ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 16 aprile 2013, n. 62, “Regolamento recante codice di comportamento dei dipendenti pubblici”;

• porre ogni cura per evitare che ai dati e agli strumenti lavorativi possano accedere persone non autorizzate presenti nel luogo di prestazione fuori sede;

• procedere a bloccare il PC in dotazione in caso di allontanamento dalla postazione di lavoro, anche per un intervallo di tempo limitato;

• alla conclusione della prestazione lavorativa giornaliera, conservare i documenti stampati, provvedendo alla loro eventuale distruzione – con trita documenti – solo una volta rientrati presso la abituale sede di lavoro;

• qualora, in via d’eccezione, al termine del lavoro risulti necessario trattenere presso il proprio domicilio materiale cartaceo contenente dati personali, riporlo in armadi, cassetti o altri contenitori muniti di serratura;

• utilizzare collegamenti internet privati e non wi-fi aperti e pubblici (inoltre, si segnala che la connessione dovrà essere di velocità adeguata per permettere lo svolgimento dell’attività lavorativa);

• custodire con diligenza la documentazione utilizzata, i dati e gli strumenti tecnologici messi a disposizione dal datore di lavoro;

• relativamente all’accesso in modalità remota al server della scuola, utilizzare esclusivamente il software fornito (la password dovrà essere mantenuta segreta e inaccessibile, onde evitare accessi non autorizzati).

Conclusioni

Trattandosi di una tematica inerente il trattamento dei dati personali, è opportuno che le scuole coinvolgano il loro DPO per raccoglierne l’opinione, sia in merito alla regolamentazione delle riunioni online che dello svolgimento a distanza del lavoro, in ragione delle potenziali ricadute che vi potrebbero essere sui diritti delle persone interessate (alunni, molto spesso minori).