L’integrazione dei trust service nei processi di gestione documentale rende i workflow più efficienti, con impatti positivi su tutta l’organizzazione del lavoro in azienda, sui servizi offerti ai clienti e sulla propria catena di approvvigionamento. Avere la Pec, le firme elettroniche, la conservazione digitale e le marche temporali nello stesso ambiente in cui si scambiano e modificano i documenti è una leva di innovazione e una garanzia sulla certezza del valore legale di atti, contratti e moduli gestiti.
Tuttavia, per valorizzare al meglio i benefici di questa integrazione è importante non concentrarsi solo su di essa, dunque non bisogna commettere l’errore di pensare di attuare la trasformazione digitale semplicemente con l’acquisto di una soluzione tecnologica. Al contrario, è utile contemplare i processi documentali nel loro insieme, reingegnerizzandoli con un approccio digital by design grazie al supporto di un partner competente e un’architettura in cloud che permetta di raggiungere alti livelli di scalabilità, flessibilità e personalizzazione.
Gestione documentale e trust service, tutti i vantaggi dell’integrazione
L’integrazione dei servizi fiduciari nei processi documentali conduce all’ottimizzazione delle attività svolte in azienda e legate a documenti strategici, come contratti, verbali, report strategici. Dato il numero di documenti che ogni giorno le aziende di qualsiasi dimensione gestiscono e la loro importanza per il business, più i processi legati a questi sono efficienti maggiori saranno i benefici impatti su tutta l’organizzazione.
Nel dettaglio, disporre di una soluzione che integri trust service e gestione documentali permette di:
- Avere la garanzia del valore legale dei documenti in ogni fase della loro gestione,
- Assicurare una gestione documentale compliant alle norme sulla privacy e sulla data protection, aspetti da non trascurare considerando la necessità di garantire la sicurezza dei dati e l’adeguamento al GDPR,
- Migliorare la sicurezza: considerando le tendenze globali di crescita delle minacce cyber in qualunque settore, questo aspetto non va trascurato e, del resto, poter gestire ogni fase del processo documentale in un unico flusso e ambiente di lavoro permette di ridurre i fattori di rischio,
- Aumento dell’efficienza: l’integrazione rende i flussi di lavoro più semplici, snelli e veloci,
- Gestione delle risorse più efficace, in quanto il personale potrà collaborare in maniera più facile e sicura ai diversi passaggi legati alla gestione del documento, evitando anche i rischi legati agli errori umani.
L’integrazione dei trust service nel gestore documentale è quindi sicuramente uno strumento capace di innovare attività tanto importanti e strategiche per le aziende. Tuttavia, è fondamentale ricordare che senza intervenire sul processo stesso, ridisegnandolo e ottimizzandolo in chiave totalmente digitale, non sarà possibile attuare una completa transizione digitale.
Come la reingegnerizzazione dei processi supporta la trasformazione digitale
Infatti, per concretizzare una vera trasformazione digitale non è sufficiente disporre di una soluzione tecnologica che, semplicemente, permetta di svolgere con supporto digitale operazioni che vengono gestite in maniera identica in modalità analogica, anche se apportando semplificazioni e migliorie. Un modello di questo genere non comporta una vera rivoluzione per l’azienda: bisogna invece reingegnerizzare i processi. È quindi necessario adottare un approccio digital by design ed è assolutamente necessario affidarsi a un partner esperto, per:
- Comprendere quali sono gli obiettivi dell’azienda, le necessità da soddisfare e studiare in che modo tutto ciò può essere perseguito,
- Valutare lo stato dell’arte, cioè analizzare i passaggi presenti nei processi attualmente svolti dall’azienda, quali si possono mantenere e quali vanno eliminati in virtù di una miglioreefficienza,
- Implementare un’infrastruttura in cloud, per avere la certezza di flessibilità, scalabilità e sicurezza, consentendo di adottare un approccio a microservizi e quindi di garantire un alto livello di personalizzazione delle applicazioni,
- Individuare come la tecnologia può supportare il cambiamento, scegliendo le soluzioni più adatte: un esperto è fondamentale per gestire adeguatamente questa fase e assicurarsi di stanziare solo il budget utile per acquistare soluzioni veramente necessarie, senza sprechi,
- Ottimizzare la gestione degli aspetti legati alla cybersecurity e alla protezione dei dati.
Attraverso questi passaggi è possibile attuare una profonda e vera trasformazione dei processi aziendali, rivoluzionando il modo in cui si svolgono le attività quotidiane. In questo contesto, in un’ottica di efficacia e nell’ambito della valutazione degli strumenti per concretizzare l’innovazione, si inserisce anche la scelta di impiegare soluzioni integrate, come appunto un gestore documentale che abbia al proprio interno anche i servizi fiduciari.
Trust service e gestione documentale, la partnership tra Aruba enterprise e Siav
Considerando questo approccio, la partnership tra Aruba enterprise e Siav punta a spingere la trasformazione digitale delle aziende, proprio adottando un approccio digital by design e reingegnerizzando i processi di gestione documentale.
L’infrastruttura in cloud messa a disposizione da Aruba consente di beneficiare di tutti i vantaggi in termini di flessibilità, scalabilità e affidabilità di una soluzione SaaS, con la garanzia inoltre di processi sempre GDPR compliant e sicuri. Tutti i server Aruba infatti, ricordiamo, si trovano su territorio italiano, i dati non vengono trasferiti all’estero e questo assicura l’adeguamento alle norme europee sulla protezione dei dati.
I trust service di Aruba, cioè la Pec – Posta elettronica certificata, le firme elettroniche, la conservazione digitale e anche le marche temporali, sono integrate nella soluzione di gestione documentale Connect di Siav, per consentire alle imprese di svolgere in modo più rapido, efficiente e sicuro i processi di gestione documentale, avendo certezza della tutela del valore legale dei documenti gestiti, in ogni fase del procedimento. Grazie alla partnership tra i due provider, infatti, senza cambiare ambiente di lavoro è possibile inviare un documento via Pec, applicarvi una firma o una marca, inviarlo al sistema di conservazione, il tutto nello stesso workflow in cui si è gestito ogni passaggio, dalla creazione o acquisizione del documento alla sua condivisione.
La soluzione, a proposito, favorisce anche un approccio collaborativo, la cui sicurezza è garantita dal gestire i contributi nel flusso di lavoro, senza dover scaricare o inviare il documento in altri ambienti. Tutto ciò si traduce in maggiore efficienza.
Articolo realizzato in partnership con Aruba enterprise
