Le azioni per garantire un futuro sostenibile partono anche dalle attività quotidiane negli uffici pubblici. I processi amministrativi rischiano infatti di avere un impatto ambientale importante, se svolti con modalità analogiche e tradizionali. Ridisegnarli, per puntare all’ottimizzazione dei workflow e dunque a una completa digitalizzazione di ogni fase, comporta benefici in questa direzione, ma anche vantaggi operativi. Situazioni testate anche dall’Università di Verona, che ha ridotto della metà il tempo di gestione della modulistica reingegnerizzando i relativi processi.
Trasformazione digitale dei processi, perché è leva di un futuro sostenibile
Le transizioni digitale ed ecologica nelle pubbliche amministrazioni possono essere affrontate insieme e, del resto, la sostenibilità trova concretizzazione anche nell’adozione di soluzioni tecnologiche che permettano di svolgere in maniera dematerializzata e ottimizzata le attività, riducendone l’impatto ambientale. Banalmente, un passo importante è abbandonare la carta: “Digitalizzando i processi si usa meno carta, con un impatto positivo sull’ambiente e un risparmio di risorse vegetali – racconta Marco Trainotti, funzionario responsabile dell’Unità organizzativa gestione sistemi informativi dell’Università di Verona -. I benefici si riscontrano anche sul fronte del consumo di energia, perché gestire un processo contemplando l’uso della carta è un’attività più energivora di un processo totalmente digitale, più rapido ed efficiente”.
Scelte di ogni giorno che contribuiscono inoltre all’adeguamento agli indirizzi dell’Unione Europea, in particolare in relazione al Decennio digitale europeo che prevede, tra i suoi obiettivi, anche la digitalizzazione dei servizi pubblici, e al Green deal, che fissa al 2050 l’abbattimento delle emissioni di gas serra nei Paesi membri.
Come ridurre le emissioni con workflow efficienti
In questo scenario, alcune azioni concrete per ridurre le emissioni nocive e dunque limitare l’impatto ambientale dei processi negli uffici pubblici sono:
- Condivisione e riuso delle soluzioni digitali, per attuare un approccio circolare alle tecnologie impiegate per il funzionamento dei servizi,
- Eliminazione della carta in favore di documenti dematerializzati o nativi digitali, per contribuire alla riduzione dell’abbattimento degli alberi,
- Riduzione dei tempi di gestione delle pratiche, in modo da utilizzare meno energia per i processi,
- Realizzare un ambiente collaborativo virtuale, per favorire l’accesso ai documenti e il coinvolgimento nei processi senza la necessità di spostarsi per presenziare di persona, con utilizzo di soluzioni di mobilità che possono contribuire all’emissione di anidride carbonica.
Al centro di queste scelte c’è la valorizzazione dei dati, che devono essere condivisi facilmente tra le diverse unità di un’amministrazione pubblica per garantire “una maggiore efficienza operativa – racconta Raffaella Sivi, funzionaria dell’Unità organizzativa gestione sistemi informativi dell’Università di Verona -. Ciò può essere fatto andando a utilizzare api e web service per facilitare le comunicazioni e l’interscambio delle informazioni”. Un altro aspetto rilevante è quello relativo al riuso delle soluzioni digitali: “Una pratica fondamentale nel contesto della trasformazione digitale, perché punta ad adottare soluzioni già in uso, collaudate, con un importante risparmio di tempi e costi oltre a maggiore affidabilità – prosegue Sivi -. Inoltre, questa pratica porta ad avere maggiore scalabilità, per cui le soluzioni vengono adattate alle esigenze crescenti del mercato. Tutto questo contribuisce ad avere un minore impatto energetico ed ambientale, implementando un approccio più sostenibile all’innovazione”.
Come l’Università di Verona punta sui processi per un futuro sostenibile
Spunti che l’Università di Verona ha adottato per rivoluzionare i propri processi amministrativi in un’ottica di sostenibilità. La trasformazione si è concretizzata attraverso l’introduzione delle soluzioni tecnologiche elixForms ed elixPro del provider Anthesi, per digitalizzare la modulistica e i processi ad essa associati in diversi ambiti, dalle richieste di badge alle istanze per avanzamenti di carriera. I processi sono stati ridisegnati in modo da diventare più rapidi ed efficienti, eliminando fasi ridondanti e valorizzando l’automazione di aspetti come l’inserimento dei dati, la protocollazione e l’applicazione della firma. Come racconta Sivi, “non si tratta solo di eliminare un modulo cartaceo e trasformarlo in un form digitale, bisogna rivedere l’intero processo che lo coinvolge. È stato quindi fatto un lavoro di riorganizzazione generale per rendere i flussi di lavoro più efficienti, semplici e veloci”. In questo modo “non è più necessario fare attività di data entry, che può condurre a tempi più lunghi di gestione delle pratiche e a errori di inserimento, perché gli utenti si connettono con Spid e le loro informazioni personali vengono recuperate e inserite in automatico. Ora servono mediamente tre minuti per compilare un modulo, in certi processi si risparmia oltre il 50 per cento del tempo che prima era necessario”. Al momento, l’ateneo ha “digitalizzato oltre un centinaio di moduli nel contesto di processi relativi ad ambiti fiscali, finanziari, risorse umane e riguardanti studenti e personale dell’università – ha aggiunto Trainotti -. Con elixForms riusciamo a indirizzare gli utenti in modo che compilino in maniera corretta i moduli, aiutando così anche i colleghi degli uffici ad avere dati di qualità”.
Approccio sostenibile e scenario futuro
Tra i processi rivoluzionati dall’approccio digitale e sostenibile, quello relativo al libretto delle competenze e quello per le progressioni di carriera.
Riguardo al primo, Sivi racconta: “Le soluzioni di Anthesi ci hanno aiutati sia nella raccolta dei dati, svolta in maniera automatica e in tal modo condivisi a livello ministeriale, sia a rendere il processo di autorizzazione più semplice e ad allegare i documenti necessari. Prima, i dati venivano condivisi in maniera poco strutturata, via e-mail per esempio, con il rischio di perderli”.
Il modulo e il processo per fare la richiesta di progressione interna all’ateneo sono stati tra i primi a venire digitalizzati: “In passato usavamo i moduli cartacei e ognuno doveva inserire la propria posizione lavorativa, dire con estrema precisione da quanti anni era stato assunto, una condizione che portava a errori, lungaggini e inaffidabilità – precisa Trainotti -. Con i sistemi di Anthesi e lo sviluppo interno di alcuni web service si recuperano invece tutti i dati necessari in maniera molto semplice e rapida, le informazioni non devono essere inserite manualmente. Questo ci ha portati anche a stilare con maggiore facilità le graduatorie”.
Contenuto in partnership con Anthesi
