Alla fine di luglio 2024 è stato pubblicato il Bando PNRR sul sito di Padigitale per l’adesione ad ANSC, cioè l’Archivio Nazionale di Stato Civile, che si collega alla banca dati dell’Anagrafe Nazionale e completa la trasformazione digitale dei dati e documenti che riguardano lo status giuridico della persona: quindi si aggiungono ai dati di residenza anche ciò che riguarda nascita, matrimonio, cittadinanza e morte.
A marzo 2023 è iniziata una sperimentazione con 12 Comuni, di cui una parte utilizza la web app e una parte utilizza l’integrazione con i back office.
Secondo il Dipartimento della Trasformazione Digitale, “Con l’introduzione dello stato civile digitale, gli operatori potranno disporre di un sistema unico e centrale in cui non sarà più necessario effettuare trascrizioni degli atti tra diversi Comuni e molte annotazioni saranno generate automaticamente.
Questo varrà anche per gli aggiornamenti anagrafici dovuti ai cambi di stato civile con un allineamento in tempo reale della situazione anagrafica con lo stato civile.
In questo modo i cittadini potranno ottenere i propri certificati di stato civile sempre aggiornati e in tempi ridotti, semplicemente accedendo al portale ANPR.”
L’archivio di Stato Civile digitale era già previsto nel DPR 396/2000, poi rimasto inattuato; è stata poi aggiunta una norma nel CAD (art. 62 comma 2 bis – D. Lgs. 82/2005), che prevede appunto l’estensione di ANPR.
La normativa specifica si ritrova nel Decreto 18 ottobre 2022 del Ministero dell’Interno, che contiene le disposizioni su “Aggiornamento della piattaforma di funzionamento dell’Anagrafe nazionale della popolazione residente per l’erogazione dei servizi resi disponibili ai comuni per l’utilizzo dell’Archivio nazionale informatizzato dei registri dello stato civile.”
Cosa cambia con l’archivio digitale
Lo Stato Civile digitale permette di eseguire le annotazioni sugli atti di stato civile in modalità telematica, evitando la comunicazione degli atti tra Comuni, e quindi riducendo sensibilmente gli adempimenti degli operatori; con lo stesso sistema, sono digitalizzate le comunicazioni rivolte agli Ufficiali di Anagrafe, per l’aggiornamento di competenza.
A partire dalla data di adesione, l’annotazione viene gestita attraverso un sistema di etichette create da ANSC e apposte sull’atto cartaceo.
La previsione dello switch off
Molto importante la previsione dello switch off, in modo da evitare il “doppio binario”, quindi si utilizza il cartaceo solo per le emergenze date dall’eventuale blocco di sistema (che dopo quasi un anno di servizio della sperimentazione non è ancora capitato, per inciso).
Il pregresso non viene digitalizzato, il Comune non ha l’obbligo di trasferire i dati precedenti in ANSC.
La firma degli atti
I cittadini possono firmare gli atti o con la firma autografa previa stampa del documento, o con SPID / CIE (fornendo la propria mail all’USC, a cui viene inviato un link con cui apporre la sottoscrizione).
Infatti, all’art. art. 6 comma 8 del Decreto, si afferma che “Quando è prescritta dall’ordinamento vigente la sottoscrizione dell’atto dello stato civile da parte dei dichiaranti e dei testimoni, l’ufficiale dello stato civile, tramite le funzionalità messe a disposizione per l’utilizzo dell’ANSC, acquisisce la sottoscrizione dei medesimi, anche mediante la modalità prevista dall’art. 65, comma 1, lettera b) del CAD ovvero ai sensi dell’art. 20, comma 1-bis, del CAD – cioè con SPID/CIE/CNS o firma digitale, o altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata.
L’ufficiale dello stato civile può altresì acquisire la sottoscrizione autografa dei dichiaranti e dei testimoni; in tale ipotesi, fa copia su supporto informatico del documento analogico corrispondente, ai sensi degli articoli 21, comma 2-ter e 23-ter del CAD, e la allega all’atto dello stato civile.
In una prima fase, sarà necessaria una campagna informativa a supporto dei cittadini, finalizzata a spiegare la necessità di dotarsi di credenziali di identità digitale o dispositivi di firma, in modo da avere fin da subito l’atto in formato digitale.
L’obbligo di conservazione dell’originale del documento
Ai sensi dell’art. 22, comma 4, e dell’art. 23-ter, comma 3, del CAD, l’obbligo di conservazione dell’originale del documento così allegato è soddisfatto e viene meno il conseguente obbligo di conservazione dei documenti originali analogici.
A questo fine, ogni Ufficiale di Stato Civile sarà dotato di una firma digitale remota, a breve sarà attivata una procedura di distribuzione delle firme a livello centrale.
La firma ha il compito di blindare l’atto di stato civile compiuto dall’ufficiale di stato civile e quindi di permettere la conservazione sostitutiva degli atti – senza obbligo di conservazione dell’originale.
L’eliminazione della produzione di documenti cartacei
Quindi un altro effetto positivo è costituito dall’eliminazione della produzione di documenti cartacei e quindi la riduzione importante dei registri cartacei, che potranno essere utilizzati solo in caso di blocco del sistema – per cui è prevista la pubblicazione di un’apposita comunicazione sul sito (Art. 10 del Decreto).
La conservazione a norma dei documenti
Visto inoltre che l’archivio è digitale e unico, si eliminano gli adempimenti relativi all’ispezione dei Registri cartacei da parte della Prefettura, che avverrà in modalità telematica.
infatti, il sistema prevede anche la conservazione a norma dei documenti; all’art. 9 del Decreto si afferma che: “Il servizio assicura nell’ANSC l’acquisizione, la produzione, la registrazione e il mantenimento di tutti i dati e atti previsti dall’ordinamento dello stato civile riguardanti la cittadinanza, la nascita, i matrimoni, le unioni civili e la morte. Il servizio consente anche il versamento in conservazione dei dati e atti, tramite pacchetti di versamento. Il servizio realizza nell’ANSC le funzionalità di gestione dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito secondo quanto stabilito dal CAD e dalle relative Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Per dati si intendono i metadati così come definiti nel Glossario (Allegato 1) delle Linee Guida Agid.
Il servizio realizza nell’ANSC le funzionalità di gestione della conservazione digitale permanente secondo quanto stabilito dal CAD e dalle relative Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.”
Quindi si riducono sensibilmente gli oneri di conservazione dei documenti cartacei, e la conservazione digitale è a carico del sistema centrale.
ANSC – così come ANPR – prevede e gestisce anche il bilinguismo: il Dipartimento per la Trasformazione Digitale conferma che è già attiva la sperimentazione con i Comuni della Provincia Autonoma di Bolzano.
Scadenza dell’adesione ad ANSC
L’art. 13 del Decreto prevede che “I comuni aderiscono all’ANSC entro diciotto mesi dalla data della comunicazione da parte del Ministero dell’interno della messa a disposizione del servizio in ambito nazionale”; la comunicazione ufficiale è ancora da emanare da parte del Ministero.
Le previsioni del bando
Invece, il Bando PNRR prevede i seguenti tempi di realizzazione:
- massimo 3 mesi (90 giorni) per la contrattualizzazione del fornitore dalla data di notifica del decreto di finanziamento;
- massimo 6 mesi (180 giorni) per l’adesione ai servizi resi disponibili da ANPR per l’utilizzo di ANSC.
Il bando prevede non solo l’invio della domanda di partecipazione per l’accesso ai contributi previsti (per fascia di Comuni, con il metodo “lump sum”), ma anche le modalità di adesione alla piattaforma.
La chiusura dei registri cartacei
La chiusura dei registri cartacei deve avvenire il giorno prima dell’adesione ad ANSC (quindi a valle dell’integrazione con il SW gestionale, nel caso in cui il Comune NON utilizzi la web app).
Recentemente si è tenuto anche un incontro pubblico sui contenuti del bando organizzato da ANCI e dal Dipartimento per la Trasformazione Digitale, i materiali sono disponibili qui.
Stato Civile digitale: i temi aperti
Lo Stato Civile Digitale porterà innumerevoli benefici, sia per i cittadini e sia per gli operatori dei Comuni, descritti poco sopra; ci sono però alcuni aspetti che forse non sono stati affrontati a sufficienza, ecco qualche esempio:
- Per quanto riguarda la trascrizione delle sentenze emesse dal Tribunale in materia di scioglimento del matrimonio, capacità giuridica, ecc., non è stata prevista alcuna forma di comunicazione integrata con la piattaforma da parte degli uffici giudiziari, quindi rimangono attivi i sistemi di comunicazione già in essere (ad esempio, invio del documento per PEC); si poteva pensare ad una soluzione diversa, che prevedesse dei meccanismi di comunicazione più integrati, in modo da ottimizzare ancora di più le operazioni.
- Non risulta essere mai stato emesso il Decreto previsto dall’art. 62 comma 6 lett. c) del CAD, che doveva essere finalizzato alla comunicazione digitale dei documenti relativi alle attestazioni di nascita e alla dichiarazione di morte; visto che questi sono i principali eventi da gestire con lo Stato Civile, manca una parte importante al completamento del processo.
- L’emissione dei certificati online è prevista solo per il cittadino interessato, non contempla l’accesso da parte di una categoria specifica – come i Notai – che hanno la qualifica di Pubblici Ufficiali che debbono accertare le condizioni dei dichiaranti in fase di stipula degli atti; anche in questo caso, si auspicano soluzioni successive che amplino le possibilità di accesso (come è stato fatto per gli Avvocati relativamente ai certificati emessi da ANPR); inoltre, il decreto non prevede alcuna emissione digitale del certificato di morte, invece si sarebbe potuto pensare ad un rilascio per persone appartenenti allo stato di famiglia o legate da vincolo di parentela con il defunto.
- I dati presenti in ANSC, relativi allo status giuridico della persona, possono essere utili in alcuni procedimenti gestiti da altre Pubbliche Amministrazioni, quindi potrebbe essere utile prevedere in un prossimo futuro una eventuale consultazione dei dati dello stato civile per soggetti qualificati (tramite PDND).
- Visto che – come già detto sopra – il sistema si occupa anche della conservazione a norma degli atti prodotti, sarebbe necessario che fosse poi attivato il colloquio del sistema di conservazione di ANSC con altri sistemi di conservazione dei Comuni, in modo da garantire l’unicità dell’archivio per ciascun ente produttore; su questo punto, è stato pubblicato da AGID un documento di approfondimento.
- Non è stata prevista l’eventuale facoltà – per i Comuni che fossero interessati – di trasferire i dati pregressi, qualora sia stata fatta anche la dematerializzazione degli atti; in particolare, ci sono Comuni di grandi dimensioni che negli anni precedenti hanno effettuato questo tipo di progetto, quindi potrebbe essere interessante valutare anche questa ipotesi.
- Come ultimo aspetto, ci si aspetta dallo Stato Civile digitale anche la completa trasformazione digitale del processo, compresi anche i messaggi su App IO: il punto di accesso telematico è citato dal Decreto, ma tenuto conto della “divisione di competenze” tra Ministero e Comuni, sarebbe necessario un minimo di coordinamento, al fine di uniformare il trattamento delle comunicazioni con i cittadini tra tutti i soggetti istituzionali interessati.
