Un buon avvocato dovrà munirsi di efficienti tecnologie per svolgere al meglio le proprie attività, specie alla luce del Provvedimento 7 agosto 2024 che, modificando le Specifiche tecniche ex art. 34 DM 44/2011, ha moltiplicato i formati ammessi nel fascicolo telematico. Ecco una panoramica.
Aggiornamento del sistema operativo
Tenere aggiornato costantemente il proprio sistema operativo è una necessità legata alla cybersecurity, non solo per migliorare la propria postura cyber, ma per assicurarsi di usufruire delle ultime funzioni operative, alcune utili, come il supporto out of the box di Windows 11 24H2 per diversi formati di compressione file, risparmiando quindi la ricerca di programmi di compressione, anche se sempre validi restano i classici WinZip, WinRAR e il multipiattaforma 7Zip.
Il backup dei dati
L’eventuale perdita di dati comporta una serie di responsabilità nonché l’impossibilità fisica di adempiere al mandato nel modo previsto.
L’uso di infrastrutture cloud, è parte della postura delle PA sin dai Piani per la transizione al digitale e obiettivo incoraggiato per aziende e privati. Ma come si vedrà assieme sia per il backup che per altre soluzioni, ciò va fatto con accountability, con responsabilità e senza che la delega diventi scappatoia.
Bisogna insomma mantenere il controllo: vale la regola del tre, due, uno.Accumulati dati personali e dei clienti, bisognerà considerare almeno tre forme di backup diverse, di cui una su cloud e due offline, aggiornate simultaneamente e custodite su supporti, e possibilmente, in tempi diversi.
Un esempio potrà essere un backup gestito su un servizio cloud selezionato per affidabilità e reputazione, seguito da un backup su un dispositivo NAS in ufficio, seguito da un backup su uno o più dispositivi “statici” esterni (pendrive, dischi rigidi esterni), approfittando della natura di questi ultimi per tenerli quiescenti, offline ed airgapped (connessi al computer, e solo al computer, solo per operazioni di backup, ripristino e verifica).
Questo consentirà ad esempio di evitare che un ransomware che sia riuscito ad arrivare al NAS ed al Cloud nei periodi di connessione arrivi alla memoria esterna, che in quanto airgapped sarà pronta a consentire una celere ripartenza.
Gestire le password: come scegliere un buon password manager
I Password Manager, o “Portachiavi virtuali” sul mercato sono numerosi.
Le direttive del NIST tra i criteri di scelta consigliano di scegliere un Password Manager che consenta agevole copia incolla (si eviterà così il rischio di ricopiare in modo erroneo la password) dal Password Manager al servizio o programma per cui serve la password e scegliere Password Manager che abbiano la possibilità di attivare l’autenticazione a fattore multiplo e, contemporaneamente, rendano difficile se non impossibile il recupero della “password centrale” persa.
L’utente finale può infatti ricostruire un archivio password inaccessibile, ma un malintenzionato potrebbe percepire il recupero password come una fonte di vulnerabilità.
Gestire il testo: da Office ai PDF
Ad Aprile del 2021 la presenza di Microsoft Office era già stata calcolata su un miliardo di utenti nel mondo, rendendolo standard de facto.
Anche LibreOffice è però in grado di produrre contenuti in PDF nativo, e questo esaurisce il tema del PDF nativo.
Il citato principio cloud ma con responsabilità si applica però anche e soprattutto al PDF non nativo, il file “prodotto da scansione dell’originale cartaceo”.
La tentazione più forte è, scoperto che i file prodotti ad esempio da un cliente siano stati scansionati con una risoluzione inutilmente elevata, è ricorrere ad uno dei molteplici “servizi online” che promettono di ridurne: è già accaduto in passato che simili servizi però dediti a comprimere ed editare PDF siano stati coinvolti in gravi data breach. Free PDF Compressor consente di effettuare le necessarie operazioni di riduzione della qualità ad un più pratico 150DPI mantenendo il pieno controllo sui propri file.
Gestire l’audio: Free:AC
Una delle citate novità consente al civilista di provvedere al deposito di file audio, nei formati MP3, AIFF, FLAC, WAV e RAW, ordinati per compressione e qualità audio. Contando come 4 minuti di audio in MP3 a 320Kbps potrebbero avere una dimensione di 9Mb, ma scendendo a 128Kbs lo si può dimezzare avendo una buona cognizione aurale delle voci, ma con FLAC e AIFF si può ad esempio salire fino a 30-40 Mb, abbiamo che il formato vincitore è l’MP3.
Si aggiunga a tutto questo il fatto che uno dei formati più comprensibilmente desiderabili, il formato OPUS usato nelle registrazioni di sistemi di instant messaging come WhatsApp e Telegram non è tra i file ammessi, e si rende necessario un sistema di conversione ed editing.
Free:AC, multilingua e multipiattaforma, consente agevolmente di tagliare, convertire e comprimere quei file audio senza alcun problema, rendendoli quindi depositabili senza che questo comporti alcuna alterazione del contenuto o del valore probatorio del documento telematico proposto
Gestire il video: AviDemux e Handbrake
I formati video proposti sono AVI, MPEG2 e MPEG4. Il solito calcolo rapido porta a ricordarci che tra questi formati il più favorevole come rapporto compressione/qualità, il MP4 con Codec H.264 consentirà di ottenere file da circa 50 mega al minuto in FullHD (computo destinato peraltro a raddoppiare in base ad altri fattori come il tipo di audio) che possono essere “ammansiti” fino a dieci minuti scendendo in formato SDTV, quindi 480i, idoneo comunque alla fruizione in quanto pari esteticamente alla massima qualità raggiungibile da una “vecchia” TV a Tubo Catodico (per molti dei lettori, il golden standard dei più verdi anni della loro gioventù).
Si rende dunque necessario prediligere un mezzo che possa assolvere due compiti fondamentali: convertire un file video in uno dei formati ammessi, con preferenza per MPEG4, e che consenta alla bisogna di frammentare il file in più spezzoni, operazione talora preferita in sede di deposito multiplo all’uso dei file ZIP frammentati.
Avidemux consente agevolmente di assolvere ad entrambi i compiti, consentendo prima di convertire e comprimere il file audiovideo di applicare dei “segnalibri” che consentono di estrarne una parte oppure di frammentare il file ottenuto in più monconi sequenziali. Consente inoltre una modalità di compressione tale da selezionare automaticamente la migliore qualità possibile fornendo un limite in dimensioni.
Handbrake ha un meccanismo completamente opposto: consente invece di indicare la qualità che si ritiene di voler ottenere, lasciando poi al programma il compito di tirare fuori un file con la qualità indicata, e le condizioni che riterrà.
Gestire i formati grafici: la novità Dicom
Sottaciuta novità è l’introduzione, gradita a chi si occupa di RCA ad esempio, del formato DICOM, per la diagnostica medica per immagini.
IrfanView è tra i programmi abbastanza leggeri da fungere come “coltellino svizzero” per esaminare ed osservare tutti i file proposti, DICOM compresi, col vantaggio quindi di fungere da tool multifunzione per i formati grafici cui si è già abituati.
Gestire un fascicolo
Molte delle console deposito ormai arrivano con un gestionale, che consente di ordinare sia depositi che fascicoli. Poco professionale apparirebbe prediligere l’uno sull’altro, ma si può ribadire che l’utente finale dinanzi a tanta scelta dovrà e potrà orientarsi su soluzioni che oltre alla conservazione preservino l’archivistica, la capacità di reperire il documento faticosamente ottenuto ed elaborato in poco tempo usando la gestione dei metadati per assicurare la celere reperibilità ed estrazione copia.
Molti dei gestionali più comuni offrono integrazione di vario tipo con la funzione deposito e consultazione del PCT: in questo caso l’uso di soluzioni cloud stante il numero esiguo, e verificato, di soluzioni è presente, ricordando però di mantenere anche per l’archivio una soluzione di backup.
Gestire la legacy: l’antichità come piano di riserva
Tuttavia, molti dei computer moderni difettano ormai di memorie di massa meccaniche o ottiche: un lettore DVD/CD non fa più parte della dotazione, eppure strutture mediche ed ospedaliere possono ancora, per ovvi motivi, rilasciare copia della documentazione su CD in quanto ancora più economico che rilasciare pendrive o dischi esterni, e nel caso di renda necessario il deposito in cancelleria di file audio/video, il DVD resta una soluzione altrettanto valida rispetto al pendrive.
È possibile reperire sul mercato lettori portatili DVD e BD per una somma che va dai 20 euro di un buon masterizzatore DVD al centinaio di un buon masterizzatore Blu-Ray, e bene sarebbe custodire uno dei primi come piano di riserva anche se il vostro computer è troppo recente per fornirne uno di serie o preferite lavorare in mobilità con un portatile.
Si ritiene ormai non necessario l’uso di un lettore floppy, essendo ormai il formato irreperibile ed improbabile la presenza di fascicoli così datati da aver bisogno di documentazione custodita su tale formato magnetico: in caso contrario, lettori sono ancora disponibili allo scopo di provvedere ad idonea conservazione in formati più moderni.
