Compliance by design: da obbligo a opportunità strategica per le aziende

La conformità normativa diventa sempre più complessa e in cui le organizzazioni faticano per stare al passo ogni giorno con tutte le novità. Dal GDPR alla Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), passando per le normative finanziarie e l’AI Act europeo, le regolamentazioni rappresentano spesso un ostacolo e presentano due sfide principali:

• Le aziende devono fornire informazioni on-demand sulla propria postura di conformità: ma come possono farlo sei i dati rilevanti si trovano sparsi tra un numero elevato di fonti e applicazioni diverse?
• Le aziende devono attuare una serie di controlli che garantiscano la compliance e individuino tempestivamente le situazioni che non sono conformi: ma come possono farlo senza aggiungere alle loro architetture di dati ulteriori livelli di complessità, che rallenterebbero le attività? 

Complessità in aumento

Queste sfide sono sempre più difficili da superare. La maggior parte delle organizzazioni sta modernizzando le proprie infrastrutture IT (il che include la migrazione dei dati nel cloud, l’adozione di data lake e l’abilitazione del self-service dei dati), ma tali attività comportano, da un lato una condivisione sempre crescente dei dati e, dall’altro, una loro maggiore distribuzione.

Inoltre, alle organizzazioni viene chiesto di essere responsabili dei dati anche al di fuori dell’azienda stessa (come nel caso, per esempio, della condivisione di dati sensibili con terze parti) e di gestire i rischi finanziari e di conformità dovuti al comportamento dei partner commerciali (come accade nel calcolo delle emissioni di carbonio di Scope 3).

Questi diventano, di conseguenza, veri e propri rischi per le aziende, definiti “rischi trasversali”. D’altro canto, però, questi pericoli non sempre vengono rilevati dai responsabili della compliance, che non dispongono degli strumenti adeguati a individuare eventi e azioni fuori dal loro controllo. Questi eventi, definiti “cigni neri” e considerati i più rischiosi, sono quelli che non vengono rilevati poiché non si ha accesso o visibilità sui dati che li possono misurare quando accadono o che ne consentano di anticiparne l’insorgenza.

I trend da considerare

È necessario poi tenere in considerazione trend che portano a problematiche complesse, alle quali si deve rispondere tempestivamente e con informazioni di qualità:

• Crescenti richieste sociali e politiche di trasparenza e correttezza aziendale, che determinano un aumento delle normative in materia di rendicontazione ESG e di sostenibilità, di trasparenza della supply chain e di visibilità delle pratiche di gestione del rischio aziendale
• Applicazione sempre più rigorosa delle normative sulla data privacy e l’affermarsi delle regolamentazioni per un’intelligenza artificiale etica, che comportano un onere maggiore per le organizzazioni che gestiscono e applicano le restrizioni sull’uso dei dati, in quanto devono fornire informazioni sia all’interno sia all’esterno dell’azienda, oltre a includere anche dati generati da app “intelligenti” e AI
• Cambiamento delle normative governative: nel corso del 2024, circa l’80% della popolazione che vive in democrazia ha avuto o sta avendo elezioni nazionali, cosa che comporta un rischio elevato, in quanto diversi Paesi hanno vissuto o stanno vivendo cambiamenti improvvisi e incertezza politica nella legislazione sulla compliance

Il modo più efficace per gestire questa complessità e reagire prontamente ai cambiamenti improvvisi è adottare l’approccio della cosiddetta “compliance by design”.

Cos’è la Compliance by Design

Si tratta di un approccio strategico grazie al quale le funzioni di compliance possono rivedere i propri processi in modo tale da avere davvero il controllo al 100%. La compliance by design si può ottenere sviluppando software e sistemi che, per definizione, consentono solo scambi compliant.

Sulla base dei principi della “privacy by design”, in cui la capacità di gestire i dati sensibili è incorporata in una nuova architettura di dati fin dall’inizio, le organizzazioni ora possono ampliare la portata di ciò che è stato progettato, per includere l’intera gamma di politiche di conformità.

Questo significa essere in grado di raccogliere i dati necessari da tutte le fonti pertinenti, in modo rapido, semplice e nella forma richiesta dalle autorità di regolamentazione e dai responsabili della conformità. Ciò significa anche essere in grado di rilevare e inviare un avviso, alla giusta figura, ogni volta che i dati indicano una situazione di non conformità. Tali funzionalità devono dunque essere caratteristiche intrinseche dell’architettura dati stessa, senza che le aziende debbano spendere troppo tempo e denaro per adattare le proprie infrastrutture di dati a posteriori, con il rischio di interrompere e rallentare le attività correnti.

Tuttavia, la compliance by design risulta difficile da implementare soprattutto se i dati sono distribuiti ed eterogenei; il che porta a supporre che tutti i controlli e le verifiche necessaria siano distribuiti ed eterogenei a loro volta. Fortunatamente, con l’adozione dell’approccio logico alla gestione dei dati, tutto ciò non succede.

La Compliance by Design può essere semplice

Grazie a una piattaforma di gestione logica dei dati, è possibile definire un livello logico di reporting senza dover spostare i dati dalle loro fonti, completando invece i report di conformità da un’unica dashboard, usufruendo dello stesso livello logico.

Inoltre, report e controlli possono essere definiti e gestiti dagli stessi proprietari dei dati e dagli esperti in materia di regolamentazione, senza dover sovraccaricare il reparto IT centrale.

Questo semplifica in modo significativo la compliance by design e consente una maggiore agilità in caso di modifiche alle normative o all’emergere di nuovi rischi. Infine, la compliance by design permette ai dipendenti di non concentrare tutte le loro forze sulla verifica di correttezza e adeguatezza di ciò che accade, poiché grazie all’adozione di questa stratega l’azienda è in grado di agire in maniera conforme.