Con l’emanazione del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate 111204 del 7 marzo 2025 diventa ormai concreta e operativa la possibilità per gli esercenti al minuto (negozi, grande distribuzione e ristoranti) di gestire la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi solo con soluzioni software, abbandonando definitivamente i registratori telematici (RT) e i server RT.
L’adozione della soluzione software per l’invio dei corrispettivi all’Agenzia delle entrate senza registratore telematico consente ai contribuenti una gestione più fluida e integrata nei propri sistemi informatici per l’emissione dello scontrino elettronico (rectius del documento commerciale).
Ma non solo: offre la possibilità di governare in modo diretto tutte quelle situazioni che, in generale, caratterizzano la vita naturale del business (quale ad esempio: le chiusure straordinarie o ordinarie dell’attività, la sostituzione di supporti informatici di memorizzazione), senza essere più vincolati a macchine più o meno intelligenti che costituiscono effettivamente un limite del processo di certificazione dei corrispettivi.
L’evoluzione del sistema, però, passa da un processo di certificazione e determina la nascita di nuove figure professionali che possono accompagnare l’esercente nella transizione.
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Corrispettivi telematici, il quadro normativo
Prima di vedere come operano le nuove regole e le specifiche tecniche appena approvate, ricordiamo che la possibilità di memorizzare e trasmettere i dati dei corrispettivi telematici anche avvalendosi di soluzioni esclusivamente software e non solo degli strumenti tecnologici hardware ad oggi individuati, e cioè RT e Server-RT, è stata disposta (a dire il vero con non poca difficoltà) dall’articolo 24 del decreto legislativo 8 gennaio 2024, n. 1 di semplificazione degli adempimenti tributari, attuativo della legge delega fiscale n. 111 del 2023. L’approvazione è stata, già all’epoca, accolta con particolare interesse dagli operatori che, anche solo per sostituire un server RT devono affrontare, sul piano pratico, non poche difficoltà.
Si tratta di una misura di sistema che interviene direttamente nel corpo dell’articolo 2, comma 1, del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127, con la finalità di sostenere e accelerare l’evoluzione tecnologica già in atto. Tale norma riconosce infatti la possibilità di utilizzo di apposite procedure software per certificare i corrispettivi delle vendite: la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei relativi dati potrà infatti essere effettuata con una modalità alternativa a quella che, ad oggi, impone agli operatori di avvalersi degli strumenti tecnologici a tal fine individuati, e cioè RT – Registratori Telematici, Server RT e quelli che consentono i pagamenti con carta di debito e di credito.
Gli obiettivi
Oltre a garantire la sicurezza e l’inalterabilità dei dati, le soluzioni software dovranno consentire anche la piena integrazione e interazione del processo di registrazione dei corrispettivi con il processo di pagamento elettronico quando il cliente utilizzi tale modalità, così da semplificare e rendere meno onerose le operazioni amministrative degli esercenti, ed in questo ponendosi in linea con le previsioni dell’articolo 1, commi da 74 a 77 della Legge di Bilancio 2025.
Per rendere infatti maggiormente integrati il processo di certificazione fiscale e quello di pagamento elettronico, facendo emergere in modo puntuale l’eventuale incoerenza tra incassi elettronici e scontrini emessi, dal primo gennaio 2026 dovrà essere assicurato un vincolo di collegamento tecnico tra gli strumenti di pagamento elettronico (sia fisici che digitali) con il registratore telematico in modo tale che quest’ultimo possa memorizzare sempre le informazioni minime di tutte le transazioni elettroniche, ad eccezione di quelle che permettono l’identificazione del cliente, trasmettendo inoltre all’Agenzia delle entrate l’importo complessivo dei pagamenti elettronici giornalieri acquisiti dall’esercente, anche indipendentemente dalla registrazione dei corrispettivi.
Il framework europeo
Il provvedimento di attuazione della citata disposizione, che adesso è stato ufficialmente emanato, deriva da un lungo percorso unionale. In effetti, il provvedimento è stato sottoposto alla procedura unionale TRIS, di cui alla direttiva 2015/1935/UE, che impone agli Stati membri di notificare alla Commissione tutti i progetti di regolamentazioni tecniche riguardanti prodotti e servizi della società dell’informazione. Tale processo, che si era chiuso positivamente a novembre del 2024, ha consentito oggi all’Agenzia delle Entrate di emanare il provvedimento attuativo.
Software corrispettivi, le nuove figure professionali
Entrando nel dettaglio del provvedimento dell’Agenzia, dal punto di vista soggettivo, nascono due nuove figure: il produttore e l’erogatore. Il produttore è chi realizza e rende disponibile la soluzione software; può coincidere con l’erogatore e cioè con il soggetto che la mette a disposizione dell’esercente chiamato a certificare i corrispettivi.
L’esercente, che può svolgere anche il ruolo di erogatore e di produttore, una volta accreditatosi, anche per il tramite di un intermediario delegato, censisce i dispositivi che utilizza, attivando i Punti di Emissione – PEM attraverso cui vengono registrate le operazioni con emissione dei documenti commerciali. I relativi dati vengono memorizzati automaticamente nel Punto di Elaborazione – PEL da cui saranno successivamente trasferiti alle Entrate.
Procedure software: specifiche tecniche
Le soluzioni software di cui al provvedimento direttoriale potranno essere installate su un qualsiasi dispositivo, tra cui anche quelli evoluti di pagamento elettronico, accorpando in un unico strumento le operazioni commerciali, amministrative e fiscali. La regola tecnica semplifica quindi e rende meno oneroso, per gli operatori IVA obbligati, il relativo adempimento.
Si tratta di una soluzione di processo, costituita appunto da due componenti software interdipendenti. La prima, definita Modulo Fiscale 1 (MF1), è una app o un software gestionale da installarsi su un dispositivo o sistema hardware (quale SmartPOS, PC, Tablet o altro): tale dispositivo – con la sua componente MF1 – è il PEM utilizzato per la registrazione in modalità sicura dei dati fiscali dell’operazione commerciale comprensivi dei dati di pagamento elettronico, l’emissione del documento commerciale corrispondente, la gestione dei flussi lotteria (differita ed istantanea) e la trasmissione dei dati al punto di elaborazione, oltre che la consultazione dei dati memorizzati.
La seconda componente software, definita Modulo Fiscale 2 (MF2), deve essere installata su un sistema hardware in grado di interfacciarsi in modalità web service con il sistema di accoglienza dell’Agenzia delle entrate; il sistema hardware – con la sua componente MF2 – viene definito Punto di Elaborazione (PEL) e deve garantire il corretto funzionamento del Modulo Fiscale 1 dei PEM; predisporre e trasmettere il file XML giornaliero delle segnalazioni di funzionamento; memorizzare fiscalmente i dati di dettaglio delle singole operazioni (conservandoli digitalmente nel tempo); predisporre e trasmettere il file XML dei dati dei corrispettivi telematici giornalieri; gestire i flussi lotteria (differita ed istantanea) e consentire, a richiesta dei verificatori (Agenzia delle entrate o Guardia di Finanza), l’interrogazione e l’estrazione dei dati di dettaglio delle singole operazioni effettuate presso i PEM.
Fase di approvazione
Una caratteristica essenziale delle soluzioni software è il fatto che le stesse devono essere approvate, su istanza del produttore e a partire dalla data che sarà resa nota sul sito internet delle Entrate, dal Direttore dell’Agenzia previo parere della Commissione per l’approvazione dei misuratori fiscali.
In dettaglio, il Produttore invia alle Entrate una istanza di richiesta di approvazione di una Soluzione Software, oltre che una certificazione rilasciata da un soggetto Certificatore che attesta la conformità della Soluzione Software alle Specifiche Tecniche e alle norme fiscali in corso. L’Agenzia sottopone all’esame della Commissione Misuratori Fiscali la Soluzione Software e la documentazione ricevuta. La Commissione emette un parere sulla Soluzione Software sottoposta a verifica. L’Agenzia, valutati gli esiti delle verifiche e il parere della Commissione, può emettere un provvedimento di approvazione, pubblicandolo sul proprio sito web.
La conservazione dei dati
Un ultimo profilo da sottolineare è costituito dalle modalità di gestione dei dati. Infatti, i file di tutte le operazioni commerciali registrate mediante i PEM attivi, e memorizzati dal PEL, e gli altri file indicati nelle specifiche tecniche devono essere conservati elettronicamente ai sensi del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 e, quindi, rispettando le disposizioni del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e le regole operative dettate dalle Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Occorrerà quindi procedere ad inviare in un sistema di conservazione certificata non solo il file dei corrispettivi giornalieri, ma anche i file di journal contenenti le catene di hash dei documenti commerciali emessi, i file delle ricevute di esito dei corrispettivi giornalieri trasmessi, quelli XML della lotteria degli scontrini differita così come quelli contenenti i dati annotati nel registro di emergenza; andranno inoltre conservate le comunicazioni dei periodi di inattività, dei cambi di stato e le segnalazioni di anomalie e/o periodi di inattività.
Ciò a differenza di quanto accade oggi avvalendosi dei dispositivi tecnologici hardware, dove i dati memorizzati vengono firmati digitalmente tramite il sigillo elettronico avanzato delle Entrate a garanzia della loro autenticità e della non alterabilità delle informazioni durante la fase di trasmissione al fisco. Nonostante l’assenza di alcun obbligo normativo, è ad ogni modo anche in questi casi assolutamente consigliabile procedere volontariamente alla conservazione dei dati relativi ai documenti commerciali rilasciati ai clienti per eventuali esigenze operative, per specifiche esigenze aziendali o contabili interne, per avere a disposizione le informazioni in caso di richieste di verifica fiscale nonché per la gestione di resi e garanzie.
