Mai come negli ultimi anni nel dibattito sul mondo della scuola il tema dell’innovazione tecnologica è stato così centrale. Dal Piano Nazionale Scuola Digitale emerge con forza come il digitale sia strumento abilitante, connettore e volano di cambiamento sia delle attività orientate all’apprendimento, sia dell’amministrazione e della gestione delle istituzioni scolastiche. In questo senso il PNSD considera la digitalizzazione dei processi organizzativi e gestionali della scuola un processo strategico per il funzionamento della scuola digitale: l’efficienza in termini di risparmio di tempo e risorse non può che avere un impatto migliorativo su tutta la comunità scolastica.
Partendo da questo spunto, nel corso del 2016, l’Osservatorio eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano ha stretto una collaborazione con ANP al fine di rilevare tramite una survey diretta a tutte le scuole del Paese il livello di digitalizzazione dei processi organizzativi e gestionali interni alla scuola. I principali risultati sono stati presentati durante un convegno pubblico lo scorso 9 marzo, che ha visto l’attiva partecipazione della Ministra dell’Istruzione, Università e Ricerca, Valeria Fedeli e la presentazione dei risultati di una seconda ricerca, realizzata da Link Campus University con il supporto dell’Università degli Studi Roma Tre, sempre con la collaborazione di ANP, volta ad indagare l’utilizzo delle tecnologie nella didattica.
La ricerca dell’Osservatorio eGovernment è stata realizzata nei mesi di gennaio – inizio marzo 2017. Il questionario è stato veicolato a tutte le Istituzioni Scolastiche Autonome, con una redemption del 7%. L’indagine rileva come nel 75% del campione dei rispondenti la digitalizzazione dei processi organizzativi e gestionali abbia raggiunto già un buon livello (circa l’80% dei 17 processi indagati risulta gestito tramite software gestionale).
Bisogna però porre attenzione a quella piccola parte di scuole ancora completamente non digitali, che dichiarano di utilizzare prevalentemente la carta e rischiano di rimanere escluse dal processo di innovazione e cambiamento.
Emerge quindi una spaccatura che divide le scuole che hanno sufficienti competenze e risorse per introdurre innovazioni digitali e quelle che invece non sono in grado di adottare strumenti informatici adeguati per gestire in modo efficiente i propri processi interni. In questo senso, uno degli aspetti più interessanti dell’indagine riguarda la relazione tra competenze del personale amministrativo e il livello di digitalizzazione: le competenze del personale sono il fattore chiave per abilitare la digitalizzazione dei processi. Infatti la percentuale di scuole che afferma di non avere le competenze interne necessarie a introdurre e attuare la digitalizzazione dei processi è in qualche modo inversamente proporzionale al livello di digitalizzazione complessivo dei processi scolastici. (qui i risultati della ricerca)
È pertanto quanto mai auspicabile iniziare a ragionare circa la necessità di acquisire competenze che non siano solamente tecniche ma che consentano e abilitino i DS a governare un processo di innovazione.
Proprio come sta avvenendo per gli enti locali, infatti, occorrerebbe passare dal “progetto di innovazione”, vissuto come evento straordinario, ad un vero e proprio “processo di innovazione”, strutturato quindi in sintonia con le altre attività caratteristiche della scuola. Strutturare meccanismi di community per mettere a sistema conoscenze e competenze è da questo punto di vista quanto mai importante, da qui l’auspicio di una sempre maggiore apertura della scuola verso l’esterno (con un maggiore dialogo, ad esempio, tra la scuola e il sistema dell’offerta) e di un avvicinamento della stessa al mondo dell’Università perché questa possa supportare i Dirigenti Scolastici nello sviluppo di competenze manageriali e di e-leadership, per una corretta gestione dell’”eGovernment della scuola”.
Di seguito il dettaglio della ricerca
La prima parte dell’indagine ha voluto verificare la presenza e l’utilizzo di alcuni strumenti/condizioni necessari alla dematerializzazione dei processi. Si fa riferimento in prima istanza alla connessione internet per i servizi di segreteria, per poi soffermarsi sull’utilizzo del protocollo digitale, della conservazione a norma dei documenti digitali e dalla presenza di un workflow automatizzato. La percentuale di scuole che hanno digitalizzato questi elementi è molto alta. La copertura delle scuole con infrastruttura in banda ultralarga è precondizione di gran parte delle azioni innovative del PNSD, si pensi ad esempio all’attivazione di ambienti di apprendimento virtuali: i risultati della ricerca evidenziano come tutti i rispondenti siano dotati di connessione, che nella maggior parte dei casi (55%) è di tipo DSL, nel 29% in fibra ottica, nel 21% tramite operatore wireless fisso WISP, mentre solamente per il 6% dei rispondenti è tramite modem tradizionale a 56 Kbps. La firma digitale è uno strumento diffuso e ormai utilizzato praticamente in tutte le scuole dai DS (97% dei rispondenti), nel 76% dei casi anche dai DSGA mentre risulta residuale il suo utilizzo da parte di altri attori come il personale di segreteria o il corpo insegnante. Più del 70% dei rispondenti afferma di archiviare digitalmente i documenti e di utilizzare un sistema di workflow automatizzato. Il protocollo digitale è una realtà matura, lo utilizza il 90% dei rispondenti.
La ricerca ha poi voluto verificare l’utilizzo del sito web da parte delle scuole. Nella maggioranza dei casi (60%), il sito web è gestito da una risorsa interna con un incarico remunerato mentre il 25% dei casi quest’attività ha carattere volontaristico (docente o personale amministrativo). Nel 93% dei portali è presente un’area riservata con accesso consentito ai docenti, mentre sono meno diffuse quelle per il personale di segreteria (47%) e studenti/genitori (38%). Il sito internet è utilizzato principalmente a scopo informativo, per la pubblicazione di documenti istituzionali (98% dei casi), di informazioni generali (97%) o su attività scolastiche (93%), calendario, orari, libri di testo, programmi (93%). In pochi casi offre il rilascio di certificati e permessi (16%), permette di esprimere feedback, giudizi, suggerimenti (11%) o ha Forum, chat, blog (10%). A differenza degli applicativi utilizzati nella gestione dei processi organizzativi e gestionali prevalentemente di tipo proprietario mediante ricorso a licenza d’uso, il sito web delle scuole è stato sviluppato da terzi per conto della scuola nel 30% dei casi, oppure open source (29%), realizzato grazie ai format disponibili gratuitamente on line.
Il cuore dell’indagine consiste nell’analisi del livello di digitalizzazione dei processi gestionali-organizzativi interni alla scuola. In particolare si è proceduto a verificare la digitalizzazione di 17 processi afferenti: la gestione del personale; la gestione degli alunni; la gestione della comunicazione interna; la gestione finanziaria; la gestione dei beni. A loro volta, questi processi sono stati suddivisi in due dimensioni di analisi: i processi primari, che impattano più direttamente sull’attività core della scuola, la didattica; e processi a supporto, non direttamente di impatto sulla didattica. Ciò ha consentito di raggruppare le scuole rispondenti a seconda del loro livello di digitalizzazione rispetto alle due dimensioni sopra citate. Lo scenario che emerge dall’analisi dei risultati è positivo, si riscontra un buon livello di digitalizzazione dei processi organizzativi e gestionali della scuola. Solo il 4% delle scuole italiane è poco o per nulla digitalizzata (“Non digital”), con una bassa diffusione dei software a supporto dei processi didattici e in media oltre il 70% dei processi gestito attraverso l’uso del cartaceo. Il 21% delle scuole è a livello “Beginners”: ha iniziato un processo di digitalizzazione, con software in circa metà dei processi e una digitalizzazione prevalentemente nei processi di supporto all’attività didattica. Il 36% delle scuole è a livello “Digital Belivers“, con un buon livello di digitalizzazione soprattutto nei processi di supporto, quasi completamente digitalizzati, ma è presente un software anche nel 70% dei processi primari. Il 39% delle scuole è “Fully Digital”, completamente digitalizzato: il 100% dei processi primari digitalizzati e almeno il 95% di quelli di supporto, adottando un software in quasi tutti i processi. La Regione dove si evidenzia la maggior diffusione di scuole totalmente digitalizzate è la Sicilia, mentre quelle in cui sono meno diffuse sono Friuli Venezia Giulia (14%) e Sardegna (17%). Nella grande maggioranza dei casi, per tutti i processi sia primari, sia a supporto, il software utilizzato è di tipo proprietario mediante ricorso a licenza d’uso. Focalizzando l’attenzione sulle modalità di comunicazione tra gli attori – interni e esterni – dei processi oggetto di indagine, si evidenzia un livello di digitalizzazione inferiore rispetto alla gestione dei processi. La presenza di sistemi di comunicazione attraverso software gestionali per far comunicare gli attori è infatti ancora poco diffusa: raggiunge il 70% nelle scuole completamente digitali, il 40% per le “Digital Belivers” e il 21% per le “Non Digital”.
Dall’indagine emerge inoltre come le competenze del personale siano il fattore chiave per abilitare la digitalizzazione dei processi. Si nota infatti come la percentuale di scuole che afferma di non avere le competenze interne necessarie a introdurre e attuare la digitalizzazione dei processi sia in qualche modo inversamente proporzionale al livello di digitalizzazione complessivo dei processi scolastici. Se il 28% delle scuole completamente digitali individua nelle competenze la principale criticità nel processo di digitalizzazione, questa percentuale sale al 48% per i “Beginners” e si attesta al 53% per i “Non digital”. Un’altra variabile che impatta sulla digitalizzazione della scuola è la disponibilità di personale amministrativo da dedicare alla digitalizzazione: il 15% delle scuole “Fully digital” lamenta una mancanza di personale da dedicare, il 24% delle “Beginners” e il 40% delle “Non Digital”. Ben venga pertanto il recente stanziamento di circa 2,3 milioni di euro da parte del MIUR per la realizzazione del “Piano di formazione del personale ATA”, rivolto ai DSGA e agli assistenti tecnici e amministrativi, che va ad aggiungersi alle precedenti azioni di formazione che hanno e tutt’ora stanno interessando i Dirigenti Scolastici.
