Il nostro paese ha adottato una nuova legislazione FOIA nel 2016 all’interno dei provvedimenti attuativi della riforma Madia (per precisione si tratta delle modifiche al decreto trasparenza apportate dal d.lgs. 97/2016) che stabilisce il diritto da parte di chiunque di accedere a dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni.
La delibera Anac n. 1309 del 28 dicembre 2016 e la Circolare del Ministro per la semplificazione e la pubblica amministrazione n. 2 del 30 maggio 2017 raccomandano l’istituzione di un registro delle richieste di accesso generalizzato presentate presso le amministrazioni (cosiddetto Registro degli accessi), per perseguire una pluralità di scopi:
- semplificare la gestione delle richieste e le connesse attività istruttorie;
- favorire l’armonizzazione delle decisioni su richieste di accesso identiche o simili;
- agevolare i cittadini nella consultazione delle richieste già presentate;
- monitorare l’andamento delle richieste di accesso e la trattazione delle stesse.
Per realizzare il registro ci sono tante possibili soluzioni. Nella circolare FOIA n.2/2017 abbiamo suggerito alle amministrazioni di riutilizzare le funzionalità dei sistemi di protocollo informatico, in quanto si tratta di una soluzione di facile attuazione, che non prevede l’acquisizione di altre piattaforme e al contempo è in grado di rendere più efficiente il processo complessivo di gestione delle richieste.
Può sembrare banale, ma la trasparenza si attua sia ottemperando a quanto prevede la normativa, ma anche dando a tutti visibilità di come si sta operando. Ed in questo senso il Registro degli accessi è uno snodo fondamentale su due versanti: quello esterno, perché offre visibilità sulle richieste pervenute e sulle risposte fornite, quello interno, perché i sistemi documentali sono (dovrebbero essere) la cinghia di trasmissione di ogni procedimento amministrativo.
Per supportare le amministrazioni interessate ad adottare tale soluzione, il Dipartimento della funzione pubblica ha prodotto un set di indicazioni operative che definiscono:
- i dati minimi che ogni Registro degli accessi deve rendere disponibili a fronte di una richiesta di accesso (sia ai fini di una loro estrazione e pubblicazione sul sito, sia per essere trasmessi/acquisiti per funzioni di monitoraggio periodico a cura di Dipartimento FP/ANAC);
- i metadati definibili in un sistema di protocollo informatico già in uso presso l’amministrazione, affinché la creazione del Registro degli accessi non richieda sviluppi ad hoc, ma sia realizzabile attraverso semplici interventi di configurazione e manutenzione dei sistemi già in essere.
Attualmente (e fino al 22 settembre) è in corso una consultazione pubblica raggiungibile a questo link che si prefigge di acquisire il più ampio consenso – anche dai fornitori di sistemi di protocollo informatico – intorno ad un set di istruzioni condivise per la gestione delle richieste e sul formato di esportazione delle informazioni da pubblicare sul sito.
Nella circolare FOIA, come già detto, si è fatto riferimento ad una particolare modalità di realizzazione del Registro degli accessi, basata sul riutilizzo di sistemi di protocollo informatico e gestione documentale. Ma naturalmente ciascuna amministrazione può realizzare una autonoma versione del Registro degli accessi, anche difforme con quanto indicato nella circolare, purché tale soluzione garantisca agli utenti e ai soggetti che monitorano l’applicazione del FOIA la fruibilità dei dati e dei metadati definiti in dettaglio nelle indicazioni operative oggetto di consultazione.
L’esposizione di dati e metadati serve per monitorare e per orientare la pratica amministrativa:
- monitorare, ovvero fornire tutte le informazioni che permettano di poter fare analisi (comunemente indicata come analytics o Business Intelligence – BI) sulle richieste di accesso ed i rispettivi esiti. A tal fine sono necessari dati che permettano di categorizzare il più possibile le tipologie di richieste e di esiti;
- orientare la pratica amministrativa, prevedendo una struttura dati che sia in grado di rappresentare le motivazioni associate agli esiti delle richieste in modo tale da guidare le altre amministrazioni nel trattamento di analoghe richieste.
Senza entrare nel dettaglio dei tecnicismi, le indicazioni operative attualmente in consultazione si basano sulla normativa (anche tecnica) vigente per il protocollo informatico e la gestione documentale, prevedendo appositi metadati per trattare le richieste di accesso civico generalizzato.
Approfitto della gentile ospitalità della testata per invitare tutti gli addetti – con ciò intendendo le amministrazioni, i produttori di sistemi di protocollo informatico e gestione documentale, gli esperti di sistemi documentali – a voler far pervenire i propri commenti.
Cosa ci aspettiamo?
Che le amministrazioni usino il Registro non come un ulteriore adempimento, ma come uno degli strumenti per attuare il FOIA.
Che i produttori di software ci aiutino – e aiutino le amministrazioni – a disporre di soluzioni facili da usare ed efficienti.
In una parola, di ricevere commenti, osservazioni, stimoli utili a migliorare il contenuto delle indicazioni operative.
In un prossimo futuro, non troppo in là nel tempo (mi auguro), vorrei poter richiedere un dato o un documento in possesso di una amministrazione con la stessa semplicità con la quale quotidianamente uso un motore di ricerca. Se i sistemi documentali saranno al passo con i tempi (e le amministrazioni li useranno al meglio delle loro potenzialità), questa eventualità non dovrebbe essere così remota.
Ma di questo e degli altri sviluppi e delle azioni a supporto del FOIA parleremo tra qualche mese.
