eFattura b2b, come orientarsi nella scelta dei software?

DOMANDA

Buongiorno,

ci stiamo attivando per capire meglio le nuove procedure da adottare in merito alla digitalizzazione/fatturazione elettronica/conservazione documenti.

Noi siamo un azienda privata, secondo quanto abbiamo letto e sentito alla televisione nel 2019 diventerà obbligatoria tale procedura.

Alcune banche ci hanno proposto i loro prodotti, vorremmo chiedervi alcune informazioni su questo argomento, per noi del tutto nuovo.

Ringrazio anticipatamente.

Cordiali saluti

RISPOSTA

Buongiorno a Lei.

La bozza di Legge di bilancio 2018 prevede l’introduzione obbligatoria della fatturazione elettronica tra privati con decorrenza 1 gennaio 2019.

La domanda da Lei posta, riguardo la scelta del prodotto di cui avvalersi per gli adempimenti connessi richiede la sua contestualizzazione nell’ambito aziendale a cui Lei fa riferimento.

Il vantaggio della fatturazione elettronica non si esaurisce infatti nella semplicità di trasmissione e conservazione rispetto ai sistemi analogici, ma, soprattutto, nella possibilità di integrazione del documento informatico nei processi aziendalii.

Faccio un esempio. Supponiamo che le fasi del ciclo attivo di una azienda di produzione siano le seguenti:

1. Gestione ordine del cliente;
2. Organizzazione delle risorse e dei beni necessari alla produzione
3. Spedizione ed eventuale emissione documento di trasporto
4. Emissione e spedizione della fattura elettronica
5. Gestione non conformità (resi, etc.)
6. Rilevazione contabile (magazzino, contabilità generale ed IVA);
7. Conservazione fattura elettronica

Nel contesto sopra rappresentato, è evidente che nella ipotesi in cui il processo di emissione della fattura elettronica non fosse funzionalmente integrato con le altr funzioni sopra indicate, e se la fattura elettronica, per esempio, dovesse essere gestita con un software applicativo dedicato, indipendente rispetto agli applicativi aziendali, si genererebbero evidenti diseconomie sia al momento della creazione della fattura, sia al momento della sua contabilizzazione.

Sarebbe quindi opportuno che il processo di fatturazione elettronica fosse armonizzato in modo che da un lato la stessa sia generata in maniera automatica, e, dall’altro, i suoi dati, sempre in maniera automatica, siano immediatamente disponibili per gli applicativi gestionali. In caso contrario non solo si neutralizzerebbero i vantaggi, ma in alcuni casi l’opportunità si trasformerebbe in handicap.

Sarebbe anche opportuno che la procedura informatica gestisse la conservazione a norma, ma questa è forse l’unica opzione che potrebbe essere slegata dal processo gestionale aziendale, per esempio nella ipotesi in cui l’azienda non avesse intenzione di assumere, direttamente o tramite soggetti delegati, il ruolo di responsabile della conservazione, previsto dal Codice per l’Amministrazione Digitale. In questa ultima ipotesi, sarà tuttavia opportuno accertarsi che il “dialogo” tra il suo sistema di generazione delle fatture elettroniche e quello che dovrà prendere in carico le fatture elettroniche per la loro conservazione sia il più possibile snello e veloce..

Ritengo pertanto che la soluzione al problema da Lei posto debba essere individuata tenendo conto delle variabili sopra rappresentate.

Cordiali saluti.

Salvatore De Benedictis

Dottore Commercialista