E’ stato recentemente pubblicato un questionario da compilare su come si intenderà attivare la fatturazione elettronica in vista della scadenza del prossimo 31 marzo 2015, rivolto in particolare agli enti locali; l’indagine è curata dalla fondazione IFEL, in collaborazione con l’ANCI.
Lo schema utilizzato per il questionario è analogo a quello già utilizzato per le Pubbliche Amministrazioni centrali, prima dell’attivazione della fattura elettronica del 6 giugno scorso.
I dati richiesti sono abbastanza semplici, e costituiscono anche un utile punto di partenza per iniziare a programmare le azioni organizzative necessarie per arrivare preparati al prossimo 31 marzo, per tutti quegli Enti che ancora debbono prepararsi per la fattura elettronica.
Il questionario proposto chiede anche alcuni dati quantitativi, cioè il n. di fatture ricevute nel 2013 e 2014, se ci sono dei periodi dell’anno che presentano picchi di attività, o in cui si registrano arrivi di fatture con notevoli allegati, con indicazione del numero fatture e volume massimo (KB).
Questi dati servono soprattutto per dimensionare il sistema di interscambio – SDI, per la ricezione delle fatture a partire dal 31 marzo prossimo: ora sono circa 9.000 le Amministrazioni centrali che ricevono le fatture elettroniche, e alla prossima scadenza si aggiungeranno gli Enti rimanenti, per un totale di circa 12.000, di cui poco più di 8.000 sono costituite dai Comuni.
Le informazioni richieste con il questionario, e le relative previsioni dei tempi di realizzazione delle azioni (peraltro in parte già previste dalla normativa), corrispondono in buona sostanza alle milestones di progetto da seguire per l’attivazione della fattura elettronica all’interno della propria organizzazione:
fase n. 1 – nomina di un referente per la fatturazione: rappresenta l’interfaccia istituzionale nei confronti delle varie strutture del progetto; si occupa prevalentemente della parte organizzativa all’interno dell’ente, e deve farsi carico di coinvolgere tutte le persone che all’interno dell’organizzazione si occupano di fatture, anche solo per quanto riguarda la fase della liquidazione.
Un aspetto importante è proprio la gestione del cambiamento – “change management” – all’interno dell’ente, che vuol dire definire un nuovo processo che permette il passaggio dalla gestione della carta ad un processo “paperless”, totalmente digitale.
fase n. 2 – censimento degli uffici: l’amministrazione, dopo aver individuato tutti gli uffici destinatari di fatturazione elettronica, verifica ed aggiorna i dati presenti sull’Indice della pubblica amministrazione (IPA) associando agli uffici individuati presenti su IPA il “servizio di fatturazione elettronica”.
Anche in questo caso si tratta per lo più di un adempimento sia formale, sia organizzativo: l’individuazione di un unico ufficio per la ricezione delle fatture – denominato “Ufficio e-Fattura” nell’Indice PA – oppure di più uffici decentrati, deve tenere conto della dimensione dell’ente e della modalità organizzativa adottata: ad esempio, l’Agenzia delle Entrate ha individuato un Ufficio per ciascuna Direzione Regionale, mentre l’INPS ha individuato un unico ufficio centrale; questo vuol dire che non è la dimensione territoriale che fa la differenza, quanto invece la successiva modalità di trasmisisone delle fatture agli uffici interessati, che è una scelta puramente organizzativa.
Anzi, gli esempi appena fatti costituiscono una conferma del fatto che nel caso di enti di piccole dimensioni la scelta di un unico ufficio sembrerebbe la più logica.
Sempre in questa fase va fatta anche la scelta del canale da utilizzare per l’ingresso delle fatture nell’Ente (PEC, SpCoop, FTP, Web Services), a cui seguirà la successiva registrazione e la trasmissione ai singoli uffici.
Tra tutti i canali disponibili, la PEC è quello che presenta il minor grado di difficoltà dal punto di vista tecnologico, ma non porta alcun beneficio organizzativo, visto che la registrazione di protocollo deve essere fatto in modo manuale.
Più interessanti sono invece le altre opzioni (SpCoop, FTP, Web Services), che al contrario richiedono maggiori competenze tecnologiche per l’attivazione, però consentono degli automatismi che evitano inserimenti di dati manuali, e quindi un minor carico di lavoro per gli operatori coinvolti.
La fase n. 1 e n. 2 sono tra loro collegate, in quanto al momento della registrazione nell’Indice PA dell’Ufficio e-Fattura va indicato anche il responsabile, e hanno come scadenza il 31/12/2014.
fase n. 3 – comunicazione ai fornitori: l’Amministrazione, dopo aver censito tutti i contratti in essere, effettua una associazione fra ufficio destinatario di fatturazione elettronica e contratto al fine di poter comunicare ai rispettivi fornitori i codici ufficio assegnati dall’IPA, necessari per indirizzare correttamente la fattura elettronica.
Questa fase deve essere effettuata entro il termine massimo del 28/2/2015.
A questo proposito, occorre dapprima fare un censimento dei contratti in essere in corso di esecuzione, riferiti cioè a forniture, servizi o lavori non ancora conclusi alla data del 31/3 prossimo, e la cui fattura sarà emessa successivamente all’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica: in questo caso, occorre effettuare un’apposita comunicazione, sul modello di quella contenuta in appendice al documento AGID.
La comunicazione ai fornitori rappresenta anche un’occasione attraverso cui l’Amministrazione può richiedere alla Ditta l’inserimento di dati non obbligatori nella fattura, come ad esempio il codice dell’impegno o il riferimento del contratto: ciò è utile sia ai fini di quanto richiesto dall’art. 42 del DL. 66/2014 per la registrazione delle fatture, e sia per ottenere in modo immediato la riconciliazione della fattura con gli altri documenti collegati al contratto, arrivando alla completa dematerializzazione del processo degli acquisti.
Ugualmente opportuno e necessario è anche organizzare una qualche azione di comunicazione dell’Ente nei confronti dei propri fornitori attivi, cioè quelli che hanno rapporti abituali con l’ente, a prescindere dall’esistenza o meno di contratti in corso a cavallo della scadenza del 31/3.
Occorre pur sempre tenere presente che, in particolare, le PMI potrebbero avere difficoltà ad adeguarsi alla normativa in materia di fatturazione elettronica, soprattutto dal punto di vista tecnologico: proprio a tal fine è stato recentemente messo a disposizione da UnionCamere un servizio per le PMI, che si aggiunge a quello già offerto dal MEPA.
I servizi offerti per le piccole imprese sono importanti per evitare una sorta di “digital divide di impresa”: pensiamo soprattutto ai fornitori locali dei piccoli Comuni, che probabilmente non riuscirebbero a stare al passo con il cambiamento imposto dalla Fattura elettronica, senza l’aiuto di intermediari qualificati e a basso costo.
fase n. 4 – integrazione dei sistemi: l’Amministrazione adegua i propri sistemi di contabilità e procedere alla integrazione con i sistemi infrastrutturali del progetto (SDI); rispetto a questo si deve indicare anche se si intende utilizzare degli intermediari, specificando se pubblici o privati, e in questo secondo caso indicarne anche la ragione.
Questa fase deve essere terminata entro il termine massimo del 20/3/2015, per permettere la ricezione e trattamento delle fatture elettroniche alla scadenza del 31/3/2015.
L’integrazione tra i sistemi costituisce la fase più importante, che – sulla base del disegno del processo definito alla fase n. 1 – potrebbe permettere di raggiungere quei benefici economici e organizzativi tanto invocati quando si parla di digitalizzazione e di fatturazione elettronica.
In particolare, significa ridurre al minimo le operazioni manuali da parte degli operatori, la circolazione di documenti cartacei; e, in prospettiva, non limitarsi a gestire “solo” le fatture in formato elettronico, ma anche altri documento del cd. ciclo dell’ordine, partendo dal contratto e dalla successiva conferma, e passando anche dal Documento di Trasporto.
Non ultimo, un altro aspetto fondamentale è il collegamento del sistema documentale con un sistema di conservazione a norma per i documenti digitali, come previsto dal DPCM 3/12/2013.
Un rapido accenno va fatto anche al ruolo degli intermediari, che potrebbero facilitare l’ingresso delle fatture elettroniche all’interno dell’ente: questo ruolo potrebbe essere ricoperto da enti pubblici (come ad esempio le Regioni, per tutti gli enti del proprio territorio) oppure anche da soggetti privati; ad esempio, il Comune di Gela ha attivato la fattura elettronica da luglio 2014 avvalendosi di una istituto di credito.
E’ quantomai necessario sottolineare che l’attivazione della fatturazione elettronica per le restanti 12.000 Amminsitrazioni impone una forte necessità di coordinamento, considerata la diversità delle realtà in cui si trova ciascuno di questi enti: la situazione si presenta molto differente rispetto alle Amministrazioni centrali, in cui c’è stata una forte azione di coordinamento del MEF, aiutati anche dall’utilizzo di un unico sistema contabile (SICOGE).
Proprio a questo fine, si auspicano azioni concrete da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale, a cui spetta una attività di monitoraggio riguardante il coordinamento, supporto e verifica delle attività di adeguamento previste dal DM 55/2013 da parte delle amministrazioni destinatarie del decreto, al fine di poter rappresentare lo stato di avanzamento del progetto, evidenziando le eventuali criticità e/o i punti di forza.
Per ognuna delle suddette fasi, l’Agenzia per l’Italia Digitale attraverso la diretta verifica rappresenterà il grado di attuazione delle amministrazioni identificate attribuendo un punteggio, che opportunamente pesato rappresenterà lo stato di avanzamento totale del progetto.
In conclusione, alla scadenza del 31 marzo 2015 mancano poco meno di 5 mesi, e ormai SDI ha all’attivo la ricezione di un totale di ben 669.598 fatture (dato al 30/9/2014), che provengono dai fornitori per le Amministrazioni centrali, di cui:
– 506.270 sono state inoltrate alla PA,
– 158.361 scartate per errori formali,
– per 4.966 è stata prodotta l’attestazione di mancata consegna per impossibilità di recapito (quindi il fornitore ha potuto utilizzare mezzi alternativi a SDI per la consegna della fattura).
Un primo bilancio di come tutte le altre Amministrazioni sono state in grado di organizzarsi lo si potrà fare solo alla fine di aprile 2015, con almeno un mese di esercizio che comprende anche le fatture indirizzate a tutte le Pubbliche Amministrazioni.
L’importante è utilizzare questo periodo per definire un processo condiviso per la gestione ottimale della fattura elettronica all’interno della propria organizzazione, e parallelamente definire la migliore strategia per l’integrazione dei propri sistemi informatici: in fondo, ciascun cambiamento è un’occasione per rivedere le proprie abitudini e trovare spazi di miglioramento.
