Il Responsabile della gestione documentale è una delle figure previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Ricade sotto la sua responsabilità il processo di gestione dei documenti dell’Amministrazione.
Il Conservatore dei documenti digitali è una figura obbligatoria sia dal punto di vista civilistico che fiscale, che ha il compito di organizzare il sistema di conservazione dei documenti digitali delle amministrazioni pubbliche per garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità ai documenti.
Due figure obbligatorie nella PA
Le due figure professionali, Responsabile dei sistemi di gestione documentale e Conservatore dei documenti digitali, sono obbligatorie in tutte le pubbliche amministrazioni ed in tutte le società private a prevalente partecipazione pubblica o che gestiscono pubblici servizi.
Come spiegato dal Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione “la gestione elettronica dei flussi documentali scambiati sia all’interno sia all’esterno delle strutture amministrative pubbliche, appare un intervento centrale nel processo di cambiamento della Pubblica Amministrazione.
Con l’entrata in vigore e l’applicazione delle disposizioni di legge più recenti, da soluzione interna ai singoli organismi, coinvolge l’intero sistema pubblico, con l’intento di consentire il completo passaggio dalla carta al digitale e di “dematerializzare” gli archivi delle amministrazioni. Oltre ai notevoli vantaggi ed economie che questo passaggio consente, la riforma assume un ulteriore valore strategico nel momento in cui l’insieme dei provvedimenti normativi consente di applicarla compiutamente anche nel settore privato, coinvolgendo quindi l’intero “Sistema Paese”.
Dematerializzazione e nuove professionalità
Da qualche tempo il termine dematerializzazione è entrato, quindi, a far parte del lessico dedicato alla gestione documentale e nella legislazione. Un termine che identifica la sostituzione della documentazione su supporto cartaceo, in favore del documento informatico, al quale la normativa ha conferito pieno valore giuridico. Questo processo garantisce nel tempo l’integrità e la reperibilità dei documenti. Ma è importante sottolineare che la dematerializzazione non può venire ricondotta alla semplice realizzazione di processi di digitalizzazione della documentazione, ma implica una complessa riorganizzazione dei processi. La dematerializzazione consente, inoltre, grandi risparmi in termini di carta e spazi recuperati e in termini di tempo ed efficacia dell’azione amministrativa.
La richiesta di nuove professionalità capaci di gestire correttamente dati e documenti digitali è, dunque, fortissima in tutti i comparti produttivi ed in tutti i domini anche a seguito del crescente numero di servizi obbligatoriamente digitali.
Due figure obbligatorie per le quali, fino a poco tempo fa, non esisteva un percorso professionalizzante specifiche.
Il corso dell’università della Calabria
L’Università della Calabria è stata la prima, e finora l’unica, ad attivare una laurea magistrale italiana in “Gestione e Conservazione dei Documenti Digitali” che prevede come figure professionali in uscita Responsabile della Gestione Documentale e Conservatore dei Documenti Digitali. E a luglio ci saranno i primi laureati con tali caratteristiche.
Il percorso formativo si avvale dell’esperienza ventennale del Laboratorio di Documentazione che ospita il Centro di Eccellenza in Economia e Gestione della Conoscenza, nonché dell’apporto tecnologico dell’Istituto di Informatica e Telematica del CNR che, proprio nell’Università della Calabria, ha la sua sede per il Sud.
Il corso di Studi che vede tra i membri del comitato di indirizzo, oltre ad Agenzia per l’Italia Digitale anche Engineering ed NTT Data Italia, prevede nella gestione del percorso formativo l’innovativo sistema delle partnership multilaterali (MSP), iniziative congiunte che riuniscono organizzazioni del settore dell’istruzione e della formazione con associazioni industriali e datori di lavoro del settore pubblico e privato che si assumono alcune responsabilità che tradizionalmente erano di competenza delle università nella costruzione di percorsi formativi.
In conformità alle due figure professionali in uscita, ovvero Responsabile dei sistemi di gestione documentale di cui all’art. 60 del DPR 445/2000 e Conservatore dei documenti digitali di cui all’art. 44 del Decreto Legislativo 82/2005, i laureati saranno in grado di valutare correttamente le esigenze e le necessità di gestione documentale di una amministrazione, di un ente o un’azienda nonché di attendere alla organizzazione e gestione di tutte le attività connesse alla sicurezza ed integrità dei sistemi, alla gestione del protocollo, al reperimento delle informazioni, all’accesso ed alla corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione adottato. I laureati, inoltre, sapranno predisporre, in italiano ed inglese, tutta la documentazione di supporto e di corredo necessaria alla gestione in proprio ovvero all’affidamento all’esterno di servizi connessi alle attività documentali valutandone correttamente i rischi ed i benefici in relazione alle finalità dell’organizzazione nella quale presta la propria attività. Per chi vuole un percorso più breve e professionalizzante l’Università della Calabria ha anche attivato un master di secondo livello in Conservatore dei documenti digitali.
