Il decreto legislativo 30 giugno 2016, n. 127 ha introdotto nel nostro ordinamento la nuova conferenza di servizi digitale, uno strumento cardine per lo snellimento e la deburocratizzazione di quei procedimenti che richiedono l’intervento di più amministrazioni nel perfezionamento del processo decisionale. L’intento è assicurare a imprese e cittadini il “taglio dei tempi” delle decisioni pubbliche su opere e autorizzazioni per attività edilizie e di impresa.
Cos’è il progetto MeetPAd della Regione Marche
La Regione Marche, per dare ulteriori risposte in termini di efficacia alle esigenze del territorio, anche e soprattutto al fine di governare efficacemente il processo di ricostruzione post sisma, ha deciso di intraprendere un percorso che porta alla standardizzazione dei procedimenti e allo snellimento dei processi tramite l’adozione di una serie di strumenti di interazione online, gestionali e di condivisione documentale in grado di razionalizzare, rendere più fluidi ed efficienti e semplificare il dialogo da remoto, la collaborazione digitale e la condivisione di contenuti tra i soggetti del territorio. In altre parole, si intende sviluppare una piattaforma abilitante di collaborazione multicanale, utilizzabile in diversi contesti, tra cui la conferenza di servizi telematica, che costituisce il primo caso d’uso.
Tale progetto prende il nome di MeetPAd (a rappresentare, appunto, un’infrastruttura applicativa utile alla pianificazione e conduzione di incontri – meeting – e dei relativi processi di lavoro collaborativo, tra soggetti della PA, in forma interamente digitale), e viene finanziato per 1.700.000 di euro con risorse del Programma Operativo Regionale FESR 2014-2020, nell’Obiettivo Tematico 2 “Migliorare l’accesso alle tecnologie dell’informazione”. Il progetto, oltre ad essere conforme alla strategia dell’Agenda Digitale Marche, approvata con DGR n. 1686/2013, ed alle modalità attuative del POR FESR, approvate con DGR n. 1313/2017, verrà inserito nell’Accordo Territoriale, in fase di realizzazione, tra Regione Marche ed AgID, ai sensi del più generale ”Accordo Quadro per la crescita e la cittadinanza digitale verso gli obiettivi EU2020” tra AgID e Conferenza Regioni e Province Autonome. I primi rilasci funzionali sono previsti già per la fine di Ottobre 2018.
Deburocratizzare la ricostruzione post sisma
Il processo di ricostruzione richiede la messa in campo di un sistema di governo, di un’organizzazione e di strumenti che dovranno gestire una mole di lavoro impressionante: 275.000 sopralluoghi, 120.000 pratiche da gestire, oltre 90.000 interventi di ricostruzione stimati per edilizia abitativa e produttiva; un processo che vede coinvolti 85 comuni (su 229) nel cratere sismico, per una popolazione di circa 350.000 residenti, e comunque 195 comuni marchigiani nei quali almeno un’abitazione privata o un’opera pubblica hanno subito danneggiamenti a causa del terremoto.
Dei 90.000 interventi stimati, secondo gli uffici preposti, circa la metà potrebbero richiedere l’attivazione di conferenze di servizi, di tipo simultaneo o semplificato, anche ricorrendo in massima parte all’istituto speciale della conferenza di servizi permanente per la ricostruzione dei territori colpiti dal sisma, disciplinata dal D.L. 17 ottobre 2016, n. 189. Tutti gli interventi richiederanno, in ogni caso, un supporto strumentale ed organizzativo per il coordinamento delle attività di collaborazione tra soggetti (privati e pubblici, anche appartenenti ad amministrazioni diverse, necessitate ad interagire da remoto) e di condivisione di documentazione digitale avente valenza legale, per arrivare a formulare, in tempi accettabili ma con l’esercizio di un corretto contradditorio procedimentale, pareri e decisioni comuni. In questo scenario, stimando in circa 45.000 gli interventi per cui indire la conferenza, ed ipotizzando una durata media di circa 30 minuti per ogni pratica, sarebbe necessario un impegno di circa 12 anni per poter smaltire l’insieme delle pratiche.
Queste semplici operazioni evidenziano come divenga indispensabile la definizione di un sistema di regole, di processi e strumenti che consentano di gestire la ricostruzione ad una maggiore velocità, senza trascurare il rigore dei controlli, la trasparenza delle decisioni e l’esecuzione delle opportune verifiche.
Le criticità dell’attuale modello di gestione
Sotto il profilo dei processi e degli strumenti, le attuali modalità di gestione presentano infatti alcuni elementi di criticità riconducibili principalmente al livello di omogeneità e coordinamento nelle prassi operative adottate e al basso livello attuale di informatizzazione dei processi.
Quali ulteriori elementi di contesto, si precisa che è stata appena aggiudicata una procedura di gara finalizzata all’acquisizione di un sistema informativo per i servizi di sportello unico attività produttive (SUAP) ed edilizia (SUE) per l’Ufficio Speciale Ricostruzione Marche (USR) ed i comuni delle aree colpite dal sisma.
Un interscambio continuo di dati
Come evidenziato nello schema architetturale dei flussi applicativi, il sistema adotterà un modulo di interoperabilità in grado di consentire un interscambio continuo di dati tra Ufficio Speciale per la Ricostruzione, SUAP/SUE dei Comuni interessati, ed altri enti od attori coinvolti, quindi in grado di mettere in relazione i diversi sistemi applicativi coinvolti, in particolare:
- il back-office DOMUS, attraverso cui l’USR Marche interagisce con la piattaforma nazionale MUDE per acquisire le istanze e smistarle verso i soggetti coinvolti nel processo, consentendo l’interazione con il sistema di gestione documentale regionale PALEO per la protocollazione e la fascicolazione delle pratiche;
- le soluzioni di SUAP/SUE di fornitori privati (o financo il semplice inoltro della documentazione via PEC) utilizzate dagli enti locali presenti sul territorio e dallo stesso Ufficio Speciale per la Ricostruzione Marche;
- le principali infrastrutture fisiche ed applicative regionali, quali:
- il sistema di autenticazione federato FedCohesion integrato con SPID;
- il sistema di pagamento online MPay integrato con il nodo dei pagamenti nazionali PagoPA;
- l’infrastruttura MCloud di disaster recovery, business continuity, virtualizzazione e cloud computing per l’aggregazione e la resilienza del patrimonio digitale delle PAL, in continuità con quanto previsto dal piano triennale AgID 2017-2019 per l’informatica nelle pubbliche amministrazioni e dal processo di razionalizzazione dei datacenter locali;
- il portale istituzionale di Giunta ed i suoi canali web tematici;
- il polo di conservazione documentale Marche DigiP;
- OpenAct, il sistema di gestione e pubblicazione degli atti e delle delibere regionali;
- etc.
- la piattaforma condivisa MeetPAd per le Conferenze di servizio telematiche, qui descritta.
Collaborazione e condivisione di contenuti e documenti
Come accennato, la piattaforma MeetPAd intende attivare strumenti gestionali di collaborazione ed interazione online, e di condivisione di contenuti e documenti tra soggetti territoriali, al fine di semplificare e rendere più agili i processi di lavoro delle PA. Non si tratta tuttavia di uno o più prodotti preconfezionati e basati su licenze d’uso, ma di un sistema costruito con codice sorgente riusabile, frutto di una progettazione condivisa e partecipata, a disposizione di una pluralità di soggetti abilitati ed abilitabili, per soddisfare le esigenze regionali in coerenza con la visione strategica dell’Agenda Digitale Marche (ad es. evitare i lock-in e un approccio “a silos”), ma anche in linea con le direttive e le specifiche nazionali, dunque riusabile sull’intero territorio nazionale.
L’infrastruttura abilitante
Si intende dunque realizzare, attraverso un affidamento alla società Engineering SpA nell’ambito del contratto quadro Consip Servizi Gestionali Integrati lotto 3, un’infrastruttura abilitante:
- per governare procedimenti, processi e servizi sincroni e asincroni – in modo trasversale, a prescindere dallo specifico caso d’uso;
- utile all’espletamento di processi e procedimenti amministrativi digitalizzati che richiedono partecipazione, confronto, interscambio, interazione;
- arricchita di nuovi servizi digitali a supporto delle attività collaborative di più soggetti distribuiti nel territorio, per realizzare un collegamento strutturato ed organizzato tra PA che, in modo rispondente alla normativa vigente, assicuri l’esercizio delle singole competenze in una logica di flusso procedimentale unico;
- in grado di ottimizzare l’uso di componenti già realizzate e di banche dati informatizzate condivise per la raccolta e l’aggiornamento delle informazioni e dei dati non cartacei, adeguatamente integrate con tutte le altre applicazioni regionali, o di altro livello, coinvolte.
Dal punto di vista del modello architetturale di riferimento, per consentire il dialogo tra tutti i componenti dell’applicazione previsti e garantire flessibilità, adeguatezza e facilità di integrazione, è necessario riferirsi al modello SOA (Service Oriented Architecture) che ben si adatta al contesto in esame.
Un’architettura a micro-servizi
Le più moderne linee di pensiero legate alla SOA orientano le scelte verso soluzioni sempre più snelle e semplici da gestire, così da poter creare servizi in modo rapido e agevole e, soprattutto, più facili da implementare o trasferire da una macchina all’altra, portando ad un nuovo livello l’idea di disaccoppiamento. Nella realizzazione della soluzione si è stabilito di adottare un’architettura a micro-servizi, con un approccio che vede la singola applicazione come insieme di piccoli servizi, ciascuno dei quali viene eseguito da un proprio processo e comunica con gli altri come una black-box, possibilmente esponendo un’Application Programming Interface (API) astratta rispetto al dettaglio implementativo o tecnologico. In breve, i micro-servizi sono dei servizi elementari ed autonomi, tipicamente stateless, che possono interagire tra di loro e che hanno come finalità quella di dedicarsi ad un singolo compito, eseguendolo in modo esaustivo dall’inizio alla fine; sono, a tutti gli effetti, dei sistemi atomici distribuiti. I micro-servizi sono il modo ideale per affrontare lo sviluppo di applicativi orientati nativamente al modello del cloud computing, basati su architetture elastiche ed in grado di scalare dinamicamente. La questione risulta particolarmente importante per Regione Marche, in quanto è prevista l’implementazione della soluzione nell’infrastruttura cloud IaaS OpenStack adottata dal datacenter regionale.
Il front-end unificato dei servizi applicativi, destinato all’interazione con gli utenti finali e con altri sistemi applicativi, si compone sia di interfacce web service (REST, SOAP) disponibili per invocare i servizi da parte di altre componenti applicative interne ed esterne e sia del vero e proprio front-end per utenti “umani”, costituito da interfacce responsive (adattive rispetto al dispositivo), basate sul framework Bootstrap, realizzate sulla base di un approccio mobile first e di massima attenzione all’usabilità, e coerenti con le linee guida di design dei siti web della PA rilasciate da AgID. Esemplificando, l’insieme dei servizi di MeetPAd potrà essere acceduto contemporaneamente attraverso conference room attrezzate, singoli PC desktop di utenti che partecipano dalla propria postazione fissa in ufficio, o dispositivi mobili di utenti abilitati che abbiano necessità di collegarsi dall’esterno, in mobilità.
L’architettura tecnologica prevede esclusivamente soluzioni open source, basate su standard aperti e tecnologicamente operanti su stack J2EE in ambiente Linux.
Digitalizzazione e dematerializzazione
Il sistema, sviluppato per componenti atomiche e micro-servizi, facilmente riusabili, generalizzabili ed estensibili, prevede l’esposizione di funzionalità ascrivibili a due categorie:
- La digitalizzazione dei processi produttivi amministrativi e dei servizi digitali correlati, sottostanti alla Conferenza Dei Servizi telematica (o, in ogni caso, ad una seduta di lavoro virtuale e a partecipazione multipla e delocalizzata).
Attraverso l’entry point di una scrivania virtuale, integrata con ambienti di Business Process Management (BPM) e di Enterprise Service Bus (ESB), l’operatore accede ad una serie di funzionalità ad accesso facilitato, tra cui la gestione in pianificazione ed in esercizio di un calendario elettronico condiviso, la condivisione dell’agenda dell’incontro, il riconoscimento degli utenti attraverso sistemi di autenticazione forte, la gestione dei meccanismi di delega e sostituzione dei partecipanti, l’inoltro automatico di notifiche e convocazioni, l’interoperabilità tra conference room e con sistemi di videoconferenza evoluta (compatibili con gli standard SIP, VoIP ed H.323), la condivisione di schermi, lavagne, sistemi collaborativi di scrittura ed altre risorse integrate (attraverso interfacce verso i sistemi informativi web ed i sistemi documentali necessari), la visualizzazione geo-referenziata degli oggetti (edifici, località) su cui la discussione verte, la registrazione e la memorizzazione delle tracce audio/video e dei log di accesso ed interazione, la pre-verbalizzazione automatica e sincronizzata sulla base degli input registrati in sede di conferenza, l’integrazione verso diversi sistemi di firma (elettronica, grafometrica, digitale tramite dispositivo e remota HSM), etc.;
- La dematerializzazione di atti e documenti giuridicamente rilevanti.
Nel corso dell’esecuzione del meeting virtuale, sempre per tramite della componente ESB, il soggetto utilizza un’infrastruttura di servizi per l’interazione con i sistemi di dematerializzazione che gestiscono atti, documenti, fascicoli, PEC, file pluri-formato derivanti da pacchetti di produttività personale gestiti in condivisione online (real time document composition), streaming audio-video giuridicamente rilevanti ed altre risorse digitali; tutto ciò ai fini della gestione documentale dell’archivio corrente (template e repository di modelli standardizzati, protocollo informatico, scansione e digitalizzazione di formati cartacei con OCR e indicizzazione full text, conversione in formati PDF/a) e di quanto mandato in conservazione, integrandosi con l’infrastruttura regionale del Polo Marche DIGIP.
Nell’ambito di una call Horizon 2020 relativa alle “disruptive technologies“, la Regione Marche, l’Università di Camerino ed altri partner europei hanno presentato una proposta progettuale (progetto Allegra: Advanced Public Services through Smart and Collaborative Transformation towards Disruptive Technology) finalizzata a sperimentare funzionalità evolute e basate su tecnologie ICT avanzate, quali blockchain ed intelligenza artificiale, in un prototipo sviluppato a partire dal caso d’uso MeetPAd. In sintesi le “disruptive tecnologies” che si intende applicare sono:
- Natural Language Processing ed algoritmi di machine Learning, per analizzare automaticamente la documentazione e mettere da parte in una knowledge base i casi “semanticamente” simili, al fine di poter ricercare informazioni e reperire agevolmente, al bisogno, pratiche ed informazioni attinenti al caso in esame;
- Chatbot, assistenti virtuali invocabili da tastiera per aiutare gli utenti a comprendere/conoscere le funzionalità della piattaforma, fornendo help online ed accompagnandoli nell’utilizzo del sistema e nella conduzione delle riunioni;
- Sistema Blockchain basato su storage Ceph, per conservare oggetti video o digitali distribuiti ma con id/hash unici ed opponibili a terzi, al fine di garantire l’immodificabilità e la riconoscibilità erga omnes dei contenuti memorizzati.
