La gestione delle licenze potrebbe non essere una delle priorità aziendali ma una cattiva amministrazione del parco software può comportare gravi conseguenze. Infatti, come recentemente rivelato da BSA, nel 2017 le PMI italiane hanno pagato oltre 1,3 milioni di euro in seguito all’infrazione del copyright dei software, con un costo medio per le aziende di 56.700€, che includono il risarcimento danni e il costo delle licenze. Questi dati evidenziano le severe conseguenze economiche di una gestione inefficace delle licenze software.
Va sottolineato che la maggior parte delle aziende usa involontariamente software privi di licenza. Ad esempio, se i dipendenti effettuano il download di software da un sito di condivisione peer-to-peer o da un discount online, è probabile che la licenza non sia valida e che il software venga quindi utilizzato illegalmente.
I rischi
Una scarsa attenzione a questo aspetto del business potrebbe comportare serie conseguenze economiche, reputazionali e di sicurezza. Adottare alcune semplici misure per assicurarsi di rispondere pienamente alle normative vigenti può garantire un futuro fiorente e sicuro all’azienda.
Se si usa il tipo sbagliato di licenza
È inoltre possibile che le aziende utilizzino il tipo sbagliato di licenza. Se si possiede una licenza personale per l’uso domestico di un software, sarà necessario acquistare una licenza aziendale da usare al lavoro. È importante essere sempre consapevoli delle proprie licenze per evitare di infrangere involontariamente la legge sul copyright. Tuttavia, non sono solo le conseguenze economiche a mettere in pericolo le aziende.
Software senza licenza e infezioni malware
I software privi di licenza possono causare problemi di sicurezza informatica, in particolar modo per le PMI, che potrebbero avere sistemi deboli di protezione dalle minacce. Un’indagine condotta da IDC per conto di BSA ha infatti rivelato un legame diretto tra software privi di licenza e infezioni malware, sottolineando come le PMI possano rischiare la fuga o il danneggiamento dei propri dati.
Considerando il crescente rischio globale rappresentato dai ransomware, le PMI dovrebbero adottare ogni misura possibile per proteggersi dai pericoli online. Utilizzare solo software per i quali si possiedono le licenze adeguate e implementare un’opportuna gestione dei software è la prima linea di difesa dalle minacce di cyber security, insieme a misure basilari di sicurezza come firewall e soluzioni anti-virus.
Gestione dei software e GDPR
È oggi particolarmente importante fare attenzione ad adottare le giuste misure di gestione dei software in vista della prossima entrata in vigore della General Data Protection Regulation (GDPR). Un processo interno efficace, deve necessariamente includere la verifica dell’adeguatezza delle licenze di cui si dispone, aspetto che permette di affrontare due sfide allo stesso tempo: migliorare la propria sicurezza informatica è infatti il primo passo per essere conformi alla normativa.
Guida alla gestione corretta dei software
Adottare un piano efficace di gestione delle licenze non comporta necessariamente azioni costose o complesse, è sufficiente seguire alcuni semplici passi.
Per iniziare, è fondamentale verificare esattamente i software utilizzati dall’azienda e dai dipendenti.
Una volta ottenute queste informazioni, è necessario studiare il ciclo di vita dei propri software, dalla fase di acquisizione alla manutenzione, fino alla dismissione. In fase di acquisizione, è importante conservare tutti i documenti che potrebbero venire richiesti in caso di indagine, come fatture, ricevute, e così via. Conservare la documentazione può rivelarsi importante nel caso in cui venga richiesta un’autovalutazione da parte di un vendor o BSA. Possedere un registro di asset IT utilizzati e un inventario aggiornato delle licenze software semplifica, inoltre, la gestione dell’utilizzo di software in caso di espansione del business e assunzione di nuovi dipendenti.
Per quanto riguarda la manutenzione, è fondamentale assicurarsi di aggiornare costantemente i software e installare le patch non appena disponibili. Infine, in caso di dismissione del software, le aziende devono assicurarsi di avere un piano in caso di passaggio a una nuova soluzione o a una nuova versione della stessa.
Infine, l’ultima componente è l’ottimizzazione. Una volta ottenuta una visione olistica delle proprie licenze, è possibile analizzare le opportunità a disposizione per ridurre i costi, ad esempio riutilizzando licenze non usate, se permesso dal proprio contratto. Per assicurarsi di avere una gestione più efficace e conforme possibile, le aziende possono inoltre affidarsi a vendor specializzati.
L’illusione di non poter essere scoperti
Un’indagine condotta da BSA ha svelato che, in Italia, quasi l’80% dei dipendenti delle PMI è disposto a riferire comportamenti illegali o non etici del proprio capo sul luogo di lavoro e più di un terzo degli italiani (35%) ha dichiarato di essere pronto a denunciarlo per pratiche IT scorrette. Questo dato sembra confermato dalla crescita del 38% delle segnalazioni anonime di utilizzo di software privo di licenza registrate da BSA nel 2017 (444 segnalazioni nel 2017 rispetto alle 322 nel 2016).
Considerata la propensione dei dipendenti delle PMI italiane a denunciare pratiche scorrette, è importante non sottovalutare il rischio di essere scoperti e adottare ogni misura necessaria per assicurarsi di essere nel pieno rispetto delle leggi.
