Solo tenendo conto dei tre servizi di pagamento gestiti dai Comuni (refezione scolastica, TARI e multe) e delle fasi dei relativi processi sulle quali il sistema di pagamento pagoPA ha maggiore impatto – notifica dell’avviso di pagamento al debitore e riconciliazione dei pagamenti – l’Osservatorio eGovernment del Politecnico di Milano ha stimato un risparmio annuale totale pari a oltre 320 milioni di euro se tutti i Comuni adottassero PagoPa. Ma la strada da fare per concretizzare queste cifre è ancora lunga.
A luglio di quest’anno vi abbiamo raccontato i primi risultati della ricerca dell’Osservatorio eGovernment, in merito ai trend di adozione e di attuazione di pagoPA da parte dei Comuni italiani. Questi primi risultati hanno evidenziato come, a dispetto di un sistema nazionale pronto e maturo (da un punto di vista normativo e di piattaforma tecnologica), sia ancora incompleta l’attuazione dell’ “ultimo miglio”: gli Enti si trovano all’inizio della delicata fase di implementazione dei servizi ed in buona parte devono ancora scegliere la soluzione tecnologica a supporto.
Inoltre, sappiamo che l’entità dei benefici conseguibili a livello di singolo Ente, soprattutto in fase di riconciliazione, è strettamente correlata alla dismissione dei canali tradizionali ovvero alla possibilità di integrare i pagamenti eseguiti attraverso qualsiasi canale in un unico sistema informativo (la soluzione pagoPA adottata), il quale deve essere a sua volta integrato con i sistemi gestionali che governano le posizioni debitorie. Questo passaggio rende concreto il potenziale risparmio di costi e risorse nella gestione del ciclo di vita del pagamento, e la maggior parte degli Enti deve ancora affrontarlo.
Quanto si può risparmiare con PagoPA
Ma a quanto ammonta il potenziale risparmio conseguibile grazie a pagoPA? Da questa domanda chiave discende il secondo ambizioso obiettivo della Ricerca dell’Osservatorio di quest’anno: misurare concretamente i risparmi conseguibili dagli Enti a fronte dell’adozione di pagoPA al suo pieno potenziale, il che implica:
- Interazioni con il cittadino solo attraverso canali elettronici e avviso di pagamento digitale (ove la legge non imponga la notifica cartacea), con eventuale servizio di cortesia di avvisatura digitale;
- Integrazione informatica tra i software gestionali e di contabilità con il sistema pagoPA in uso;
- Implementazione di tutti i modelli di pagamento pagoPA e switch-off dei canali tradizionali (tutti i pagamenti transitano dal Nodo).
L’analisi è stata condotta focalizzandosi in particolare su tre servizi di pagamento gestiti dai Comuni (refezione scolastica, TARI e multe) e sulle fasi dei relativi processi sulle quali pagoPA ha maggiore impatto:
- Notifica dell’avviso di pagamento al debitore,
- Riconciliazione dei pagamenti.
In particolare, si è proceduto nel calcolare esclusivamente i risparmi differenziali ottenuti grazie all’automazione di alcune attività rispetto ad uno scenario, che abbiamo denominato “tradizionale”, che non prevede l’utilizzo di alcuna tecnologia: le comunicazioni con il cittadino avvengono attraverso canali non elettronici (posta tradizionale, messo comunale, etc.) e i pagamenti avvengono attraverso canali fisici (sportello, banca tesoriera, reti amiche, bollettini postali, esercizi convenzionati).
Nelle due fasi oggetto di studio, le voci di costo differenziali sono:
- Costi di stampa e risorse umane impiegate per la stampa dell’avviso di pagamento
- Costi di notifica/postalizzazione dell’avviso
- Risorse umane impiegate nell’attività di rendicontazione e di riconciliazione
La tabella seguente illustra la quantificazione dei risparmi per ciascuno dei 3 servizi di pagamento analizzati. Le voci sono state suddivise tra risparmi monetari e risorse umane, valorizzate applicando lo stipendio annuale delle specifiche risorse impiegate per lo svolgimento delle attività di lavoro.
- I risparmi differenziali della fase di notifica dell’avviso di pagamento sono quasi tutti monetari: stampa e postalizzazione sono infatti di norma svolta da un soggetto esterno; tali costi, tipicamente pari ai due terzi del totale per ciascun servizio (circa 200 milioni di euro), sono potenzialmente riducibili a zero implementando l’avvisatura digitale di pagoPA.
- I risparmi differenziali della fase di riconciliazione sono esclusivamente costi del personale impegnato nelle relative attività (oltre 5.400 persone impiegate a tempo pieno), che potrebbero essere facilmente automatizzate grazie a pagoPA, lasciando al personale una residuale attività di controllo.
- se tutti Comuni italiani svolgessero le attività di notifica dell’avviso di pagamento e di riconciliazione di questi tre pagamenti in modalità tradizionale, ovvero senza l’utilizzo di alcuna tecnologia, il risparmio annuale totale per le fasi del processo analizzate sarebbe pari a oltre 320 milioni di euro.
Quanto si è risparmiato finora con PagoPa
E quanti risparmi sono stati conseguiti fino ad oggi? Per rispondere, sono stati calcolati i risparmi differenziali rispetto allo stato di adozione di pagoPA rilevato dall’Osservatorio a marzo 2018. Dall’analisi dei dati risulta che la digitalizzazione messa in atto fino a quel momento ha prodotto un risparmio annuale pari a quasi 75 milioni di euro, corrispondente a circa un quarto del risparmio potenziale. Tale risparmio è stato ottenuto prevalentemente grazie all’utilizzo dei canali digitali, che hanno ridotto fino al 40% i costi di notifica dell’avviso di pagamento; ulteriori risparmi sono stati ottenuti grazie a quei Comuni che hanno automatizzato le attività di riconciliazione attraverso l’integrazione dei propri software gestionali con il sistema pagoPA e/o con la Banca Tesoriera.
Questi dati sono stati mostrati in occasione del workshop dell’Osservatorio Agenda Digitale “Switch-off di servizi pubblici” del 18 settembre scorso, nel quale pagoPA è stato preso come caso tipo per quantificare i benefici associati allo switch-off (da analogico a digitale) nell’erogazione dei servizi pubblici ai cittadini.
In qualsiasi momento, è possibile scaricare dal sito degli Osservatori il Report completo della Ricerca sui pagamenti, per approfondire il quadro normativo e tecnologico, i trend di attuazione e i dati sulla quantificazione dei risparmi per i singoli servizi analizzati (refezione scolastica, TARI e multe) e per differenti classi dimensionali di Ente erogante.
