L’installazione degli impianti audiovisivi nei luoghi di lavoro impone di leggere congiuntamente lo Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970) e l’apparato di regole europee (Gdpr) e nazionali in tema di privacy.
Ecco una panoramica sulle norme da tenere in considerazione e gli adempimenti in tema di privacy.
Quale norma giuslavoristica considerare?
L’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori che, innanzitutto, pone il divieto generale del controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.
La norma, tuttavia, considera la necessità dell’imprenditore di installare impianti audiovisivi per altri fini, che indica espressamente:
- per esigenze organizzative e produttive,
- per la sicurezza sul lavoro,
- per la tutela del patrimonio aziendale.
Questi sono alcuni casi esemplificativi delle finalità previste dalla legge:
- sussistono esigenze organizzative e produttive quando macchinari ed impianti necessitano di monitoraggio continuo perché richiedono frequenti interventi di manutenzione urgente;
- sussiste il fine di tutela della sicurezza sul lavoro quando vi è la necessità di garantire l’intervento tempestivo delle squadre di soccorso nei casi in cui siano svolte attività intrinsecamente pericolose o siano impiegati materiali nocivi alla salute ovvero i lavoratori operano in luoghi isolati o in impianti di grandi dimensioni;
- sussiste la necessità di tutela del patrimonio aziendale in presenza di beni materiali ed immateriali di elevato valore economico ovvero quando siano avvenuti intromissioni o furti denunciati.
Peraltro, è evidente che dall’impianto audiovisivo, seppure installato per una delle motivazioni previste dalla legge, possa derivare una possibilità di controllo dell’attività dei lavoratori.
Quindi, il legislatore ha fissato una sorta di procedura di verifica che l’installazione dell’impianto audiovisivo avvenga per i fini previsti e nel rispetto del diritto dei lavoratori alla privacy:
- se in azienda sono presenti la rappresentanza sindacale unitaria (RSU) o aziendale (RSA), il datore di lavoro e le rappresentanze sindacali devono sottoscrivere un accordo collettivo, che regolamenta il funzionamento e l’utilizzo dell’impianto;
- se l’accordo non è raggiunto oppure nel caso in cui in azienda non siano presenti la rappresentanza sindacale unitaria (RSU) o aziendale (RSA), il datore di lavoro deve chiedere all’Ispettorato del Lavoro territoriale una autorizzazione all’installazione dell’impianto, depositando un’istanza ampiamente motivata.
La norma fornisce indicazioni per la procedura da seguire da parte delle imprese con unità produttive dislocate in diverse province o regioni.
Occorre sottolineare che non basta che i dipendenti siano a conoscenza dell’installazione dell’impianto. Per altro verso, è irrilevante che l’impianto installato non sia funzionante.
Tant’è che in entrambi i casi i giudici penali hanno sanzionato l’imprenditore per la mancanza dell’accordo sindacale o dell’autorizzazione amministrativa, benché i dipendenti fossero a conoscenza dell’installazione ovvero l’impianto non fosse funzionante.
Si aggiunga che l’accordo o l’autorizzazione sono prescritti anche nel caso in cui l’impianto entri in funzione quando in azienda nessuno sia presente, al di fuori dell’orario di lavoro, nel caso cioè in cui l’accensione delle telecamere sia collegata al sistema antintrusione.
Per la violazione dell’art. 4 le sanzioni sono previste dall’art. 38 dello Statuto dei Lavoratori, che è tornato ad essere applicato a seguito della modifica dell’art. 171 del D.Lgs. 192/2003 operata dall’art. 15, comma 1, lettera f) del D.Lgs. 101/2018: l’ammenda da € 154,00 a € 1.549,00 o l’arresto da 15 giorni ad un anno, salvo che il fatto non costituisca più grave reato.
L’utilizzo delle riprese video ai fini disciplinari
Dunque, è possibile che l’impianto audiovisivo, installato per i fini e nei modi previsti dalla legge, riprenda i lavoratori occasionalmente o anche in modo continuativo: può accadere che dalle immagini il datore di lavoro scopra che un dipendente si è comportato in maniera scorretta (utilizziamo volutamente una locuzione ampia, dal momento che il riferimento non è solo all’attività lavorativa, ma ad ogni attività posta in essere dal lavoratore).
Il datore di lavoro può utilizzare le informazioni raccolte tramite l’impianto audiovisivo installato nel rispetto della disciplina di legge per sanzionare il dipendente? La risposta è positiva a determinate condizioni.
Precisamente, devono essere rispettate due condizioni:
- la prima, che sia data al lavoratore da parte del datore di lavoro adeguata informazione delle modalità di uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli,
- la seconda, che sia rispettata la disciplina in materia di privacy.
Si tratta di due condizioni che devono coesistere e che vivono l’una dei contenuti dell’altra; in effetti, dare ai lavoratori adeguata informazione delle modalità di uso degli strumenti audiovisivi e di effettuazione dei controlli significa informarli che le riprese e la conservazione delle immagini avvengono nel rispetto della disciplina in materia di privacy.
Lo strumento per informare i lavoratori è il regolamento (o disciplinare o policy), da affiggere cartaceo in bacheca o da pubblicare nella bacheca elettronica.
Con il regolamento si forniscono informazioni in merito alle finalità dell’installazione, alle caratteristiche tecniche dell’impianto, ai tempi di funzionamento, a modalità e termini di conservazione delle immagini, ai soggetti incaricati.
Una precisazione: l’art. 4 parla di sistemi audiovisivi, ma il Garante per la Privacy si è ripetutamente espresso in maniera negativa sulla captazione audio. Pertanto, i riferimenti all’impianto audiovisivo devono ritenersi fatti all’impianto video.
Gli adempimenti sotto il profilo privacy
Vediamo i principali.
L’informativa
Gli interessati devono essere informati di stare per accedere ad un’area videosorvegliata e delle finalità per cui è attivo il sistema di videosorveglianza. Proprio per tale ragione, la cartellonistica deve essere apposta prima del raggio di azione delle telecamere e deve riportare l’indicazione del titolare del trattamento e delle finalità.
Detta informativa, c.d. “semplificata”, deve poi rinviare ad una informativa completa, redatta nel rispetto dell’art. 13 del GDPR.
Le misure di sicurezza.
E’ fondamentale, poi, individuare ed attuare le necessarie misure di sicurezza.
Nel caso in cui il sistema preveda la conservazione delle immagini, la durata della conservazione dovrà essere limitata a poche ore (24 ore dalla rilevazione), fatta salva l’esigenza di ulteriore conservazione in caso di festività o per assolvere a richieste avanzate dall’autorità giudiziaria. Solo in ipotesi eccezionali e per alcuni tipi di attività particolarmente a rischio è possibile prevedere un allungamento dei tempi, ma comunque da circoscrivere al massimo ad una settimana.
Devono, inoltre, essere previsti particolari accorgimenti tecnici che garantiscono, ad esempio, di non superare il periodo di conservazione e misure che assicurano l’accesso alle immagini solo ai soggetti autorizzati.
La nomina dei designati e responsabili del trattamento
E’ necessario nominare per iscritto:
- I designati al trattamento, vale a dire i soggetti interni all’azienda che hanno accesso alle immagini ed ai locali dove sono situate le postazioni di controllo; deve trattarsi di un numero limitato di soggetti, con diversi livelli di accesso.
Detti soggetti devono, poi, essere appositamente formati sulle modalità di trattamento dei dati.
- I responsabili del trattamento ex art. 28 del GDPR, vale a dire quei soggetti esterni all’azienda che possono avere accesso alle immagini, primi tra tutti la società che si occupa della manutenzione dell’impianto.
Registro dei trattamenti
Occorrerà, poi, inserire la videosorveglianza nel registro dei trattamenti, avendo cura di indicare, tra gli altri elementi richiesti dall’art. 30 del GDPR, le misure di sicurezza tecniche ed organizzative adottate.
La DPIA
Se per il GDPR l’obbligo sussiste nel caso di “sorveglianza sistematica su larga scala di zona accessibile al pubblico”, stando ai criteri individuati nelle linee guida del Gruppo Articolo 29, la DPIA è obbligatoria nel caso di monitoraggio sistematico di una zona accessibile al pubblico e di trattamento di dati di soggetti vulnerabili, come possono essere i lavoratori.
Il Garante, a ottobre scorso, ha da ultimo predisposto l’elenco dei trattamenti soggetti a DPIA e tra questi troviamo “trattamenti effettuati nell’ambito del rapporto di lavoro mediante sistemi tecnologici (anche con riguardo ai sistemi di videosorveglianza e geolocalizzazione) dai quali derivi la possibilità di effettuare un controllo a distanza dei dipendenti”
Sembra, quindi, non esserci più dubbio sulla necessità di effettuare la DPIA quando la videosorveglianza comporta la possibilità di effettuare controlli a distanza dei lavoratori.
