Il piano triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2019-2021 affronta in maniera efficace il tema della conservazione digitale permanente – quella cioè effettuata ai fini della memoria storica – e, contestualmente, dedica il paragrafo 6.8 al tema dei poli di conservazione.
Cioè a quei Poli Strategici Nazionali (PSN) che svolgono anche funzioni di conservazione.
Occorrerà tuttavia aspettare, presumibilmente, le Linee guida sul documentale per comprendere se e come verrà posto rimedio al problema del coordinamento con la normativa sul cloud.
Vediamo nello specifico in che modo il nuovo Piano triennale Agid delinea lo scenario sulla dematerializzazione e della conservazione digitale e quali sono i prossimi step in tema di dematerializzazione degli archivi e interoperabilità e le criticità aperte.
Digital first nella PA e Poli di conservazione
Il nuovo Piano triennale ribadisce il principio del digital first riproponendolo come digital by default, “digitale per definizione” in armonia con il privacy by default stabilito nel regolamento europeo sulla protezione dei dati personali (Gdpr); le pubbliche amministrazioni forniscono servizi digitali come opzione predefinita.
Naturalmente per agire in modalità digitale è indispensabile che le amministrazioni forniscano e gestiscano nell’intero ciclo di vita dei documenti informatici come definito nel Codice dell’amministrazione digitale.
A questo riguardo, i poli di conservazione citati nel piano triennale Agid si collocano nel più ampio tema della conservazione digitale.
Ovvero l’attività volta a gestire i documenti informatici, che, a norma di legge, viene realizzata attraverso il ricorso ai conservatori accreditati da AGID, obbligatori per la PA.
La conservazione digitale può anche essere svolta in autonomia dalla PA con propri sistemi interni. Il Piano triennale però affronta in modo efficace il tema della conservazione permanente, cioè quanto indispensabile ai fini della memoria storica. In questo caso le amministrazioni possono rivolgersi ai Poli di conservazione.
Citare i PSN introduce il tema del coordinamento necessario tra la normativa di tematica “cloud”, che AgID sta utilizzando per la qualifica obbligatoria dei servizi IaaS, PaaS e SaaS applicata in conformità alle circolari 2 e 3 dell’aprile 2018. Tale qualifica è obbligatoria per i servizi resi alla PA dai fornitori di servizi.
L’attuale formulazione delle regole sul tema, nel contesto della conservazione digitale, stabilite nell’articolo 9, comma 2 del DPCM 3 dicembre 2013 non consentono (a causa dell’obsolescenza del comma) l’utilizzo di architetture cloud, in quanto richiedono specifiche segregazioni fisiche e logiche per hardware e software utilizzati.
Certamente dovranno porre rimedio le imminenti Linee guida sul documentale che riprendiamo nel seguito.
Lo stato della dematerializzazione e della conservazione digitale
Per quanto attiene alla descrizione dello scenario di riferimento sullo stato della dematerializzazione e della conservazione digitale, AgID delinea un quadro efficace e realistico dello stato dell’arte presente nelle pubbliche amministrazioni.
In particolare si dice che:
“La conservazione digitale dei documenti della Pubblica Amministrazione, ad oggi, è diffusa solo parzialmente. Non tutti i documenti prodotti nel corso dell’attività amministrativa delle PA vengono inviati in conservazione e, a livello nazionale, non è ancora garantita l’interoperabilità tra i diversi sistemi di conservazione (i conservatori utilizzano infatti software di archiviazione differenti tra loro e manca un linguaggio comune che consenta il dialogo e l’interscambio di informazioni)”.
Non è corretta l’affermazione riportata tra parantesi. Questo perché i conservatori accreditati (l’essere accreditato è un requisito obbligatorio per operare con la pubblica amministrazione) operano in conformità alla normativa vigente in materia e non esiste alcun obbligo di operare con lo stesso software. Inoltre il linguaggio comune che consente il dialogo e l’interscambio di informazioni esiste (è lo standard UNI 11386 – noto anche come SINCRO, Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali) ma alcune opzioni possibili pur nella corretta applicazione dello standard hanno creato una situazione operativa di non interoperabilità.
In attesa delle Linee guida di interoperabilità
Lo stesso piano triennale spiega correttamente nei capoversi successivi, questa circostanza e descrive con efficacia gli obiettivi che si pongono per porre rimedio al problema.
Tra l’altro giungere alla soluzione consentirà anche ad AgID e all’Archivio Centrale dello Stato (ACS) di svolgere efficacemente i compiti di vigilanza e ispettivi in genere che sono loro attribuiti dalla normativa.
Gli obiettivi sono quelli della redazione e messa in opera di apposite Linee guida di interoperabilità tra sistemi di conservazione dove AgID opera insieme ad ACS, Consiglio Nazionale del Notariato, Agenzia Industrie Difesa e Direzione Generale degli Archivi presso il MiBACT.
L’attività viene dichiarata in corso senza ulteriore specificazione dei tempi di attuazione.
Dematerializzazione dei documenti PA, i prossimi step
Più ambiziosa e di largo respiro è la Linea di Azione che tratta del Progetto di dematerializzazione dei documenti della PA.
L’obiettivo a dicembre 2021 è quello della dematerializzazione degli archivi correnti delle pubbliche amministrazioni centrali con il 40% di queste che conclude progetti di dematerializzazione dei medesimi archivi. In conseguenza di ciò diviene attuabile la risoluzione di contratti di locazione degli spazi di stoccaggio degli archivi cartacei.
Su questo tema sarà indispensabile analizzare le previsioni normative che verranno inserite nelle imminenti Linee guida sul documentale sulle quali abbiamo sviluppato delle ipotesi.
La previsione particolare sul tema è quella della attestazione di conformità della certificazione del procedimento di dematerializzazione di documenti cartacei.
Quanto delineato nelle specifiche Linee di azione è indispensabile per attivare i Poli di Conservazione che preventivamente passano per l’attivazione dei PSN.
Viene solo accennato il tema della conservazione digitale di lungo periodo (Long Term Data Preservation – LTDP) stabilita nel regolamento europeo 910/2014 (eIDAS) all’articolo 34.
Ne abbiamo scritto nell’articolo seguente in maniera di standard europei.
Gli standard di conservazione con il regolamento eIDAS: che c’è da sapere
Il tema da sviluppare è quello dell’approccio che l’Italia vuole mantenere sul tema della LTDP ma stante il Piano Triennale è presumibile che questo sarà argomento che verrà trattato nel prossimo Piano a partire dall’inizio del prossimo anno. Questa tempistica è comunque ragionevole vista l’ovvia priorità degli adeguamenti stabiliti nel Piano triennale attuale.
Concludiamo ricordando che è in sviluppo il nuovo standard che aggiornerà l’UNI 11386 e che consentirà ad AgID e agli attori coinvolti di risolvere il tema dell’interoperabilità tra sistemi di conservazione digitale.
