Antiriciclaggio, ecco tutte le regole tecniche per gli avvocati

Per aiutare gli avvocati a riconoscere i segnali di comportamenti a rischio, sono statw promosse norme antiriciclaggio dedicate proprio alla categoria. Dopo un lungo periodo di attesa e dopo il via libera del Comitato di Sicurezza Finanziaria presso il MEF, a settembre 2019, il Consiglio Nazionale Forense ha emanato le Regole tecniche in materia di antiriciclaggio che indicano la strada per gestire il rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo cui sono esposti i legali. Approfondiamo la situazione.

Le nuove regole

Il regolamento ai sensi degli articoli 11, comma 2 e 16 comma 2 del D.Lgs. 231/2007 così come modificato e integrato dal D.Lgs. 90/2017 ha attribuito agli organismi di autoregolamentazione – nel caso specifico gli organismi nazionali di rappresentanza dei professionisti interessati dalla normativa – il compito di accompagnare con regole tecniche la normativa primaria al fine di integrarla rispetto alle specificità de i soggetti obbligati. Le Regole Tecniche riguardano le procedure e la metodologia di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, di controlli interni, di adeguata verifica, anche semplificata, della clientela e di conservazione, al fine di prevenire e gestire il rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo cui gli avvocati sono esposti nell’esercizio della propria attività e hanno l’obiettivo di facilitare l’attività dell’avvocato, circoscrivendo il perimetro di applicazione di una normativa troppo concentrata sugli adempimenti formali e fornendo utili indicazioni per adeguarvisi senza incorrere in sanzioni.

Alle regole tecniche è allegato un documento riportante criteri e metodologie di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, con particolare riferimento all’adeguata verifica semplificata. E’ altresì allegato un documento intitolato “Guidance for a Risk-Based Approach” redatto nel giugno 2019 dal GAFI che è, di fatto, una guida per un approccio basato sul rischio per professionisti legali. Ricordiamo innanzi tutto che gli avvocati sono considerati soggetti obbligati alle procedure di antiriciclaggio e prevenzione del finanziamento del terrorismo per effetto del disposto dell’art. 3, comma 4, lettera c) del D.Lgs. 231/2007, quando in nome o per conto dei propri clienti, compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare e quando assistono i propri clienti nella predisposizione o nella realizzazione di operazioni riguardanti:

• il trasferimento a qualsiasi titolo di diritti reali su beni immobili o attività economiche;
• la gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni;
• l’apertura o la gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli;
• l’organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all’amministrazione di società;
• la costituzione, la gestione o l’amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi.

Le regole tecniche

In merito la Regola tecnica n. 2 individua le attività degli avvocati che non rientrano tra le operazioni alla disciplina antiriciclaggio:

• la consulenza stragiudiziale avente a oggetto atti e negozi di natura non patrimoniale;
• l’attività di assistenza, difesa e rappresentanza del cliente in giudizio avanti a qualsivoglia Autorità giudiziaria o arbitrale, ivi incluse la mediazione e la negoziazione assistita e ogni attività a queste prodromica o conseguente, ivi comprese conciliazioni e transazioni;
• l’attività di assistenza, difesa e rappresentanza in tutte le procedure di natura amministrativa o tributaria;
• gli incarichi quali amministratore di sostegno, tutore e curatore;
• gli incarichi quale arbitro rituale o irrituale, curatore fallimentare e commissario giudiziale;
• l’incarico di mediatore;
• l’incarico di custode giudiziario e delegato alle operazioni di vendita;
• ogni altra operazione, atto o negozio non espressamente riconducibile all’elencazione tassativa di cui all’art. 3, comma 4, lettera c), D.Lgs. n. 231/2007.

Importante specifica è poi riportata nella Regola Tecnica n. 4, dove prevede che la valutazione del rischio può essere effettuata anche con l’ausilio di professionisti e/o di società di consulenza.

La Regola tecnica n. 5 individua, invece, le tipologie di clienti a basso rischio, che sono:

• pubbliche amministrazioni ovvero organismi o enti che svolgono funzioni pubbliche, anche conformemente al diritto UE;
• società ammesse alla quotazione su mercati regolamentati nella UE;
• società ammesse alla quotazione su mercati regolamentati extra UE a condizione che non siano situate in Paesi terzi ad alto rischio;
• soggetti sottoposti a vigilanza;
• enti creditizi o finanziari situati in uno Stato extra UE, di cui all’art. 23, comma 2, lettera c, numeri 2), 3), e 4);
• clienti con sede legale in aree geografiche a basso rischio.

A tal riguardo, il CNF segnala che, nonostante il Decreto non menzioni più l’elenco dei soggetti considerati automaticamente a basso rischio riciclaggio, i soggetti qualificati come tali nella precedente versione del Decreto devono opportunamente essere considerati a basso rischio riciclaggio, salvo che non vi siano concretamente fattori di alto rischio. Le regole tecniche dal numero 6 al 9, invece, trattano dell’adeguata verifica della clientela con particolare riferimento a quelle eseguite con modalità semplificata. Infatti, la Regola nr. 6 indica che in questi casi non è necessario formalizzare lo scopo e la natura della prestazione richiesta se la stessa è manifesta nell’atto o nel negozio stesso. Costituisce idonea identificazione del titolare effettivo quella effettuata mediante consultazione di pubblici registri e – ove necessario – mediante l’acquisizione dei dati e informazioni ivi contenute (Regola tecnica n. 7).

La successiva Regola numero 8, dispone che l’Avvocato potrà adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela:

• servendosi di procedure strutturate di raccolta e di elaborazione dei dati e delle informazioni , attraverso percorsi guidati o questionari , anche avvalendosi di algoritmi predefiniti e procedure informatiche, in grado di assegnare in automatico la classe di rischio, fermi restando gli obblighi valutativi correlati a carico dell’avvocato;
• acquisendo una dichiarazione del cliente confermativa dei dati e delle informazioni fornite, in particolar modo quelli attinenti alla struttura proprietaria e alla titolarità effettiva.

In ultimo la Regola tecnica n. 9, prevede che in caso di basso rischio di riciclaggio trovano applicazione le seguenti misure di semplificazione degli obblighi di adeguata verifica:

• è sufficiente ai fini dell’identificazione l’acquisizione in fotocopia del documento di identità del cliente;
• (con riferimento all’identificazione dell’eventuale titolare effettivo e verifica della sua identità) è sufficiente una dichiarazione, purché ragionevolmente attendibile, dello stesso titolare effettivo ovvero una dichiarazione del cliente con allegata (se del caso) la relativa documentazione atta a identificare il titolare effettivo, ad esempio visura CCIA, e senza necessità di acquisire copia del documento di identità del titolare effettivo;
• (con riferimento alla richiesta di informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale) è sufficiente basarsi sulle dichiarazioni rese dal cliente, purché ragionevolmente attendibili;
• (con riferimento al controllo costante nel corso della prestazione professionale) è sufficiente che esso sia più dilazionato e meno pervasivo e dettagliato.

In ogni caso, in presenza di un basso rischio di riciclaggio, l’Avvocato sarà esentato da:

• raccolta di informazioni dettagliate sulla situazione economico-patrimoniale del cliente;
• svolgimento di una verifica specifica della provenienza dei fondi e delle risorse nella disponibilità del cliente.

Anche il controllo continuo, in presenza di basso rischio, può essere dilazionato nel tempo fino a prevedere una cadenza triennale (Regola tecnica 10). Le successive Regole tecniche 11 e 12 riguardano la conservazione di documenti, dati e informazioni che possono essere eseguita, così come previsto per i commercialisti, in via informatica o cartaceo o con sistema misto purché si assicuri la protezione degli stessi, l’integrità e la non alterazione. La penultima Regola tecnica 13 fa riferimento alle Persone Politicamente Esposta la cui rilevazione può essere eseguita anche tramite database che offrono tali servizi, mentre la Regola 14 dispone i Criteri di analisi e valutazione possano essere soggetti a modifiche e aggiornamenti da parte dello stesso CNF.

Criteri e metodologie

Nel documento allegato alle regole tecniche intitolato “CRITERI E METOLOGIE di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, con particolare riferimento all’adeguata verifica semplificata”, il CNF suggerisce agli avvocati di dotarsi di strumenti funzionali a una corretta gestione del rischio, che comprendano:

• la stesura di un “documento di autovalutazione”;
• l’introduzione di una “procedura di profilatura del cliente”.
• Documento di autovalutazione ex art. 15, comma 2, D.Lgs. 90/2017.

Documento di autovalutazione

L’autovalutazione del rischio è un procedimento mediante il quale i professionisti, quali soggetti obbligati, eseguono una preliminare valutazione del rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo connesso alla propria attività professionale e adottano presidi e procedure adeguati alla propria natura e alla propria dimensione per mitigare i rischi rilevati. Al fine di effettuare tale valutazione il CNF ha definito 5 passaggi necessari per definire il livello di Rischio cui il professionista rimane esposto.

Per tutte le suddette valutazioni è proposto uno “Specimen di documento di autovalutazione” diviso in due parti, analisi e valutazione del rischio: identificazione dell’attività svolta dello Studio e delle eventuali prestazioni a rischio

Procedure e Presidi Antiriciclaggio adottate dallo Studio

Procedura di profilatura del cliente: al fine di procedere all’adeguata verifica del cliente e della prestazione richiesta, il CNF propone un percorso guidato per la profilatura del cliente. Previste le seguenti macro aree:

• Identificazione del cliente (sia persona fisica che giuridica) e acquisizione dei documenti e notizie necessari (tra cui ricordiamo anche la professione o l’attività svolta dall’impresa, la principale fonte di reddito per le persone fisiche e l’origine del patrimonio in presenza di Persone Politicamente Esposte);
• Identificazione del titolare effettivo (con le stesse modalità indicate in precedenza)
• Prestazione richiesta dal cliente (con raffronto dell’attività generalmente svolta dal cliente, con l’area in cui opera generalmente il cliente, il valore dell’operazione richiesta, l’indicazione che la stessa rientri o meno tra quelle soggette agli obblighi di antiriciclaggio o di contrasto al finanziamento del terrorismo)
• Ulteriori profili (con particolare riferimento al comportamento tenuto dal richiedente la prestazione)
• Controllo costante del rapporto (anche con la menzione se lo stesso cliente abbia richiesto altre prestazioni)

Una volta effettuato un’approfondita profilatura del cliente e della prestazione richiesta il professionista è in grado di eseguire la valutazione del rischio andando a misurare gli aspetti connessi al cliente e all’operazione. È il caso di ricordare che gli aspetti connessi al cliente da valutare sono:

• Identità del cliente
• Prevalente attività svolta
• Comportamento tenuto al momento dell’operazione e relazioni tra le parti
• Area geografica di residenza

Mentre gli aspetti connessi all’operazione sono divisi in:

• Tipologia
• Modalità di svolgimento
• Ammontare
• Frequenza e durata
• Ragionevolezza
• Area geografica di destinazione

Per ognuno dei 10 punti indicati in precedenza è necessario assegnare un punteggio che va da 1 a 5 (rischio crescente) così come di seguito definiti:

1: Rischio inesistente o assolutamente irrilevante

2: Rischio basso

3: Rischio medio/moderato

4: Rischio moderato/alto

5: Rischio elevato e palese

La somma totale dei punti A e B indica il seguente rischio:

• Rischio inesistente o assolutamente irrilevante [da 10 a 20]
• Rischio basso [da 21 a 30]
• Rischio medio/moderato [da 31 a 35]
• Rischio moderato/alto [da 36 a 40]
• Rischio elevato e palese [da 41 a 50]

Più alto è il rischio maggiore sarà l’attenzione del professionista nel monitorare tutti gli aspetti del clienti e della prestazione intensificando anche il controllo periodico e costante obbligatorio ai sensi del D.Lgs. 231/2007. Nello stesso documento sono, anche, riportate una serie di casistiche di fattispecie di situazioni reali a “alto” rischio in cui l’avvocato non può adempiere ai soli obblighi di adeguata verifica semplificata.