Il NSO – Nodo Smistamento Ordini per le aziende non è un mero obbligo di legge, ma un’occasione per abbracciare standard internazionali di gestione documentale, puntando all’interoperabilità e alla semplificazione dei processi. Questo è possibile grazie alle sue caratteristiche tecniche: la scelta di utilizzare il formato UBL XML per i documenti d’ordine, nonché l’introduzione di Peppol come canale di comunicazione tra fornitore o PA da e verso NSO, sono scelte del legislatore che puntano con evidenza alla standardizzazione e all’internazionalizzazione del ciclo dell’ordine. Obiettivi non solo italiani, ma europei.
È bene dunque approfondire da subito la strategia in atto e capire quale sarà lo scenario futuro.
NSO, dalla Sanità alle altre PA: tappe e obiettivi
NSO è stato da subito (nella legge di Bilancio 2018 e con il Decreto legislativo 7 dicembre 2018) presentato come un sistema capace di semplificare le procedure d’ordine e di renderle più trasparenti, aiutando anche a contenere i costi e a controllare meglio le spese sanitarie da parte della Ragioneria Generale dello Stato. Al di là delle buone intenzioni, lo strumento non è stato messo al riparo dalle perplessità delle imprese. A gennaio 2019 l’introduzione dell’obbligo della fattura elettronica B2B aveva, infatti, talmente sconvolto la tradizionale operatività aziendale, che l’introduzione di un altro servizio innovativo – per di più in un campo delicato come quello del public procurement nel settore sanitario – ha destato non poche preoccupazioni.
Pertanto, al fine di favorire il processo di adozione, la Ragioneria di Stato ha offerto alle imprese la possibilità di usare il NSO in via sperimentale, per fare delle prove di invio dei documenti senza valore legale, prima della partenza ufficiale e mandatoria del servizio. La data di entrata in vigore dell’obbligo era stata fissata inizialmente per il primo ottobre 2019. A ridosso di questa scadenza, però, la data è slittata al febbraio 2020, per motivi di natura tecnica e che riguardano la mancanza di alcune condizioni importanti per garantire un avvio senza problemi. Per esempio, si sta ancora implementando in maniera ottimale il canale Peppol, nonché alcuni elementi relativi alla riconducibilità delle fatture.
Al di là della proroga, come dicevamo, l’utilizzo di NSO all’inizio sarà obbligatorio solo per il settore della Sanità pubblica, entrando così nella quotidianità delle aziende fornitrici degli enti del Servizio Sanitario Nazionale. Questa decisione è nata dalle considerazioni sulla rilevanza che ha oggi la Sanità ha tra le voci del bilancio pubblico: infatti ad aprile di quest’anno, nel Def, il Governo aveva spiegato che la spesa pubblica sanitaria nel 2019 è cresciuta del 2,3% rispetto al 2018, superando i 118 miliardi di euro. Tuttavia, è bene sottolineare che NSO non sarà presumibilmente un unicum da utilizzare solo per la Sanità. Il settore sanitario svolgerà, infatti, la funzione di “pilota” per introdurre l’ordine elettronico all’interno del Sistema, in quanto l’intenzione per il futuro è di estendere l’uso di questo strumento anche agli altri settori pubblici.
Appare quindi evidente che la strategia dello Stato è digitalizzare l’intero processo d’acquisto, portando i benefici della dematerializzazione in tutti gli ambiti pubblici. E proprio in quest’ottica si punta anche a digitalizzare gli altri documenti del ciclo dell’ordine, come il DDT.
Gli obiettivi dunque travalicano il semplice desiderio di razionalizzare la spesa pubblica e avere la possibilità di svolgere controlli più puntuali grazie all’utilizzo di uno strumento telematico per il procurement. Il fine ultimo è la completa digitalizzazione della gestione del ciclo dell’ordine, in linea con le scelte europee. Non bisogna scordare che nel 2020 sarà introdotta la Fattura elettronica europea, che utilizza il formato standard UBL XML, lo stesso dei documenti d’ordine. Tutto questo non fa altro che mettere in evidenza come si stia andando verso una standardizzazione dei formati e dei canali relativi ai documenti d’ordine e alle procedure per la loro gestione, guardando oltre i confini italiani. In quest’ottica internazionale infatti, il formato UBL XML e il canale Peppol si pongono come passepartout per scambi documentali più semplici, veloci ed efficienti tra privati e PA anche di differenti Stati europei.
Peppol e UBL XML, le chiavi per l’Europa digitale
Proprio grazie a Peppol e al formato UBL XML, per le aziende italiane si ampliano le prospettive di business: i rapporti commerciali in tutta Europa vengono facilitati, gli scambi commerciali acquisiscono velocità ed efficienza, diventando più snelli in seguito all’omogeneizzazione di sistemi e regole nazionali troppo articolate e complesse. Da qui la crescente diffusione dei mezzi che permettono di raggiungere questi obiettivi.
Per esempio, Peppol in Italia non è un perfetto sconosciuto. A livello regionale esistono già esempi virtuosi del suo utilizzo, quale è il caso del sistema di gestione degli ordini nella Sanità dell’Emilia Romagna. È un protocollo internazionale, un insieme di regole per standardizzare lo scambio dei documenti, che si sta diffondendo in tutta Europa e non solo. Potenzialmente, per le sue caratteristiche tecniche potrebbe essere adottato in tutto il mondo. Quello che si può auspicare è che l’introduzione dell’obbligo aiuti le imprese italiane a comprendere le sue potenzialità, rendendolo un alleato da utilizzare per le comunicazioni non solo verso NSO ma anche verso una buona parte dell’Ecosistema internazionale con cui si collabora abitualmente. Il suo uso rappresenta un’opportunità da cogliere, perché offre alle PA e alle imprese la possibilità di stare al passo con l’innovazione, di digitalizzare le proprie procedure e, di conseguenza, rendersi competitivi e appetibili su un ampio mercato internazionale. È la stessa Commissione europea a promuoverne l’utilizzo, per dare regole certe al processo di scambio dei documenti d’ordine e per garantire affidabilità.
Non solo. Tra le caratteristiche tecniche di Peppol c’è quella di riconoscere i documenti nel formato standard UBL XML. La parola d’ordine per capire l’importanza di questo formato documentale è ancora una volta “internazionalizzazione”. L’Universal Business Language permette l’utilizzo di un unico formato standard per tutti i documenti commerciali e fiscali, nel nome dell’interoperabilità. Fare affari con l’estero sarà sempre più semplice, offrendo alle aziende e alle PA italiane i mezzi adeguati per porsi sullo stesso piano operativo degli altri Paesi.
Le sfide per le aziende
Appare evidente dunque come NSO sia un tassello di una strategia più ampia, una visione che le aziende private ora devono essere capaci di adottare. Per le imprese è indispensabile cavalcare l’onda e cogliere tutte le opportunità che l’innovazione porta con sé.
Per farlo e arrivare preparati, oltre a sperimentare e studiare la materia, è necessario trovare anche gli strumenti giusti, le soluzioni informatiche che permettono di automatizzare i processi digitali e di conseguenza di risparmiare tempo e risorse.
È, inoltre, importante riuscire a gestire con approcci integrati i differenti tracciati dei documenti e canali di comunicazione affidandosi a dei partner certificati. L’integrazione, infatti, permette di ottimizzare i processi, a vantaggio del business, dell’azienda e dei clienti.
Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Intesa.
