Chi si occupa da decenni di archivi informatici e di innovazione tecnologica in ambito pubblico – ed è il caso di chi scrive – è rimasto sconcertato e perplesso quando si è trovato di fronte alla decisione presa dal governo nell’agosto 2016 di sospendere e rinviare di qualche mese (a fronte di impegni non del tutto chiari) gli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia di digitalizzazione. Nessuno dubita che il settore pubblico sia solo parzialmente preparato ad affrontare gli impegnativi compiti che questa trasformazione implica, così come è chiaro a gran parte degli addetti ai lavori che ci vorranno anni perché le indicazioni operative e gli obblighi previsti dal complesso sistema di regole tecniche diano frutti maturi e convincenti. Le ragioni dei ritardi accumulati sono molteplici e gli strumenti per gestirli in modo adeguato richiedono investimenti sul piano tecnologico e soprattutto risorse umane qualificate che non sono certo alla portata delle nostre amministrazioni, sfiancate da anni di privatizzazioni sbagliate, dal mancato ricambio generazionale e – soprattutto – dall’assenza di attività coerenti e sistematiche di formazione del personale. Il rinvio non solo non serve a nulla ma rischia di demotivare le amministrazioni più dinamiche e depotenziare gli sforzi di chi, nonostante tutto, ha creduto e crede nella possibilità di avviare processi di innovazione anche nelle condizioni attuali, grazie alla buona volontà dei dirigenti disponibili e a situazioni specifiche favorevoli al cambiamento.
Non è del resto chiaro quale adempimento cruciale sia stato rinviato, dato che la normativa di riferimento è in piedi ormai da anni e le regole tecniche forniscono un quadro sufficientemente solido per avviare il passaggio alla produzione di documenti digitali, come del resto è avvenute in alcuni settori. E’ il caso della Banca d’Italia che dal 2009 forma (e spedisce) solo documenti digitali nativi e trasforma i documenti analogici ricevuti in copie informatiche conformi agli originali. E’ anche il caso dell’Inps che da tempo e con un’utenza costituita da decine di milioni di persone anche anziane ha avviato un processo sistematico e generale di smaterializzazione dei documenti, dei procedimenti e delle comunicazioni assicurando risparmi significativi e individuando forme innovative di organizzazione dei flussi di lavoro. Numerosi sono del resto gli enti locali che hanno smaterializzato centinaia di procedimenti amministrativi e consentito ai cittadini di presentare istanze digitali. Dal dicembre 2015 la Direzione generale degli archivi ha, inoltre, approvato circolari (40 e 41/2015) che consentono procedure di scarto di documenti analogici che potranno essere opportunamente autorizzati dagli organi di tutela qualora i processi di digitalizzazione e conservazione sviluppati rispettino le condizioni di qualità indicate dal legislatore e dall’amministrazione archivistica
Certamente le disposizioni che hanno modificato il Codice dell’amministrazione digitale nel 2016 (dlgs 179/2016) richiedono in alcuni casi chiarimenti e verifiche (ad esempio con riferimento a quanto previsto dall’articolo 43 comma 1-bis sugli obblighi di conservazione in capo alle pubbliche amministrazioni). Sarebbero utili indicazioni operative e linee guida finalizzate a sciogliere dubbi e favorire indirizzi comuni non diversamente da quanto sarebbe stato necessario in passato con riferimento alla normativa sulla gestione informatica dei documenti, sulla cosiddetta ‘riproduzione sostitutiva’ o sulla conservazione digitale. Non ci sono peraltro dubbi – ed emerge con chiarezza allorché si analizzano le richieste degli operatori di settore – che sia stata proprio la mancanza di strumenti condivisi di guida e supporto alle amministrazioni ad aver rallentato, se non ostacolato, i processi innovativi in questi anni. I tavoli tecnici promossi da FPA negli ultimi mesi e gli incontri pubblici o di lavoro mettono in evidenza l’esigenza costante di promuovere iniziative di collaborazione e di confronto al fine di ottenere indicazioni di orientamento nei settori di maggiore complessità, ad esempio:
– sull’uso delle firme elettroniche per le diverse tipologie di provvedimenti amministrativi e per la produzione di documenti interni,
– sulla gestione della posta elettronica istituzionale e certificata,
– sul valore delle copie e sulle modalità più efficaci per assicurare la conformità agli originali nella riproduzione digitale di documenti analogici o ancoraper la valutazione degli applicativi di mercato in materia di gestione dei documenti e, ancor più, di conservazione digitale.
Il Forum dei conservatori organizzato da Agid nel 2015 è stata una prima occasione per avviare iniziative di collaborazione e di confronto inter-istituzionali in grado di coinvolgere anche – per alcuni ambiti – i fornitori di servizi (pubblici e privati). Non tutte le iniziative e i gruppi di lavoro hanno dato esiti concreti in termini di linee guida o strumenti di indirizzo, ma non ci sono alternative alla cooperazione e al confronto. In alcuni casi si sono ottenuti risultati promettenti e significativi, come nel caso del gruppo di lavoro sulla classificazione condivisa che ha elaborato una prima griglia di funzioni comuni a tutto il settore pubblico e indicazioni operative per lo sviluppo di una metodologia coerente per l’organizzazione di aggregazioni funzionali di documenti. Sono tuttavia proposte ancora iniziali che hanno necessità di approfondimenti, verifiche e sperimentazioni. Non proseguire questo percorso di collaborazione costituirebbe l’ennesima occasione perduta, così come sarebbe opportuno oggi – a fronte di un quadro normativo ormai completo e sostanzialmente soddisfacente – sospendere il processo di scrittura e ri-scrittura continua della regolamentazione tecnica al fine di assicurare sperimentazioni reali in un contesto normativo stabile anche se imperfetto.
Un’ultima osservazione riguarda, infine, la fuorviante contrapposizione tra carta e digitale spesso al centro di discussioni vivaci, ma in realtà sempre meno rilevante nei progetti e negli investimenti delle pubbliche amministrazioni. La PA digitale è ormai (per obbligo di legge e per le aspettative diffuse della società civile) un traguardo che non può più essere ignorato anche nel breve termine, costituendo la dimensione irreversibile del rapporto tra le istituzioni e con i cittadini e le imprese. La dimensione digitale dei flussi di lavoro e della comunicazione è, a ben guardare, generalmente considerata necessaria per garantire efficienza e qualità ai servizi offerti dalle pp.aa., ma perché si diano condizioni di sostenibilità in questo ambito è indispensabile superare le criticità e le incertezze operative di cui si è detto ed è soprattutto necessario che i modelli organizzativi (inclusi quelli che si riferiscono alla sicurezza e alla conservazione o, meglio, alla protezione dei nuovi documenti e al rispetto degli standard archivistici di tenuta e accesso) garantiscano qualità e costi contenuti.
