La fatturazione elettronica è stata la prima delle priorità degli ultimi governi sul digitale (dall’agenda digitale in poi) ad essere stata messa in produzione. L’obbligo è in vigore da circa 18 mesi per le pubbliche amministrazioni centrali e da circa 8 mesi per tutte le altre pubbliche amministrazioni.
Complessivamente si tratta sicuramente di un successo, tutte le pubbliche amministrazioni hanno rispettato i dettati normativi e dall’estensione dell’obbligo il volume delle fatture veicolate dal Sistema di Interscambio (SdI) è diventato decisamente rilevante, nel solo mese di ottobre 2015 sono stati trattati oltre 2.700.000 files fattura, di questi meno di 150.000 (5,4%) sono stati scartati direttamente dal nodo.
Tuttavia nulla è perfetto e quindi anche la fatturazione elettronica per la PA è perfettibile ed a tal fine vi sono due contesti nei quali il funzionamento della fatturazione elettronica è monitorato regolarmente: il tavolo di coordinamento nazionale presso AgID e il Forum della fatturazione elettronica.
Il monitoraggio ha evidenziato alcune criticità che sono all’esame di un tavolo di tecnici che stanno analizzando con attenzione ogni difformità emersa al fine di proporre alcune azioni correttive o integrative che consentano di ridurre al minimo qualsiasi elemento di incertezza nella gestione delle fatture elettroniche.
L’analisi è partita dall’evidenza che le percentuali di rifiuto delle fatture non sono omogenee fra le pubbliche amministrazioni e quindi dalla necessità di comprendere le ragioni di tali eterogeneità. L’esame delle ragioni dei rifiuti ha portato ad individuare alcune casistiche nelle quali la gestione della fattura ricevuta espone il responsabile contabile ad interpretare le norme vigenti o i regolamenti interni e quindi ad assumere decisioni con un elevato livello di discrezionalità che inevitabilmente portano a comportamenti eterogenei.
Si tratta di casi comunque limitati, ma è importante che vengano esaminati e nel limite del possibile risolti.
La gestione di una fattura comporta il suo esame secondo vari livelli di verifiche: il rispetto delle norme nazionali (fiscali e non fiscali) e il rispetto degli accordi contrattuali fra le parti e della coerenza dei dati contenuti nella fattura. Il livello di soggettività della gestione di una fattura aumenta al crescere del livello al quale si evidenzia il mancato rispetto della norma o del contratto o vincolo.
Una fattura che non rispetta le norme fiscali contiene un errore evidente (destinatario errato ad esempio) e quindi è facilmente e oggettivamente gestibile.
Una fattura che non rispetta norme nazionali non fiscali tipicamente mantiene la sua validità fiscale, ma non è pagabile perché non contiene alcune informazioni necessarie: ad esempio il CIG o il CUP o alcune diciture tipiche in ambito ambientale (comunicazioni assolte), farmaceutico o sanitario, professionali (legge del settore del professionista) o degli enti locali, già in questi casi la soggettività diventa molto rilevante.
Infine il livello più soggettivo è rappresentato dalla gestione delle fatture che non rispettano alcuni vincoli concordati fra le parti o presentano dati assenti o incoerenti che ne limitano la processabilità automatica e quindi si traducono in eccezioni che ogni amministrazione tratta in modo diverso, rientrano in questi casi ad esempio la gestione del totale fattura difforme dalla somma dei valori di riga o dei dati di riepilogo IVA o la gestione delle incoerenze fra campi diversi della fattura.
La digitalizzazione per offrire il massimo dei vantaggi dovrebbe garantire certezze a tutte le parti coinvolte, ma non sempre è possibile, in questo senso la fatturazione elettronica è un ottimo caso studio, presentando alcune caratteristiche tipiche di moltissime azioni di digitalizzazione nella pubblica amministrazione.
La prima caratteristica è la digitalizzazione parziale. La fattura elettronica digitalizza un documento, la fattura appunto, che ha un significato all’interno di un processo, e-procurement o il processo di acquisizione beni e servizi, che per il resto rimane non digitale, è inevitabile in questi casi ingenerare ridondanza di dati o inefficienza operativa in chi deve gestire l’intero processo utilizzando modalità differenti.
La seconda caratteristica è il sovrapporsi di norme emanate prima, molto prima in alcuni casi, della digitalizzazione e di norme emanate a ridosso o dopo la digitalizzazione, applicare tutte le norme in modo corretto è praticamente impossibile e si creano inevitabilmente incertezze operative.
Le due caratteristiche non sono errori, infatti è ben noto che digitalizzare un intero processo in un sol colpo è quasi sempre impossibile, quanto meno a livello paese, così come è impossibile o molto laborioso e difficile produrre a fronte di una digitalizzazione di un processo il riallineamento di tutte le leggi che incidono su quel processo.
Per quanto riguarda la digitalizzazione del processo si tratta di individuare tutti i dati, i documenti e le azioni che compongono il processo e digitalizzarli, fortunatamente esistono già specifiche e soluzioni di riferimento, alcuni progetti europei hanno affrontato e risolto molti aspetti e quindi vi è un percorso da seguire. Gli elementi del processo più fortemente correlati alla fattura sono sicuramente l’ordine e il documento di trasporto, digitalizzarli significherebbe permettere l’ottimizzazione e semplificazione del tracciato PA, molte informazioni oggi chieste in fattura sarebbero ricavabili direttamente dall’ordine o dalla DDT.
Il riordino delle norme invece impone un lavoro molto puntuale di rivisitazione di alcune leggi che non solo non avevano a riferimento il processo o il documento digitalizzato, nell’accezione di elaborabile automaticamente, ma adottavano addirittura uno spirito diverso della stessa norma. Vale a dire la digitalizzazione della fattura elettronica al fine di rendere più efficiente la PA soprattutto nella gestione della spesa pubblica modifica radicalmente lo spirito iniziale dell’introduzione della fattura per sistematizzare gli aspetti fiscali nella cessione/acquisizione di beni e servizi.
La conseguenza dell’incoerenza normativa è pratica: alcune PA, nel dubbio su come gestire certe fatture, ne rimandano i pagamenti. Risultato: fornitori scontenti e lungaggini di gestione all’interno dell’amministrazione stessa (laddove la e-fattura prometteva invece uno snellimento). L’efficienza c’è ora per alcuni grandi fornitori che fanno forniture standard; non per quelli medio-piccoli, distribuiti sul territorio. Analogamente, per le PA grandi, con un piccolo e costante set di fornitori, la e-fattura ha migliora
to i processi. Le PA medio-piccole, con una varietà di fornitori, possono invece avere avuto dei rallentamenti.
Il mondo reale è molto più complesso di quello che l’informatica richiederebbe, per una digitalizzazione efficace e semplice basterebbe una norma: “Qualunque fattura che non sia elaborabile automaticamente e quindi non rispetti specifiche e regole di FatturaPA è da rifiutare.”, ma non si sposerebbe con la transizione al digitale che stiamo vivendo, che richiede approssimazioni all’ottimo per step successivi.
L’ottimizzazione è un lavoro di fine tuning, richiede tempi lunghi e azioni in alcuni casi complesse, tuttavia è evidente come con un lavoro attento e scrupoloso sia possibile eliminare anche le penombre presenti.
