Tra le soluzioni emergenziali adottate dal Governo con il Decreto Cura Italia, viene stabilito che le sedute degli organi collegiali di Comuni ed enti pubblici avvengano mediante videoconferenza. Viene così garantito il proseguimento delle attività senza rischi per i partecipanti. Alcuni accorgimenti possono facilitare l’attuazione della misura, che potrebbe rivelarsi modalità utile anche nella fase post coronavirus.
L’emergenza coronavirus e la soluzione tecnologica
Il 31 gennaio 2020 con delibera del Consiglio dei ministri è stato dichiarato lo stato di emergenza per l’epidemia coronavirus, poi esteso a tutto il territorio nazionale. Il termine di durata delle misure adottate resta (per ora) fissato al 13 aprile 2020. Il decreto-legge 17 marzo 2020 n. 18, recante Misure di potenziamento del Servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da Covid-19, introduce nuove misure che riguardano il settore sanitario, i lavoratori, le banche, le imprese, le pubbliche amministrazioni. Tra le soluzioni adottate si segnala quella in tema di semplificazione degli organi collegiali (art. 73), segnatamente:
- dei Consigli dei Comuni, delle Province, delle Città metropolitane, delle Giunte comunali (co. 1);
- degli enti pubblici nazionali anche articolati su base territoriale, degli enti e degli organismi del sistema camerale (co. 2);
- delle associazioni private anche non riconosciute e delle fondazioni (co. 3).
Viene stabilito che le sedute di detti organi avvengano mediante videoconferenza. Questa soluzione si è resa necessaria per legittimare l’utilizzo di questa modalità anche per le realtà ove non sia già oggetto di specifiche previsioni statutarie o regolamentari. Viene così garantito il corretto e regolare svolgimento delle sedute, senza rischio per la salute dei partecipanti.
Le modalità di attuazione
Lo svolgimento delle sedute in videoconferenza viene subordinato al rispetto di alcune minime condizioni. Le riunioni devono avvenire nel rispetto di “criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati” dal presidente del consiglio o dal sindaco (art. 73, co. 1). In tal senso è necessario rendere previamente note le modalità con le quali si svolgeranno gli incontri, che devono altresì garantire:
- l’identificazione certa dei partecipanti;
- il regolare dello svolgimento delle sedute;
- la partecipazione e le funzioni dei segretari;
- l’adeguata pubblicità delle sedute.
L’attuazione delle sedute in videoconferenza richiede quindi alcune minime accortezze che proviamo a sintetizzare. L’invio della convocazione, nei termini ordinariamente prescritti, può avvenire mediante posta elettronica, meglio se mediante posta elettronica certificata, recante l’indicazione che la riunione si svolgerà con collegamento in videoconferenza di tutti i componenti, specificando quale sarà la piattaforma tecnologica utilizzata (ve ne sono molte: skype, zoom, gotomeeting, hangouts, etc.) e le indicazioni ed eventuali credenziali per l’accesso (ad esempio nel caso di utilizzo della piattaforma Zoom verrà riportato il codice da utilizzare per accedere alla riunione).
La convocazione dovrebbe opportunamente riportare anche l’indicazione (ad esempio link web) per accedere alla cartella contenente l’ordine del giorno e la documentazione della riunione (accesso limitato ai componenti dell’organo collegiale); sarà onere dei partecipanti prendere visione della documentazione e, per il Presidente dell’organo, predisporla tempestivamente. Il collegamento in videoconferenza deve garantire la possibilità dell’identificazione certa dei partecipanti, sia nella fase iniziale dell’incontro allorché si debba verificare il quorum costitutivo (che può avvenire ad esempio mediante appello nominale ad opera del segretario) sia nella fase delle votazioni. Nel caso alcuni dei partecipanti si assentano dalla discussione se ne darà conto nel verbale.
Il regolare svolgimento delle sedute è condizione intesa a garantire a tutti i partecipanti di poter:
- intervenire in modalità sincrona alla riunione e alla discussione sui singoli punti,
- accedere ai documenti inerenti gli argomenti all’ordine del giorno,
- votare sui singoli punti all’ordine del giorno.
La discussione può svolgersi ordinatamente se, a seguito della presentazione dei singoli argomenti, ciascuno dei partecipanti indica al Presidente l’intenzione di intervenire. È opportuno, in altri termini, che il Presidente o il segretario, anche sfruttando le soluzioni fornite dalle piattaforme tecnologiche, operino come moderatori. È opportuno, inoltre, che le modalità di intervento e votazione vengano rese note preliminarmente, in sede di convocazione ovvero al momento di apertura dell’incontro.
Pubblicità delle sedute e verbale
La pubblicità delle sedute costituisce requisito dai molteplici significati. In primo luogo, essa va intesa come possibilità di trasmissione in diretta dell’incontro, con possibilità quindi per qualsiasi cittadino di prenderne visione. Un secondo significato, qualora la trasmissione in diretta non fosse possibile, rinvia alla videoregistrazione dell’incontro (soluzione che le piattaforme tecnologiche rendono facilmente praticabile), che potrà essere archiviata e resa disponibile alla cittadinanza.
Allorché emergano questioni di riservatezza, vi potranno essere parti dell’incontro non rese disponibili pubblicamente. Ciò vale sia per le ipotesi della diretta che della videoregistrazione. Entrambe le soluzioni, per altro, non costituiscono l’elemento centrale, irrinunciabile, della pubblicità delle sedute, ravvisabile piuttosto nella pubblicazione del verbale della seduta, comprensivo dell’esito delle votazioni. Il file del verbale va archiviato in modo da rendere facile la sua individuazione e la presa visione in qualsiasi momento da parte della cittadinanza.
Il verbale costituisce elemento probatorio decisivo, strumentale alle menzionate esigenze di pubblicità e tracciabilità dell’azione decisionale dell’organo collegiale. Il verbale va reso disponibile ai partecipanti in forma provvisoria, in tempi brevi alla chiusura dell’incontro, permettendo di svolgere eventuali modifiche e correzioni entro un termine altrettanto breve. Seguirà un secondo invio, dopo il quale si intenderà formalmente approvato da tutti i partecipanti.
