Inutile negarlo, anche da noi a Roma Capitale smart working ha voluto dire quasi solo videoconferenza. Trascorsa una settimana le esigenze però sono cresciute. In Roma Capitale ad esempio è sorto il bisogno di predisporre streaming per l’Assemblea, le Commissioni ed i Consigli Municipali, ed a seguire la politica ha avuto necessità di ottimizzare e garantire meccanismi di voto palese e segreto per la gestione di approvazioni atti ed emendamenti.
Nel frattempo, la struttura tecnica ha iniziato a strutturare i gruppi di lavoro e la condivisione dei documenti con anche accesso al file sharing aziendale. Ovviamente si è ampliata la diffusione di Vpn e la messa in cloud delle applicazioni gestionali per consentire la gestione completa da remoto del backoffice dei procedimenti.
Lo smart working in Roma Capitale
L’esperienza è stata intensa, difficile, ma anche stimolante e tutto sommato il risultato è stato apprezzato da tanti a vari livelli. Adesso Roma Capitale vuole sfruttare lo sforzo fatto e la Giunta ha deciso che anche a regime verrà mantenuto almeno il 30% del personale in Smart Working con una fase di transizione graduale durante la fase 2 partendo dall’attuale 80%. Ma quali sono i principali benefici attesi? E soprattutto qual è il percorso migliore per ottenerli?
Sarà una bella sfida, non meno difficile di quella vissuta ma promettente, che ci potrà mostrare nuove opportunità, comodità ed utilità per noi stessi, per le organizzazioni e per la società. Ma occorre essere consci che richiederà fatica ed impegno di tutti. Vediamo perché.
Le sfide per il futuro dell’amministrazione capitolina
Innanzitutto, occorrerà una consapevolezza dei dirigenti in merito alle differenti logiche organizzative che il nuovo approccio online comporterà, occorrerà inoltre capire bene come gestire i propri gruppi di lavoro in funzione delle caratteristiche degli strumenti adottati. Ad esempio, bisognerà fare in modo che l’attività di un dipendente in ufficio sia allineata con quella svolta dal collega da casa in termini di informazioni e documenti prodotti, ma occorrerà anche saper gestire gruppi misti in presenza e virtuali nei meeting e nella suddivisione di compiti a breve scadenza senza creare silos organizzativi. Come fare? Occorrerà investire su un percorso formativo anche per la dirigenza ovviamente mirato alla diffusione di nuovi modelli (digitali) organizzativi ed alla promozione di meccanismi di collaborazione e networking tra di essi per la condivisone di buone pratiche.
Occorrerà anche il sostegno degli amministratori che dovranno rafforzare e orientare la produttività di tale percorso con scelte strategiche di fondo: ovvero dare priorità alla digitalizzazione dei processi e dei servizi attraverso scelte decise sull’attento utilizzo del personale con competenze digitali e sulla allocazione delle disponibili risorse economiche. Troppo spesso abbiamo usato i tecnici informatici per semplici attività di manutenzione hardware e software, occorre adesso usare le competenze digitali per la digitalizzazione dei processi in forte sinergia con i process owner di mobilità, ambiente, turismo, servizi sociali etc e sotto una forte regia del Responsabile per la Transizione al Digitale. In merito alle risorse finanziarie sappiamo già che la crisi economica produrrà contrazioni di entrate anche nei bilanci della pubblica amministrazione e ci troveremo presto davanti al bivio di decidere dove e come destinare le ridotte risorse economiche in entrata. Sarà un passaggio chiave perché ogni euro speso sul digitale potrà e dovrà generare benefici su più linee politiche di sviluppo di servizi. Solo così lo smart working potrà incrementare la produttività delle organizzazioni e migliorare la qualità dei servizi ai cittadini ed alle imprese.
Nuove sfide per i cittadini
Ma anche per il cittadino ci sarà una nuova sfida, la diffusione dello smart working deve diventare anche uno stimolo mentale diffuso per spingerlo a ricercare, esigere e privilegiare sempre più i servizi online. Troppe volte i servizi online sono stati realizzati e poi poco usati. Spesso ciò è accaduto per carenze progettuali ma a volte anche per scarsa sensibilità dell’utenza che ha preferito presentarsi allo sportello fisico. Oggi l’esperienza vissuta da tutti è stata forte, abbiamo compreso che si tratta di un potente strumento di resilienza che ci tornerà ancora utile e non dobbiamo perdere questa inerzia appena conquistata.
Ma veniamo all’attore principale, il dipendente, che dovrà leggere nello smart working l’occasione per rafforzare il proprio orientamento al risultato, per affermare nei fatti il valore della qualità del proprio lavoro e conseguentemente il ridimensionamento del principio del controllo della durata della prestazione lavorativa, quantomeno durante lo svolgimento della componente in smart working.
Smart working e ambiente
Tutto ciò premesso, la vera opportunità sarà l’impatto ambientale. Ci siamo accorti come in un solo mese la natura abbia ripreso a conquistarsi i propri spazi: dalla limpidezza delle acque nei mari e nella laguna di Venezia, alla rigenerata qualità dell’aria nelle città e nella Pianura Padana, al silenzio nei cieli e nelle strade. Nessuno vuole perdere totalmente queste novità. Covid-19 ha cambiato forse per sempre la società ma potrebbe averci regalato una grande occasione, un veloce balzo verso la green economy in tempi e modi che non avremmo saputo pianificare d’intesa con tutti.
In conclusione, il percorso sarà faticoso, servirà determinazione, apertura mentale, coesione sociale, formazione, equilibrio; ma fosse anche solo per l’impatto ambientale ottenibile, per la riduzione del traffico e dell’inquinamento, per il tempo guadagnato e per la riconquista del valore della concentrazione e dell’essenza della socializzazione, credo ne varrà comunque la pena. In realtà dietro l’angolo vi è anche l’avvio di un nuovo modo di fare impresa, di vivere le nostre comunità, di fare pubblica amministrazione. L’opportunità è enorme e la creatività del nostro paese può essere di grande aiuto, proviamoci seriamente.
