Il Decreto Semplificazioni, sul tema di domicilio digitale e PEC, non è intervenuto con mano leggera.
Esso attribuisce valore centrale alla PEC come strumento attuativo del cosiddetto “domicilio digitale”, già previsto dalle precedenti riforme, ma, sino ad ora – nei fatti – attuato solo per quelle categorie (i professionisti e le imprese) già obbligate a disporre di una PEC inserita in pubblici registri (INI-PEC e Registro Imprese) e, per le quali, già l’ultima riforma del CAD disponeva che l’Amministrazione potesse (e dovesse) effettuare ogni comunicazione e notifica utilizzando il domicilio digitale.
Come spesso accade quando in Italia si prevedono obblighi di digitalizzazione per la PA, la sanzione era però molto criptica: in sostanza, il soggetto con domicilio digitale a cui veniva inviata dall’Amministrazione invece una notifica o comunicazione cartacea, non poteva essere penalizzato per questo fatto; nei fatti, l’interessato avrebbe potuto chiedere indietro eventuali spese di notifica.
Il nuovo Decreto ci porta invece in uno scenario ben diverso.
Le principali novità del Semplificazioni su Pec e domicilio digitale
Anzitutto, il domicilio digitale (cioè l’obbligo di avere una PEC sulla quale ricevere le comunicazioni con valore legale) rimane obbligatorio per i soggetti sopra indicati ma viene formalmente aperta la possibilità a chiunque altro di avvalersene.
Il Decreto Semplificazioni prevede una serie di meccanismi, che vedremo tra un attimo, per fare “incentivare” all’esercizio di tale facoltà i soggetti non obbligati.
Viene inoltre previsto che anche la app “IO” sia un valido domicilio digitale.
A fronte di questo, si prevedono nuovi meccanismi per consentire alle Pubbliche Amministrazioni di effettuare notificazioni sui domicili digitali e una serie di sanzioni e conseguenze per coloro che – essendo obbligati a farlo – non si doteranno di PEC e non comunicheranno il proprio domicilio digitale.
In questa sede non sarà possibile, data la elevata tecnicità dell’argomento, entrare nel merito del tema “notifiche” (che richiederebbe un’apposita trattazione). Basti però dire che si tratta di un tema delicato: il domicilio digitale, così come configurato, è previsto dalla Legge come l’indirizzo a cui devono essere recapitate tutte le comunicazioni e notificazioni della PA con la sola esclusione di quelle previste dal processo telematico o inerenti sicurezza pubblica, polizia giudiziaria, polizia economico-finanziaria o consultazioni elettorali. La sua entrata in funzione ad ampio raggio è dunque argomento centrale e che deve essere analizzato con molta attenzione.
Viene infatti imposto a tutte le Pubbliche Amministrazioni di dotarsi di domicilio digitale e di renderlo facilmente conoscibile e questo si nota – tra l’altro – anche nel fatto che il Decreto Semplificazioni modifica anche la “storica” Legge 241/90 sul procedimento amministrativo inserendo in più punti l’obbligo per il responsabile del procedimento amministrativo di comunicare anche il domicilio digitale, assieme a tutti i dati obbligatori sul procedimento e l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni diviene fonte valida a tutti gli effetti degli indirizzi delle Pubbliche Amministrazioni e dunque il domicilio digitale funziona nei due sensi.
Le novità per i soggetti non obbligati ad avere il domicilio digitale
Una delle parti più innovative della disciplina riguarda senz’altro i soggetti non obbligati ad avere il domicilio digitale, i cui domicili digitali ora vengono riversati nell’indice dei domicili digitali precedentemente riservato alle PEC di professionisti/imprese in attesa del completamento dell’ANPR.
Viene previsto che verso tali soggetti le Pubbliche Amministrazioni potranno inviare/notificare copia analogica (carta) delle comunicazioni ma, anche, che, a discrezione delle Amministrazioni, potrà essere semplicemente inviata una comunicazione con “le indicazioni delle modalità con le quali i suddetti documenti sono messi a disposizione e consegnati al destinatario”.
Nulla è specificato sulle modalità e contenuti di tale “comunicazione” e questa sembra essere una omissione di un certo rilievo: alle Amministrazioni viene infatti lasciata ampia discrezionalità al riguardo.
Una tale comunicazione potrebbe contenere un link per recuperare il documento online tramite credenziali SPID ma nulla vieta che la comunicazione preveda di andare a recuperare il documento allo sportello in certi orari (e, in tal senso, non si ha né una semplificazione, né una digitalizzazione).
In questo senso, il sistema sarebbe una chiara penalizzazione nei confronti di quei soggetti che, per scelta o per inerzia, decidessero di non dotarsi di domicilio digitale, pur non essendo tenuti a farlo.
Attualmente possono ricevere qualsiasi comunicazione per raccomandata cartacea mentre, nel nuovo regime, in mancanza di domicilio digitale, dovranno attivarsi con adempimenti meno “comodi” per supplire all’assenza di domicilio digitale.
Inoltre, leggendo l’articolato, sembrerebbe che, in caso sia comunicato il domicilio digitale alla PA, non venga in nessun punto prevista la facoltà di cambio o revoca del medesimo.
Incoerenze e criticità delle nuove norme
Paradossalmente, la revoca del domicilio digitale viene prevista solo in caso di morte o nel caso il domicilio digitale “risulti non più attivo” (non è però chiaro chi, come e quando debba compiere questo accertamento).
La cancellazione dei domicili digitali “non più attivi” sembrerebbe riguardare le caselle PEC che vengono chiuse o non rinnovate ma non è chiaro dopo quanto avvenga la cancellazione; il Decreto però prevede che, se il domicilio fosse “non attivo, non funzionante o non raggiungibile” l’Amministrazione si comporta come se non vi fosse e procede ad inviare le comunicazioni analogiche o gli avvisi riservati a chi non dispone di domicilio digitale. Si rimanda ad un successivo Decreto una disciplina di dettaglio su tali “invii”.
A favore dell’Amministrazione viene poi previsto un meccanismo per “procurarsi” domicili digitali il quale non pare esente da criticità.
Viene infatti previsto che l’Amministrazione userà, per chiunque, come “elezione di domicilio digitale” per chi non abbia altrimenti provveduto a dichiararlo, l’indirizzo da cui provengono eventuali PEC recapitate all’Amministrazione a nome dell’interessato.
Questo vuol dire che, se si chiede a un conoscente o parente il favore di inviare una PEC a una Pubblica Amministrazione, l’indirizzo PEC del parente, da quel momento, diventerà il nostro domicilio digitale e il parente avrà accesso a una amplissima serie di nostri dati personali.
Questa norma sembra portare con sé notevoli incoerenze a livello di sistema.
In primo luogo, in altra parte del Decreto (art. 24 comma 1) viene previsto – per motivi la cui ragione sfugge a chi scrive – un divieto di eleggere domicilio speciale su una diversa PEC. Questo è illogico poiché chiunque si affidi a un avvocato, a un commercialista, a un architetto o a professionista per una pratica ha quasi sempre necessità di eleggere domicilio speciale sulla PEC del professionista: le comunicazioni ufficiali relative alla pratica devono infatti andare al professionista. Sorprende allora che la Pubblica Amministrazione possa arbitrariamente designare come domicilio digitale di un cittadino o di un’impresa una PEC qualsiasi, anche di altre persone/imprese.
Sorprende ancora di più perché il destinatario di tali PEC, se non coincidente con il cittadino, diventerebbe (suo malgrado) un responsabile del trattamento di dati personali senza le necessarie nomine previste dal GDPR. Il Garante Privacy potrebbe non essere d’accordo.
Se poi si guarda il meccanismo di attribuzione automatica del domicilio dal lato dell’Amministrazione, esso sembra, a dir poco, di complessa attuazione.
La PEC, infatti, di per sé nulla dice dell’identità del mittente.
Nel nostro ordinamento, la PEC è solamente un contenitore, un veicolo e non ha il potere di attestare l’identità: anche una PEC che contenesse nome e cognome non autorizzerebbe nessuno a considerare identificato un mittente.
L’Amministrazione potrebbe così trovarsi in difficoltà e commettere errori nel riconciliare gli indirizzi a propria disposizione con specifici cittadini. Una PEC da “Mario Rossi” a chi si dovrebbe attribuire? Non tutte le PEC contengono ulteriori elementi identificativi come il codice fiscale (che comunque non è identificativo univoco) o documenti di identità.
Più semplice invece il sistema che viene adottato per i professionisti non iscritti in albi professionali, che allo stato non sono obbligati ad avere PEC: le Amministrazioni possono attribuire d’ufficio domicili digitali laddove abbiano per Legge elenchi che contengano loro indirizzi PEC. In questo caso la riconciliazione è certamente meno problematica.
Sanzioni a ordini professionali e imprese
Si nota poi la norma che prevede severe sanzioni ai Consigli dell’Ordine professionali che rimangano inerti rispetto al mancato adempimento dell’obbligo degli iscritti di comunicare la propria PEC al Consiglio (eleggendo così domicilio digitale). Il Decreto Semplificazioni prevede l’obbligo di sanzione dell’iscritto con la sospensione dall’Albo – entrando così però in un’area di discrezionalità dell’ente che sembrerebbe non poter essere “comandata” per Legge e, addirittura, lo scioglimento dell’Ordine professionale che si rifiuti reiteratamente di comunicare i domicili digitali dei propri iscritti.
Severe sanzioni sono state altresì previste per le imprese, le cui PEC iscritte nel Registro delle Imprese sono state tutte dichiarate d’ufficio domicilio digitale a seguito del Decreto Semplificazioni.
Se un’impresa non comunica il domicilio digitale al Registro Imprese alla costituzione, il procedimento viene sospeso sino a che la PEC non viene comunicata.
Inoltre, la mancata indicazione nel Registro o la scadenza della PEC indicata viene sanzionata con la sanzione prevista dall’art. 2630 del Codice Civile per omesse comunicazioni, raddoppiata e, dunque, da 206 a 2064 euro.
Conclusioni
Come si vede la riforma del domicilio digitale è di ampio momento (si consideri che le Amministrazioni hanno a disposizione anche una nuova piattaforma per le notifiche allo stesso) ma non convince in alcuni delicati passaggi.
E’ interesse di tutti che, se le criticità fossero confermate, si effettuino rapidamente i necessari correttivi per consentire a questo importante meccanismo di entrare pienamente in funzione senza far cadere nel vuoto l’ennesima riforma della PA digitale.
