Non si è arrestata con l’estate l’evoluzione del sistema informativo unico regionale della Regione Toscana. Anzi, proprio grazie al lavoro dei mesi di luglio ed agosto si sono poste le basi per introdurre i nuovi strumenti che si stanno rilevando fondamentali per far fronte alla seconda ondata del Covid-19 ed aiutare sostanzialmente il SSR in un momento in cui il numero dei contagi non accenna a diminuire. Sempre più servizi digitali dunque e sempre più semplificazione e valore per i cittadini.
Testa, traccia, tratta: i cardini del modello toscano
Partiamo da una delle fasi più critiche in questa seconda ondata della pandemia, che è sicuramente l’effettuazione del tampone, tesa a testare tutti i casi, ma soprattutto quelli asintomatici, ad alta carica, che possono moltiplicare il contagio, rappresentando oggi circa il 70% dei casi positivi. Questa nuova fase ha imposto una organizzazione strategica dei punti di raccolta, accompagnata ad una elevata capacità produttiva di testing. Proprio per questo la Regione Toscana ha fatto ricorso ancora una volta all’utilizzo di nuove piattaforme di sanità digitale, che già nella prima ondata avevano caratterizzato il modo di affrontare il periodo di emergenza e che, proprio per l’elevato grado di innovazione, sono state recentemente riconosciute e premiate anche a livello nazionale (premio digital e-Leaders 2020). E poi la creazione di tre grandi centrali di tracciamento, con oltre 500 nuovi operatori.
Portale unico per prenotare test e tamponi
Completamente digitalizzato, lungo tutto il percorso, il modello di organizzazione strategica dei punti di raccolta DRIVE THROUGH e del conseguente processamento dei tamponi.
Fig. 1 – codifica quesito diagnostico
Tutti i software degli studi medici (oltre 14) sono stati modificati per prescrivere in maniera univoca su tutto il territorio regionale i test e tamponi per la diagnosi di infezione al SARS-CoV-2, ricorrendo ad una unica codifica regionale, ma soprattutto è stato reso univoco il quesito diagnostico inserito nella ricetta elettronica. Quindi già al momento della prescrizione si è in grado di sapere, in maniera standardizzata, il motivo per il quale viene effettuato il tampone ed organizzare di conseguenza l’offerta, andando a canalizzare opportunamente la domanda nel luogo e nel momento migliore.
Questo ha significato la creazione di punti di raccolta Drive Through associati a singoli laboratori di analisi, in modo da garantire ai laboratori stessi un flusso costante di tamponi da effettuare, massimizzando così la produttività delle macchine, ma anche l’invio automatico ai drive delle liste dei prenotati e delle etichette prestampate, in modo da facilitare al massimo e velocizzare la fase di accettazione.
Basta guardare il grafico della produzione dei tamponi molecolari da marzo a novembre 2020 per capire come questa forte spinta all’automazione e innovazione dei processi abbia consentito di innalzare sensibilmente la capacità di elaborazione, passando dai 5.000 tamponi della prima ondata agli oltre 20.000 della seconda.
Fig. 2 – produzione tamponi molecolari da marzo a novembre
L’altro passaggio importante è stato quello, sempre al fine di minimizzare gli spostamenti dei cittadini, di inviare per SMS la prescrizione del tampone, con l’indicazione di dove poterlo prenotare, ovvero sul portale unico regionale.
Prenotazione del tampone in 4 passaggi
Ecco i quattro semplici passaggi, che dal 18 ottobre scorso consentono, in Toscana, di prenotare un tampone o un test antigene rapido in totale autonomia e a qualsiasi ora del giorno e della notte, festivi compresi.
- Aprire il sito per la prenotazione del tampone dal proprio computer di casa, ma anche da smartphone o tablet
- inserire il codice fiscale, il numero di cellulare ed il numero di ricetta elettronica
- scegliere il drive, il presidio o il distretto preferito
- selezionare l’ora in cui si preferisce effettuare il tampone
- attendere la ricezione di un sms di conferma con possibilità di stamparsi il promemoria.
Questo è stato il frutto dell’esperienza, messa in piedi a tempo di record a Ferragosto, sviluppata per far fronte alla necessità di dover testare le migliaia di persone, appartenenti al mondo della scuola, che dovevano effettuare il sierologico prima della riapertura dell’anno scolastico.
Dal 24 agosto al 14 settembre infatti, con uno sforzo importante, ma anche con un percorso completamente automatizzato, in Regione Toscana oltre 56.000 persone hanno potuto scegliere in autonomia dove e quando effettuare il prelievo del sangue per essere sottoposti al test sierologico riservato al personale scolastico e ritirare il referto direttamente sul proprio Fascicolo sanitario elettronico.
Fig. 2 – cruscotto di monitoraggio delle prenotazioni ai singoli punti prelievo delle ASL toscane
In contemporanea, dal 29 agosto al 20 settembre, un analogo portale digitale veniva attivato, in seguito all’ordinanza n. 80 del 25.08.2020, per la prenotazione online per l’effettuazione del test molecolare ai viaggiatori, residenti in Toscana, in arrivo e in partenza anche verso altre regioni. Oltre 26.000 persone sono state testate, nei porti e nelle stazioni della Toscana, con il test molecolare, prenotando in anticipo online comodamente dal traghetto o dal treno.
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Fig. 3 – tamponi molecolari prenotati ed eseguiti ai porti e stazioni della Toscana
L’esperienza maturata sul campo con queste due iniziative (Rientro@scuola e Viaggi@sicuro), ha consentito alla Regione Toscana di gestire grandi numeri di persone, che dovevano eseguire lo stesso esame (test o tampone) in un periodo di tempo ristretto e ravvicinato, tutto su prenotazione con slot ben definiti e distanziati (1 ogni 3 minuti in alcuni casi), evitando code chilometriche a cui abbiamo assistito invece in altre realtà italiane.
Fig. 4 – mappa dei DRIVE prenotabili online
Gli oltre 80 DRIVE attivati sul territorio toscano consentono ogni giorno di eseguire dai 5000 ai 8000 tamponi e test rapidi. L’offerta pubblicata nel portale, sia in termini di luogo fisico di esecuzione, ma anche in termini di posti disponibili nel singolo drive, è gestita in totale autonomia da personale delle Aziende Sanitarie opportunamente formato, che è in grado di aprire, chiudere o di diminuire/aumentare dinamicamente i posti disponibili, anche in base alla capacità produttiva del laboratorio analisi corrispondente, che magari può incappare nella mancanza di reagenti o nella mancanze delle plasticherie necessarie ad eseguire i tamponi.
Particolare attenzione è stata posta nella progettazione del portale, per migliorare la User Experience (UX), anche seguendo alcune preziose segnalazioni dei cittadini. E’ stata introdotta, ad esempio, una’indicazione grafica sul singolo Drive-Through, in modo da illustrare in maniera chiara ed efficace il riempimento del drive stesso.
Fig. 5 – riempimento DRIVE sul portale di prenotazione online
E’ stato introdotto un meccanismo di locking dello slot su singola sessione, bloccando quindi di fatto il posto per 1 minuto, in attesa della conferma finale del paziente:
Fig. 6 – blocco dello slot in attesa di conferma di prenotazione
E’ stato migliorato il testo del messaggio SMS di conferma, introducendo l’indirizzo o le indicazione del drive, in modo da poterlo individuare facilmente:
Fig. 7 – messaggio conferma SMS
Prima dell’attivazione del portale unico regionale, i cittadini dovevano rivolgersi ad una pletora di servizi aziendali, diversificati da zona a zona, non sempre facilmente individuabili e con numeri telefonici spesso in affanno, per poter “riuscire” a prenotare un tampone.
Ora trovano in gran numero (da 5.000 ad 8.000 al giorno) una risposta certa in 24H.
Prova ne è il numero totale di prenotazioni effettuate ad oggi, dalla partenza del portale, ovvero oltre 188.000, diversificate per tipologia di prescrizione ed età. Per i ragazzi in età scolare (Under19), ad esempio sono stati creati drive through dedicati che effettuano test antigene rapidi, in modo da “liberare” i ragazzi e le relative famiglie nel più breve tempo possibile.
Fig. 8 – dati statistici del portale di prenotazione online
Il referto del test molecolare e del test antigene viene ormai ritirato in Regione Toscana, in modalità quasi totalmente digitale, potendo ogni cittadino accedere al proprio Fascicolo Sanitario Elettronico, in modalità semplice e sicura, con la Tessera Sanitaria, SPID o Carta Identità Elettronica. Ma anche il recente portale dedicato che oltre a CNS/Spid/CIE, utilizzabile anche da cittadini fuori regione o non domiciliati che si trovano comunque in Toscana per motivi di lavoro o di studio, prevede una modalità di registrazione semplificata a tre fattori (con mail ed OTP).
App #insalute per i test antigenici rapidi
Per ovviare alla carenza di reattivi o dispositivi da parte delle aziende fornitrici, la Regione Toscana ha differenziato i canali produttivi dei test molecolari su più tecnologie e quindi anche su test antigenici di varie tipologie, per assicurare comunque una rapida fase di testing.
Nel caso dei test per la determinazione qualitativa di antigeni specifici per SARS-CoV-2, data la velocità di esecuzione che va dai 15 ai 30 minuti, questi vengono dedicati, come già detto, prevalentemente ai ragazzi in età scolare, considerata la necessità di avere risposte in tempi rapidi.
Fig. 9 – schermata iniziale della app #insalute
Oltre al portale di prenotazione, in questo caso viene utilizzata nei drive la app, pensata e sviluppata dal nostro settore Sanità digitale e innovazione, denominata #insalute, che permette agli operatori di operare in completa mobilità, registrando l’accettazione e l’esecuzione del test stesso e trasmettendone l’esito direttamente nel software unico regionale della prevenzione collettiva.
Non solo: la app genera automaticamente anche un attestato di esecuzione del test antigene rapido che viene trasmesso via email, in modalità criptata con password, direttamente all’indirizzo aziendale dell’operatore che ha eseguito il test, per una eventuale successiva consegna.
La app è parte integrante del più ampio progetto regionale, denominato AsterCloud, ovvero il sistema informativo dei servizi territoriali regionali, avviato in epoca pre Covid-19, che riunisce in un unico strumento tutti gli aspetti sanitari, socio-sanitari e socio-assistenziali di un utente.
Gestione dei test per RSA e RSD
Non solo ragazzi: la app si sta dimostrando un efficace strumento di rilevazione e registrazione dell’esito del test antigene rapido anche in altri contesti territoriali, quali le RSA ed RSD della Regione Toscana o negli studi dei medici e pediatri di famiglia.
Secondo le ultime ordinanze, infatti, gli screening agli operatori RSA vengono gestiti autonomamente dalle strutture secondo le seguenti indicazioni regionali:
- tampone rapido ogni 15 giorni (somministrato da personale RSA)
- tampone (al bisogno) in caso di contatto con casi positivi o sospetti (somministrato da personale Ausl)
Le strutture garantiscono poi autonomamente lo screening dei residenti secondo le seguenti indicazioni:
- test sierologici a tutti indicativamente ogni 15 giorni (somministrato da personale RSA)
- tampone molecolare in caso sospetto (somministrato da personale Ausl)
- tampone rapido, secondo valutazione del curante o di USCA o di team Multidisciplinari (somministrato da personale RSA)
Tutti i dati raccolti anche in mobilità, vengono memorizzati opportunamente pseudo-anonimizzati, sui sistemi centralizzati regionali ed analizzato con la BIG DATA ANALYSIS PLATFORM.
Fig. 10 – dashboard relativa ai test antigenici rapidi effettuati nel territorio (UNDER19 ed operatori RSA)
Centrali di tracciamento, arma fondamentale
Il tracciamento è un’azione fondamentale e imprescindibile per spezzare le catene del contagio, uno dei tasselli della strategia complessiva di contrasto al Covid-19. La tempestiva individuazione dei nuovi casi ed il rapido tracciamento dei contatti sono gli strumenti fondamentali di sanità pubblica, utile alla prevenzione ed al controllo della diffusione delle malattie infettive trasmissibili da persona a persona.
La Regione Toscana, con l’aumento importante e repentino del numero dei contagi, era andata in difficoltà, come altre regioni, proprio sul fronte del tracciamento, non riuscendo con le proprie Unità Funzionali di Igiene Pubblica a garantire efficacemente la corretta e completa copertura.
Sfruttando l’ordinanza firmata il 23 ottobre dal capo del Dipartimento della Protezione Civile, la nostra regione ha attivato a tempo di record il reperimento, sul bando nazionale del 27 ottobre, di circa 500 unità di operatori sanitari individuati tra medici abilitati non specializzati, infermieri, assistenti sanitari, tecnici della prevenzione nell’ambiente e nei luoghi di lavoro, in possesso dei relativi titoli abilitativi e regolarmente iscritti agli ordini professionali o albi professionali, nonché studenti iscritti al terzo anno dei corsi di laurea triennali delle suddette professioni sanitarie ed in regola con i crediti formativi universitari previsti dal relativo piano di studi.
Sempre a tempo di record sono stati individuati degli spazi adeguati, all’interno dei poli fieristici delle città di Firenze (Fortezza da Basso), di Arezzo e di Carrara, ed attrezzati con 250 postazioni per la centrale dell’”Area vasta centro”, 150 per la Nord Ovest e 100 per quella Sud Est. Ogni postazione dedicata ai tracciatori è composta da Dispositivi di Protezione Individuale, soluzioni igienizzanti per le mani, telefono cellulare, sim voce&dati, cuffiette, pc portatile e lettore di smart card.
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Fig. 11 – in primo piano la centrale di tracciamento all’interno della Fortezza da Basso di Firenze, e quelle di Arezzo e Carrara
Con un’intensa attività di formazione tutti i 500 nuovi operatori sono stati addestrati alla conduzione dell’indagine epidemiologica ed all’utilizzo della piattaforma informatizzata unica regionale della prevenzione collettiva SiSPC, dove confluiscono in real-time gli esiti dei test e tamponi effettuati in tutta la Regione.
Le centrali, attive tutti i giorni della settimana dalle 08 alle 20, con l’attività degli operatori articolata in turni di 6 ore, hanno preso avvio a pieno ritmo il 5 (Arezzo), il 6 (Firenze) ed il 7 Novembre. Dopo solo due settimane di lavoro, il tracciamento in Toscana è già arrivato al 95% raddoppiando di fatto la capacità, grazie proprio all’attivazione delle tre grandi centrali.
