Il conseguimento di una certificazione di conformità al GDPR costituisce un elemento di trasparenza non solo verso gli interessati ma anche nella cornice di relazioni tra titolari e responsabili del trattamento. L’ottenimento di una certificazione da parte di un’impresa consente ai soggetti con cui questa instaura rapporti commerciali (siano essi altre imprese o consumatori finali) di poter fare affidamento sul fatto che un prodotto, un servizio, un processo aziendale soddisfi i requisiti imposti dalla normativa applicabile, dato che tale conformità è attestata da un ente terzo, competente ed imparziale.
Considerando i vantaggi derivanti dall’adozione di una certificazione GDPR, è auspicabile che le aziende interessate monitorino gli sviluppi in materia e mettano in atto fin da ora le strategie e i passi necessari ad ottenerne una specifica nel più breve tempo possibile, anche identificando i migliori partner che possano assisterle in tale percorso.
La normativa di riferimento
Con l’entrata in vigore del GDPR, il legislatore europeo mirava a instaurare un quadro di conformità per la protezione dei dati personali in Europa basato sul principio di accountability e sulla tutela dei diritti fondamentali. Al fine di raggiungere tale obiettivo, il Regolamento richiede al titolare del trattamento di predisporre una serie di misure tecniche ed organizzative adeguate, volte a garantire la sicurezza dei dati personali e a tutelare i diritti degli interessati. A questo proposito, l’art. 25, paragrafo 3, identifica i meccanismi di certificazione, approvati ai sensi dell’art. 42, come uno strumento efficace per dimostrare la conformità ai requisiti previsti dal Regolamento.
Nel corso dei lavori preparatori del GDPR, il WP29 aveva già rilevato come la certificazione volontaria potesse rivestire un ruolo fondamentale per favorire la responsabilizzazione delle imprese e degli altri soggetti tenuti al rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati. Tali riflessioni sono confluite, innanzitutto, nel Considerando 100 del Regolamento che rileva come l’istituzione di meccanismi di certificazione possa incrementare la trasparenza e il rispetto della disciplina europea, permettendo ai soggetti interessati di valutare rapidamente e in modo efficace il livello di protezione dei dati garantito dai prodotti e dai servizi presenti sul mercato. Gli articoli 42 e 43 del Regolamento disciplinano l’istituzione dei meccanismi di certificazione e i requisiti per l’accreditamento degli organismi a cui tali certificazioni sono demandate.
Verso la certificazione GDPR
L’iter normativo per rendere effettivi gli schemi di certificazione ha avuto inizio nel mese successivo all’entrata in vigore del GDPR, con l’emanazione delle Linee Guida 1/2018, relative all’identificazione dei criteri di certificazione ex art. 42 e 43, e delle Linee Guida 4/2018, che disciplinano nel dettaglio l’accreditamento degli organismi di certificazione ex art. 43.
Con questi due documenti il Comitato Europeo per la protezione dei dati personali ha voluto fornire orientamenti sull’interpretazione e sull’attuazione delle disposizioni sopra menzionate, al fine di aiutare gli Stati membri, le autorità di controllo e gli organismi nazionali di accreditamento ad adottare un approccio coerente, il più possibile armonizzato, per l’applicazione dei meccanismi di certificazione.
Circa un anno dopo, il Garante italiano per la protezione dei dati personali, con la delibera n. 148 del 29 luglio 2020, ha approvato i requisiti ulteriori di accreditamento per gli organismi di certificazione, integrando quelli previsti dalla normativa ISO/IEC/17065:2012 (richiamata dall’art. 43, paragrafo 1, lettera b) del GDPR), che definisce i requisiti per i conformity assessment bodies (CABS) che si occupano della verifica della conformità di prodotti, servizi e processi.
A seguito di tale delibera, Accredia, l’Ente Unico di Accreditamento designato dal governo italiano ai sensi del Reg. 765/2008/CE, ha emanato una circolare informativa in cui si è dichiarata disponibile ad accettare domande di accreditamento da parte degli organismi di certificazione. Tuttavia, allo stato, Accredia può accettare solo domande di accreditamento riferite a schemi di certificazione approvati dal Garante per la protezione dei dati personali o dall’EDPB e, attualmente, nessuno schema risulta essere già stato approvato da tali autorità. Ci si aspetta quindi che, nei prossimi mesi, sia l’autorità italiana che quella europea approvino gli schemi di certificazione loro sottoposti, al fine di rendere effettivi i meccanismi di certificazione incoraggiati dal legislatore europeo con l’entrata in vigore del Regolamento 2016/679.
Certificazione GDPR, gli schemi attualmente disponibili
Nel contesto delle certificazioni è importante operare una distinzione tra certificazioni GDPR “specifiche” e certificazioni “aspecifiche”. Con quest’ultima espressione si fa riferimento alle attestazioni volontarie rilasciate da enti di standardizzazione internazionale che, nonostante non possano essere inquadrate come meccanismi di certificazione ex art. 42, riguardano aspetti affini a quelli coperti dal Regolamento in materia di data protection. Pertanto, può considerarsi una certificazione “aspecifica” lo standard ISO/IEC 27001 che definisce i requisiti per i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni.
Per quanto riguarda invece le certificazioni “GDPR specifiche”, nel febbraio 2019 la Commissione Europea ha pubblicato i risultati di uno studio svolto dall’Università olandese di Tilburg sugli schemi di certificazione disponibili in materia di protezione dei dati personali e, tra quelli esaminati, solo due (uno italiano e uno tedesco) sono stati valutati conformi allo scopo indicato dall’art. 42 GDPR. Questi meccanismi, una volta approvati dalle rispettive autorità nazionali e dall’EDPB (che provvederà al loro inserimento nel registro europeo delle certificazioni, sigilli e marchi), permetteranno alle imprese che intendano avvalersene di attestare la conformità dei loro prodotti, servizi e procedure alla normativa europea.
Si prevede che le verifiche condotte dagli organismi di certificazione sulla base di tali meccanismi si articoleranno in diverse fasi (quali, ad esempio, una preliminare analisi documentale seguita da una successiva attività on-site) e riguarderanno la concreta applicazione dei principi del regolamento, l’effettivo adeguamento dei processi, sia in fase di ideazione che all’atto del trattamento, l’analisi di gestione del rischio, la valutazione di impatto e il trasferimento dei dati verso paesi terzi.
La Certificazione GDPR e i vantaggi per le imprese
Per le aziende che stanno intraprendendo o che hanno già concluso il percorso di messa in conformità al Regolamento 2016/679, ottenere una certificazione GDPR rappresenterebbe il raggiungimento di un traguardo di compliance che consentirebbe di accrescere la fiducia di clienti e fornitori rendendo immediatamente visibile a terzi il positivo esito del processo di adeguamento. Le imprese non saranno obbligate a certificare la totalità delle procedure interne, dei servizi erogati o dei prodotti commercializzati, ma potranno delimitare la singola attività per la quale ottenere l’attestazione di compliance, valutando anche quali trattamenti manifestino le maggiori criticità.
Non tutti i processi aziendali, infatti, presentano lo stesso profilo di rischio o incidono allo stesso modo sull’immagine aziendale. Sostenere i costi relativi a una certificazione che copra tutti gli aspetti delle attività svolte da un’impresa potrebbe avere un impatto significativo sul suo bilancio senza necessariamente tradursi in un corrispondente beneficio. È pertanto di fondamentale importanza che l’azienda che intenda certificarsi provveda, in via preliminare e con il supporto di partner competenti, ad identificare i processi che presentano il miglior rapporto costi-benefici, poiché più mirato sarà il perimetro dell’attività da certificare, più contenuto sarà anche l’investimento da sostenere.
Definendo con precisione il perimetro della certificazione, l’azienda avrebbe la massima flessibilità nel determinare la priorità dei processi da certificare per poi, gradualmente, procedere con la certificazione di interi ambiti di attività. Un’organizzazione potrebbe, ad esempio, decidere di ottenere l’attestazione di conformità per una singola procedura o per un singolo componente di rilevanza in una certa area aziendale (come il CRM per le attività di marketing) per poi ottenerne altre in modo da coprire l’intera area, oppure potrebbe certificare singole attività che comportano trattamenti a rischio nell’ambito di aree aziendali diverse, come infrastrutture e applicativi IT e procedure che coinvolgono le risorse umane.
In questo contesto, il tempismo con cui le aziende si approcceranno alla certificazione avrà un ruolo decisivo. Infatti, non appena gli schemi di certificazione saranno approvati in ambito nazionale ed europeo, le imprese che più celermente otterranno le relative attestazioni per prodotti e servizi di importanza strategica beneficeranno di un prevedibile vantaggio competitivo nei confronti degli altri player operanti nel medesimo settore e che non abbiano ricevuto un’analoga certificazione.
