Domanda – Abbiamo fatto un accordo con un nostro cliente (non PA) a trasmettere per email fatture elettroniche in formato XML secondo lo standard PA e firmate digitalmente. Mi conferma che le suddette fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente?
Saluti,
A.N.
Risposta – L’autenticità, l’integrità e la leggibilità (A.I.L.) delle fatture elettroniche possono essere garantite tramite la firma digitale (che agisce a livello di singolo documento informatico), tramite sistemi di trasmissione EDI (che agiscono a livello di trasmissione dati in formato elaborabile) oppure tramite sistemi di controllo di gestione (che agiscono a livello di processo), e i soggetti passivi Iva possono liberamente decidere quale dei suddetti sistemi adottare, tenendo presente che ciò che è rilevante è conservare non solo le fatture ma anche le evidenze in grado di dimostrare l’A.I.L., come per esempio i certificati qualificati del firmatario se si impiega la firma digitale.
Nel caso in esame si è deciso di adottare la firma digitale, e trattandosi di fatture elettroniche, devono essere conservate unicamente in formato digitale, così come testualmente riportato all’art.39 del DPR 633/72: “Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”.
In sostanza quindi le suddette fatture elettroniche dovranno essere conservate unicamente in modalità digitale tramite l’ausilio di un sistema di conservazione che potrà essere gestito in house oppure affidando il servizio a provider esterni, e secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014 e DPCM 3 dicembre 2013.
Da rilevare infine un aspetto interessante che sempre più frequentemente si riscontra nei processi di fatturazione elettronica B2B: l’impiego del formato XML adottato dalla PA, forse anche in prospettiva dell’estensione del suddetto formato anche ai privati dal 1 gennaio 2017, così come contemplato dal Decreto Legislativo 5 agosto 2015 n.127
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Nasce con questo numero la rubrica di www.agendadigitale.eu “l’esperto risponde”.
L’ambito è quello della “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale”, il contesto quello tecnico-normativo. L’esperto che abbiamo individuato è Umberto Zanini, commercialista e revisore legale: ci accompagnerà rispondendo ad alcuni quesiti raccolti da alcuni lettori.
Per porre domande a Umberto Zanini sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu
Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore legale, Chartered Accountant in England and Wales. E’ dal 2006 Responsabile delle attività di ricerca dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione” della School of Management del Politecnico di Milano, e partecipa ai lavori degli Osservatori “Professionisti & Innovazione digitale” e “Supply Chain Finance”.
