Siamo entrati nell’era della fatturazione elettronica, finalmente, ed è possibile prevedere forti vantaggi anche per le imprese e per l’intero sistema Paese, in termini di miliardi di euro in maggiore efficienza. Può essere persino il primo passo di stimolo per una più ampia digitalizzazione per il nostro sistema produttivo.
Ne verranno vantaggi non solo per le Pa, quindi. Al solito invece le analisi precedenti si sono focalizzate solo sui risparmi ottenibili dalla pubblica amministrazione. Vediamo nel dettaglio, chiarendo per prima cosa che con il termine fatturazione Elettronica si intende il processo con cui si gestisce l’emissione, l’invio, la tenuta e la conservazione (a norma) del documento Fattura in formato esclusivamente elettronico.
Questo processo, definito puntualmente dal Legislatore – sia italiano sia europeo – si ispira ai principi della Dematerializzazione (esclude il formato cartaceo), dell’Integrazione (prevede l’esistenza di modelli informatici di generazione, emissione e conservazione a tutela delle controparti – cliente, fornitore e verificatore) e della Collaborazione (cliente e fornitore devono condividere “come” avverrà la generazione e l’emissione della Fattura). Tali principi costituiscono le colonne portanti della Digitalizzazione e possono essere estesi e applicati per digitalizzare l’intero Ciclo dell’Ordine – dal contratto al pagamento. E non solo! Rappresentano, infatti, le basi con cui affrontare la Digitalizzazione di tutti i processi di business. Da qui l’importanza della Fatturazione Elettronica come esempio paradigmatico di come si può attuare la digitalizzazione di qualsiasi altro processo di business.
Focalizzando l’attenzione sulla Fatturazione Elettronica, quest’ultimo anno è stato ricco di novità. In data 1 gennaio 2013, infatti, è stata recepita la Direttiva IVA 2010/45/UE che introduce una nuova definizione di Fatturazione Elettronica – secondo la quale “per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico” – e sancisce la parità di trattamento per Fatture elettroniche e cartacee (anche per quanto riguarda la garanzia di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo; garanzia ottenibile ricorrendo alla firma digitale, a soluzioni EDI oppure affidandosi ai “controlli di gestione”). Il 22 maggio è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale – al termine di un lunghissimo iter approvativo – il tanto atteso Decreto Attuativo che sancisce l’obbligatorietà della Fatturazione Elettronica verso la PA e prevede regole tecniche che definiscono la Fattura Elettronica strutturata (basata su tracciato XML), in grado cioè di contenere informazioni immediatamente integrabili nei sistemi informativi della PA (per evitare costose e inutili imputazioni manuali, attività senza alcun valore aggiunto). Inoltre, ulteriori novità sono in fase di ultimazione: l’Agenzia delle Entrate sta lavorando a una circolare interpretativa in grado di accogliere con adeguata flessibilità la nuova definizione di Fatturazione Elettronica, chiarendo le modalità con cui possono essere gestiti gli scambi di fatture e le dimensioni di obbligatorietà legate alla conservazione delle Fatture elettroniche. Il nuovo D.M. sulla Conservazione Sostitutiva ne semplifica ulteriormente le modalità implementative e le procedure (cadenza annuale di conservazione anche per le Fatture Elettroniche, eliminazione dell’invio dell’impronta, più semplice assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici, ecc.).
L’adozione dell’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA comporta una serie di vantaggi per le imprese italiane, sia diretti che indiretti.
Analizzando in primo luogo l’adozione “stretta” del provvedimento – automazione della sola fase di fatturazione tra imprese fornitrici e PA – si ottengono benefici significativi sia per la PA sia per i fornitori. Questi benefici sono riconducibili essenzialmente a due categorie: riduzione dei costi e riduzione dei tempi di pagamento da parte della PA.
Con riferimento alla riduzione dei costi si stimano benefici pari a circa 1 miliardo di euro all’anno per la PA e 500 milioni di euro per i fornitori della PA (secondo dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano), derivanti da recuperi di produttività variabili tra il 60% e l’80% dei costi dell’intero processo di gestione delle fatture passive. Questo risparmio deriva prevalentemente dall’adozione di una digitalizzazione consapevole nella PA, costituita da una Fatturazione Elettronica accompagnata da strumenti informatici in grado di tracciare, supportare e autorizzare i pagamenti delle fatture. Le opportunità derivanti dalla Fatturazione Elettronica, per imprese e la PA, sono infatti riconducibili a quattro principali classi di benefici elementari:
· la riduzione dei costi di esecuzione delle attività di gestione delle informazioni da scambiare con la controparte, principalmente legati a un aumento della produttività della manodopera e in secondo luogo da una riduzione del costo dei materiali di consumo;
· il miglioramento nell’accuratezza del processo, grazie soprattutto all’eliminazione – o almeno alla drastica diminuzione – delle attività a forte contenuto manuale, con conseguente riduzione dei costi relativi alla gestione e risoluzione delle cosiddette “non conformità” (mancanza di dati, presenza di incongruenze nei dati registrati a sistema non riscontrate nelle “verifiche fisiche”, ecc.);
· la riduzione dello spazio destinato agli archivi della documentazione fiscale;
· l’abbattimento dei tempi di esecuzione (o di ciclo) dei processi, grazie alla semplificazione delle attività e alla possibilità di controllare i flussi autorizzativi interni attraverso workflow approvativi digitali.
In merito invece alla riduzione dei tempi di pagamento, sono purtroppo note le attuali deprecabili “abitudini di pagamento” della PA, la cui conseguenza è un ritardo medio di pagamento pari a 168 giorni, per un debito complessivo verso i fornitori di circa 80 Miliardi di euro. Comportamento che si dovrà modificare a valle del recepimento nel Decreto Legge n.192 del 7 novembre 2012 della Direttiva 2011/07/UE (relativo proprio alla disciplina dei pagamenti tra PA e fornitori e che prevede tra l’altro una mora dell’Euribor + 8% sui ritardi). La Fatturazione Elettronica, associata a una digitalizzazione dei Workflow autorizzativi, in grado tra le altre cose di garantire anche la certezza della corretta protocollazione, potrà sicuramente contribuire a rendere i nuovi termini di pagamento gestibili, almeno da un punto di vista “tecnico”: arrivando ad avere, cioè, fatture autorizzate al pagamento con anticipo sul termine fissato dalla norma.
Come anticipato, però, la Fatturazione Elettronica va anche interpretata più in ampio, come la prima fase di un processo di digitalizzazione dell’intero ciclo “procure-to-pay” tra la PA e i suoi fornitori (contratto, ordine, consegna, fatturazione, pagamento). I benefici ottenibili dalla digitalizzazione dell’intero processo – e non solo della fase di fatturazione – sono infatti “superadditivi”, ossia crescono più che proporzionalmente rispetto al numero delle fasi coinvolte. I benefici di riduzione dei costi potrebbero quindi passare da 1,5 miliardi in tutto a oltre 6 miliardi (da dividersi tra imprese e PA), ma soprattutto a beneficiarne sarebbe la capacità di controllare i tempi e la qualità dell’intero processo.
In ultimo, l’adozione della Fatturazione Elettronica verso la PA può costituire uno stimolo importante per la diffusione di modelli di digitalizzazione del ciclo ordine-pagamento anche nelle relazioni tra imprese (B2b) e tra imprese e cittadini (B2c). Sono infatti oltre 10 miliardi i documenti cartacei che ancora regolano i processi commerciali in Italia e solo qualche punto percentuale di questo documenti è oggi già scambiato in formato elettronico strutturato, il solo che consente di cogliere appieno i benefici della digitalizzazione. Ad un costo complessivo per le imprese stimato in circa 70-80 miliardi di euro tra costo del personale e costo di spazio, materiali e servizi. Circa 60 miliardi sarebbero “risparmiabili” a fronte di una seria digitalizzazione dei processi. Esattamente il percorso che la PA sta iniziando ad intraprendere. Finalmente una PA che dà il buon esempio.
In sintesi, la Fatturazione Elettronica – a cominciare da quella intesa in senso stretto e appena introdotta come obbligatoria verso la PA per arrivare a quella ideale, in cui i principi della digitalizzazione rappresentano il modello applicabile non solo alle fatture ma a qualsiasi documento del ciclo dell’ordine – ha, dunque, tutte le carte in regola per essere considerata un importante incentivo, nella direzione del digitale, per un recupero di produttività dell’intero Sistema Paese.
