Power Bi, una bussola per aziende data driven: come funziona

Power BI, soluzione di business intelligence sviluppata da Microsoft, consente alle aziende di connettersi a una vasta gamma di sorgenti dati, creare dashboard dinamiche e report approfonditi, trasformando i dati grezzi in informazioni dettagliate e in visualizzazioni interattive. Vediamo come funziona e tutti gli utilizzi.

Cos’è Power BI e perché è essenziale per il business

Power BI è una suite di strumenti di analisi aziendale sviluppata da Microsoft e progettata per trasformare i dati grezzi in informazioni dettagliate e visualizzazioni interattive. Le organizzazioni, grazie a Power BI, possono:

• Accedere ad una vasta gamma di sorgenti dati.
• Creare dashboard dinamici e report approfonditi.
• Condividere le intuizioni ottenute con altri membri del team.

Trasformare i dati grezzi in informazioni

Power BI trasforma i dati grezzi in informazioni utili e fruibili – essendo dotato di una vasta gamma di funzionalità per la pulizia, la trasformazione, l’analisi e la visualizzazione dei dati – e, al contempo, consente agli utenti di creare report e dashboard interattivi che possono essere utilizzati per prendere decisioni migliori.

Di seguito alcune delle principali funzionalità di Power BI per la trasformazione dei dati grezzi in informazioni:

• Connessione a diverse origini dati – Power BI può connettersi a un’ampia varietà di origini dati, tra cui file Excel, database SQL, servizi cloud e API. Ciò lo rende uno strumento versatile per lavorare con dati da diverse fonti.
• Pulizia e trasformazione dei dati – Power BI offre una serie di strumenti per pulire e trasformare i dati, tra cui la rimozione di valori duplicati, la gestione degli spazi vuoti, la formattazione dei dati e la correzione degli errori.
• Modellazione dei dati – Power BI consente di creare un modello di dati che rappresenta la struttura e le relazioni tra i dati. Il modello di dati può, quindi, essere utilizzato per creare report e analisi.
• Creazione di visualizzazioni di dati – Power BI offre una vasta gamma di visualizzazioni di dati, tra cui grafici a torta, grafici a barre, grafici a linee e mappe. Tali visualizzazioni possono essere utilizzate per comprendere meglio i dati e identificare modelli e tendenze.
• Analisi dei dati – Power BI offre una serie di funzionalità per l’analisi dei dati, tra cui calcoli, aggregazioni e filtri. Tali funzionalità possono essere utilizzate per estrarre informazioni significative dai dati.
• Creazione di report e dashboard – Power BI consente di creare report e dashboard interattivi che possono essere utilizzati per comunicare le informazioni ottenute dai dati. Tali report e dashboard possono essere condivisi con altri utenti tramite e-mail, portali web o applicazioni mobili.

Inoltre, Power BI offre anche una serie di funzionalità avanzate, tra cui:

• Intelligenza artificiale e machine learning – Power BI può essere utilizzato per integrare modelli di intelligenza artificiale e machine learning nei report e nelle analisi in modo da: identificare automaticamente modelli, fare previsioni e generare approfondimenti.
• Streaming di dati e analisi in tempo reale –  Power BI può essere utilizzato per connettersi a flussi di dati in tempo reale e analizzare i dati mentre vengono generati, consentendo di monitorare i processi aziendali e prendere decisioni in tempo reale.
• Collaborazione e condivisione – Power BI consente agli utenti di collaborare alla redazione dei report e ai dashboard, oltre che condividerli con altri utenti all’interno dell’organizzazione.

I benefici chiave di Power BI per il settore manifatturiero

È risaputo cheil settore manifatturiero è caratterizzato da grandi volumi di dati complessi, provenienti da varie fonti, quali sensori di macchine, sistemi ERP e dati di produzione. Pertanto, una piattaforma come Power BI può convertirsi in un leva preziosa per le organizzazioni manifatturiere per trasformare i dati in informazioni efficaci e di valore che possono migliorare l’efficienza, la produttività e la redditività.

Di seguito alcuni dei benefici chiave scaturiti dall’utilizzo di Power BI nel settore manifatturiero:

• Miglioramento della visibilità della produzione – Power BI fornisce una visione completa delle operazioni di produzione in tempo reale, consentendo alle organizzazioni di: monitorare i livelli di produzione; identificare colli di bottiglia; ottimizzare i processi.
• Riduzione dei costi e degli sprechi – Le organizzazioni manifatturiere, grazie all’analisi dei dati di produzione, possono identificare aree di spreco e di inefficienza – quali tempi di fermo non necessari, uso eccessivo di materiali e difetti di prodotto –  ed attuare azioni di miglioramento continuo e ridurre i costi.
• Miglioramento della qualità del prodotto – Power BI può essere utilizzato per monitorare i dati di controllo qualità e identificare le tendenze che possono portare a difetti di prodotto, in modo da implementare misure preventive e migliorare la qualità generale del prodotto.
• Previsione della domanda e ottimizzazione delle scorte – Power BI può essere anche utilizzato per analizzare i dati di vendita storici e le tendenze del mercato per prevedere la domanda futura di prodotti in modo tale da: ottimizzare i livelli di scorte; ridurre i costi di magazzino; garantire che i prodotti giusti siano disponibili al momento giusto.

Come Power BI può trasformare la supply chain

La piattaforma Power BI può rivelarsi estremamente strategica per la gestione della supply chain, offrendo una visibilità completa e in tempo reale delle operazioni e consentendo alle organizzazioni di prendere decisioni più informate, oltre ad ottimizzare l’efficienza di tutta la catena di approvvigionamento. Di seguito alcuni aspetti di Power BI che consentono di ottimizzare la supply chain:

• Migliorare la visibilità della supply chain – Power BI fornisce una visione unificata di tutti i dati relativi alla supply chain, provenienti da diverse fonti, quali: sistemi ERP, dati di logistica, dati di inventario e fornitori. Si tratta di una visibilità olistica che consente alle organizzazioni di: monitorare il flusso delle merci; identificare potenziali colli di bottiglia; problemi di consegna; prendere decisioni proattive per ottimizzare le prestazioni della supply chain.
• Ottimizzare la pianificazione e la gestione delle scorte – Power BI può essere utilizzato per: analizzare i dati storici delle vendite, i modelli di domanda e i tempi di consegna; ottimizzare i livelli di scorte. Ciò può aiutare le organizzazioni a ridurre i costi di magazzino, prevenire rotture di stock e garantire che i prodotti giusti siano disponibili al momento giusto per soddisfare la domanda dei clienti.
• Ridurre i rischi e migliorare la resilienza – Power BI può essere utilizzato per identificare e valutare i potenziali rischi della supply chain, i.e. interruzioni della catena di approvvigionamento, eventi meteorologici estremi e fluttuazioni della domanda. Le organizzazioni possono sfruttare queste informazioni per sviluppare piani di mitigazione dei rischi e migliorare la resilienza della supply chain di fronte a eventi imprevisti.
• Prendere decisioni basate sui dati per migliorare le prestazioni – Power BI consente alle organizzazioni di trasformare i dati grezzi in informazioni efficaci e di valore per le decisioni e le strategie aziendali in termini di gestione della supply chain. Le organizzazioni, ad esempio, possono utilizzare Power BI per: analizzare i dati di performance dei fornitori; ottimizzare i percorsi di consegna; ridurre i costi di trasporto; migliorare la soddisfazione dei clienti.

Ottimizzare la produzione con Power BI

La piattaforma Power BI può rivelarsi uno strumento prezioso anche per ottimizzare la produzione in diversi modi, quali:

• Migliorare la visibilità delle prestazioni di produzione – Power BI dispone di una dashboard centralizzata per monitorare le metriche chiave di produzione in tempo reale, quali: la velocità di produzione; i tempi di fermo; la qualità dei prodotti; il consumo di risorse. Di fatto, la visibilità in tempo reale consente ai responsabili di produzione di identificare rapidamente i problemi, risolverli e ottimizzare le prestazioni complessive.
• Analizzare i dati di produzione per identificare le tendenze e le aree di miglioramento – Power BI consente di analizzare grandi volumi di dati di produzione da diverse fonti che possono rilevare tendenze e modelli atti a identificare aree di miglioramento, quali: colli di bottiglia nei processi, sprechi di risorse e difetti di prodotto.
• Prevedere la domanda e ottimizzare la pianificazione della produzione: Power BI può essere utilizzato per analizzare i dati storici delle vendite e le tendenze del mercato per prevedere la domanda futura di prodotti. Di fatto, le organizzazioni possono utilizzare queste previsioni per ottimizzare la pianificazione della produzione, garantendo che la giusta quantità di prodotti venga fabbricata al momento giusto per soddisfare la domanda.
• Gestire le scorte in modo efficiente – Power BI può contribuire a monitorare i livelli di scorte delle materie prime, dei componenti e dei prodotti finiti. Ne consegue che le organizzazioni, grazie a questa visibilità, possono: ottimizzare i livelli di scorte; ridurre i costi di magazzino; prevenire rotture di stock che potrebbero interrompere la produzione.

Utilizzare Power BI per migliorare la qualità dei prodotti

La piattaforma Power BI si converte in una leva preziosa anche per migliorare la qualità dei prodotti  in quanto contribuisce a:

• Monitorare i dati di controllo qualità in tempo reale – Power BI consente di raccogliere e visualizzare dati di controllo qualità da diverse fonti, i.e.,  macchine di ispezione, software di test e report degli addetti al controllo qualità. Il monitoraggio in tempo reale, di fatto, consente di identificare rapidamente i problemi di qualità e intraprendere azioni correttive immediate per prevenire la produzione di prodotti difettosi.
• Analizzare i dati per identificare i difetti e le cause principali – Power BI può essere utilizzato per analizzare i dati di difetti provenienti da diverse fasi del processo di produzione per identificare le cause principali dei problemi di qualità. Di fatto, l’analisi può aiutare a individuare aree specifiche che richiedono miglioramenti, quali la progettazione del prodotto, i processi di produzione o i materiali utilizzati.
• Prevedere i problemi di qualità e attuare azioni preventive – La piattaforma Power BI, utilizzando l’analisi predittiva e l’apprendimento automatico, può aiutare a prevedere potenziali problemi di qualità basati su modelli storici e dati di processo in tempo reale, consentendo alle organizzazioni di attuare azioni preventive per evitare che si verifichino eventuali difetti di prodotto.
• Tracciare i trend della qualità nel tempo – Power BI consente di visualizzare i trend della qualità, consentendo di identificare, nel tempo, i miglioramenti o i peggioramenti delle prestazioni. La visibilità, di fatto, può aiutare a valutare l’efficacia delle iniziative di miglioramento della qualità e a prendere decisioni informate per ulteriori azioni.

Power BI per una migliore gestione finanziaria

Le organizzazioni possono trarre benefici dall’utilizzo della piattaforma Power Bi anche nella propria gestione finanziaria per:

• Ottenere una visibilità dell’andamento finanziario – Power BI, grazie alle diverse fonti di dati finanziari – quali sistemi ERP, fogli di calcolo e banche dati – è i grado di fornire una visione unificata della situazione finanziaria dell’organizzazione, consentendo ai direttori finanziari di monitorare le metriche chiave, quali: entrate, uscite, flussi di cassa, redditività e leva finanziaria in tempo reale.
• Analizzare i dati finanziari per identificare tendenze e anomalie – Power BI offre potenti funzionalità di analisi che possono essere utilizzate per analizzare i dati finanziari e per identificare tendenze, modelli e anomalie, supportando le organizzazioni a: comprendere meglio i fattori che influenzano le loro prestazioni finanziarie; prendere decisioni informate; identificare potenziali opportunità o rischi.
• Creare report e dashboard finanziari personalizzati – Power BI consente di creare report e dashboard finanziari personalizzati che possono essere utilizzati per comunicare informazioni finanziarie a dirigenti, dipendenti, investitori e alle altre parti interessate. I report possono anche includere grafici, tabelle e altri elementi visivi che facilitano la comprensione delle informazioni finanziarie.
• Prevedere le prestazioni finanziarie future – Power BI può essere utilizzato per analizzare i dati storici e le tendenze per prevedere le prestazioni finanziarie future, aiutando le organizzazioni a: sviluppare budget e piani finanziari più accurati; gestire i rischi finanziari; prendere decisioni strategiche informate.

I vantaggi di Power BI per organizzazioni di tutte le dimensioni

Power BI offre una serie di vantaggi che lo rendono una scelta molto interessante e strategica per organizzazioni di tutte le dimensioni in quanto si caratterizza per:

• Scalabilità e flessibilità – Power BI si adatta alle esigenze di qualsiasi organizzazione in continua evoluzione, offrendo soluzioni che vanno da piani individuali a implementazioni aziendali su larga scala. Di fatto, le organizzazioni possono scegliere le funzionalità e i livelli di scalabilità che meglio si adattano al proprio budget, oltre che ad esigenze specifiche, garantendo una flessibilità di espansione man mano che l’organizzazione cresce.
• Soluzione cloud sicura e accessibile ovunque – Power BI è una soluzione cloud basata su Microsoft Azure, che elimina la necessità di installare e gestire hardware o software locali. Ciò lo rende accessibile da qualsiasi luogo tramite connessione internet, consentendo ai dipendenti di lavorare sui dati e prendere decisioni informate da qualsiasi luogo si trovino. Inoltre, Power BI offre funzionalità di sicurezza avanzate per proteggere i dati aziendali sensibili.
• Integrazione con i sistemi aziendali esistenti – Power BI si integra perfettamente con una vasta gamma di sistemi aziendali esistenti, tra cui CRM, ERP e strumenti di business intelligence.
• Facile da usare e da adottare – Power BI si caratterizza per un’interfaccia utente intuitiva e drag-and-drop che la rende facile da usare anche per utenti non esperti. Inoltre, la piattaforma offre una vasta gamma di funzionalità di self-service che consentono agli utenti di creare report e dashboard personalizzati senza bisogno di particolari competenze tecniche avanzate.
• Costi accessibili – Power BI offre diverse opzioni di licenza per adattarsi al tuo budget, da una versione gratuita fino a piani aziendali con funzionalità avanzate.
• Migliore collaborazione, comunicazione e processo decisionale – La piattaforma centralizzata di Power BI permette di condividere informazioni e analisi con dipendenti a tutti i livelli dell’organizzazione, contribuendo a: migliorare la collaborazione; facilitare una migliore comunicazione;  consentire un migliore processo decisionale basato sui dati.

Cominciare con Power BI: una guida passo per passo

Si deve, innanzitutto, scaricare Power BI Desktop gratuitamente dal sito web di Microsoft e, qualora si decidesse di utilizzare le funzionalità avanzate di Power BI, ci si può iscrivere a un piano Power BI Pro o Premium.

Collegamento a diverse fonti di dati

Il primo passo per utilizzare Power BI è connettersi ai propri dati. Power BI, come già accennato, supporta un’ampia gamma di origini dati, tra cui file Excel, database SQL, servizi cloud e API web. Di seguito, ad esempio, le modalità per connettersi a un file Excel e a un database SQL

• File Excel:
  • Aprire Power BI Desktop e seleziona “Recupera dati”.
  • Scegliere “Excel” dall’elenco delle origini dati.
  • Selezionare il file Excel a cui ci si vuole connettere e fare clic su “Importa”.

• Database SQL:
  • Aprire Power BI Desktop e seleziona “Recupera dati”.
  • Scegliere “Database” dall’elenco delle origini dati.
  • Selezionare il tipo di database a cui ti stai connettendo e inserisci le informazioni di connessione.
  • Fare clic su “Connetti” e selezionare le tabelle o le viste che si desidera importare.
  • Fare clic su “Importa”.

Creare dashboard e report personalizzati

L’utente, dopo essersi connesso ai propri dati, può iniziare a creare dashboard e report personalizzati. Inoltre, è possibile utilizzare l’interfaccia drag-and-drop per creare dashboard e report, selezionando i dati che si desidera visualizzare e trascinarli nel canvas. Successivamente si può anche personalizzare l’aspetto dei dashboard e dei report grazie ad una varietà di opzioni di formattazione.

Condividere le informazioni con colleghi e stakeholder

Dopo aver creato dashboard e report, è possibile condividerli con colleghi e stakeholder. Inoltre, Power BI offre una varietà di opzioni di condivisione, tra cui:

• Pubblicazione su Power BI Service, i.e. è possibile pubblicare i dashboard ed i report su Power BI Service, rendendoli accessibili da chiunque abbia un account Power BI.
• Invio tramite e-mail, i.e. è possibile inviare i dashboard ed i report tramite e-mail come allegati o come collegamenti.
• Esportazione in PDF o PowerPoint, i.e. è possibile esportare i dashboard ed i report in formato PDF o PowerPoint per la condivisione offline.

Sfruttare le funzionalità avanzate di analisi e intelligenza artificiale

Power BI offre una serie di funzionalità avanzate di analisi e intelligenza artificiale che possono aiutarte a utilizzare ancora meglio i dati a disposizione. Di fatto, con Power BI, è possibile  creare modelli predittivi, identificare tendenze e anomalie, oltre ad ottenere ulteriori informazioni dai dati atte a  prendere decisioni più informate e a migliorare ulteriormente le prestazioni aziendali.

Risorse per approfondire le conoscenze su Power BI

L’utente può approfondire le conoscenze su Power BI, accedendo a diverse risorse disponibili. Di seguito si forniscono alcune indicazioni utili.

Documentazione ufficiale Microsoft

La documentazione ufficiale di Microsoft è un’ottima risorsa per imparare le basi di Power BI e le sue funzionalità più avanzate. Essa include tutorial, articoli, guide e riferimenti ed è disponibile all’indirizzo: https://learn.microsoft.com/en-us/power-bi/

Corsi di formazione online e certificazioni

Sono disponibili numerosi corsi di formazione online e certificazioni che possono aiutarte a sviluppare le competenze Power BI, offerti da una varietà di fornitori, tra cui:

• Microsoft Power BI Learning Path: https://learn.microsoft.com/en-us/training/paths/get-started-power-bi/
• Power BI Certification: https://learn.microsoft.com/en-us/training/powerplatform/power-bi
• Coursera: https://www.coursera.org/courses?query=microsoft%20power%20bi
• Udemy: https://www.udemy.com/topic/microsoft-power-bi/

La scelta del corso giusto dipende, ovviamente, dal  proprio livello di esperienza e dagli obiettivi di apprendimento.

Sfruttare il potere dei dati per il successo aziendale

Importante sottolineare che le organizzazioni, nel panorama odierno – dinamico e altamente competitivo -riconoscono l’importanza di sfruttare il potere dei dati per ottenere un vantaggio competitivo duraturo. Di fatto, i dati grezzi, se analizzati e utilizzati in modo efficace, possono fornire informazioni preziose su clienti, tendenze del mercato ed efficienza operativa, alimentando una serie di azioni che guidano la crescita e il successo dell’organizzazione. Tuttavia, sfruttare il potere dei dati richiede un impegno su diversi fronti, quali:

• Sviluppare una cultura basata sui dati – Si tratta di creare un ambiente in cui la raccolta, l’analisi e l’utilizzo dei dati siano parte integrante dei processi aziendali. Ne consegue che i dipendenti -a tutti i livelli- devono essere formati e abilitati a comprendere ed a utilizzare i dati per svolgere i propri compiti in modo efficace.
• Investire in infrastrutture e tecnologie dei dati – Le organizzazioni devono disporre di infrastrutture adeguate a: archiviare, gestire e analizzare grandi volumi di dati. È doveroso sottolineare che investire in tecnologie quali data warehouse, data lake, strumenti di analisi e di intelligenza artificiale può facilitare l’estrazione di informazioni preziose dai dati.
• Assicurare la governance e la sicurezza dei dati – La tutela della privacy dei dati e la conformità alle normative sono di fondamentale importanza. Pertanto, le organizzazioni devono implementare politiche e procedure robuste per garantire la sicurezza dei dati, la gestione degli accessi e l’utilizzo responsabile dei dati.

Visualizzare i dati in modo efficace per prendere decisioni migliori

La visualizzazione efficace dei dati è fondamentale per trasformare i dati grezzi in informazioni utili e utilizzabili che possono guidare decisioni migliori. È risaputo che, quando i dati vengono presentati in modo chiaro e conciso, è più facile identificare le tendenze, i modelli e le anomalie, consentendo una migliore comprensione delle informazioni complesse.

È doveroso evidenziare che esistono diversi approcci che le organizzazioni possono considerare per la visualizzazione efficace dei dati:

• Scegliere il grafico giusto – Si tratta di selezionare il tipo di grafico in grado di riflettere il tipo di dati da comunicare. E, precisamente:
  • I grafici a torta sono adatti per dati categoriali.
  • Gli istogrammi sono più adatti per dati quantitativi continui.I grafici a linee sono idonei per mostrare le tendenze nel tempo.
  • Le heat map (mappe di calore) possono essere utilizzate per visualizzare dati distribuiti spazialmente.

• Usare i colori con attenzione – È risaputo che i colori possono essere utilizzati per migliorare la chiarezza e l’impatto visivo di un grafico. Tuttavia, è importante utilizzare schemi di colori coerenti ed evitare di utilizzare troppi colori, che possono confondere l’utente.
• Mantenere la semplicità – Evitare di sovraccaricare i grafici con troppi dati o elementi, concentrandosi sugli elementi essenziali per assicurarsi che il grafico sia facile da leggere e da comprendere.
• Usare etichette e titoli chiari – Le etichette e i titoli dovrebbero essere chiari e concisi, oltre a descrivere accuratamente i dati presentati.
• Scegliere la giusta dimensione e il giusto posizionamento – Si tratta di assicurarsi che i grafici siano abbastanza grandi da essere chiaramente visibili, evitando che siano eccessivamente grandi da dominare l’intera schermata. Pertanto, si consiglia di posizionare i grafici in modo logico e assicurarsi che il flusso di informazioni sia chiaro.
• Usare gli elementi visivi con attenzione – Elementi visivi quali frecce, icone e immagini possono essere utilizzati per migliorare la chiarezza e l’impatto di un grafico. Tuttavia, è importante usarli con parsimonia ed evitare di distrarre l’utente dai dati principali.