La fatturazione elettronica B2B è ai nastri di partenza e nasce la conseguente esigenza normativa di dover conservare tutti documenti informatici fiscali e contabili che transiteranno tramite il sistema di interscambio o tramite le altre procedure definite dai provvedimenti dell’Agenzia Delle Entrate, ultimo quello di fine ottobre 2016, che ha individuato anche le regole e i processi da attuare per la comunicazione trimestrale.
Come sappiamo si può aderire alla fatturazione elettronica seguendo quanto dettato dal decreto legislativo 127/2015 e quindi usufruendo di tutti i benefici fiscali e di processo che la fatturazione elettronica B2B porta indirettamente, entro il 31 marzo del 2017. Chi vorrà potrà comunque partire già da Gennaio. Molti articoli sono stati scritti sugli evidenti ed ovvi vantaggi in termini di processo che la fatturazione elettronica comporta e quindi non verranno qui trattati.
Anzi, secondo l’autore di questo articolo, parlando di fatturazione elettronica e confrontando il decreto legislativo 127/2015 con quello che è arrivato dopo, ovvero il 193/2016, è assolutamente necessario e conveniente aderire al 127 per usufruire dei vantaggi offerti dal suddetto decreto piuttosto che al 193 e quindi all’invio trimestrale dei dati contabili e dei corrispettivi. Ricordiamo infatti che lo spesometro è comunque obbligatorio, quindi a questo punto conviene sicuramente aderire alla fatturazione elettronica B2B tramite il sistema di interscambio e inviando i rimanenti dati delle fatture passive soprattutto quindi quelle che riceviamo in modalità analogiche dai vari fornitori, all’Agenzia Delle Entrate tramite i canali riconosciuti.
È chiaro ed importante a questo punto fare una riflessione sulla conservazione digitale delle fatture elettroniche.
Il 21 dicembre 2016 è stato pubblicato sul sito istituzionale dell’Agenzia Delle Entrate, il testo dell’audizione della direttrice Rossella Orlandi presso la commissione parlamentare di vigilanza sull’anagrafe tributaria, che ha avuto per oggetto anche la fatturazione elettronica.
a stessa direttrice dell’Agenzia delle Entrate ha confermato che è rilevante considerare quanto disposto dall’articolo 4 comma 1 del decreto legge 22 ottobre 2016 numero 193, convertito in legge il 1 dicembre 2016 numero 225 che la modifica all’articolo 21 del decreto legge numero 78 del 2010, provvede che gli obblighi di conservazione ai fini fiscali fissati dal decreto ministeriale del 17 giugno 2014 siano soddisfatti per tutti documenti (fattura elettronica ed altri documenti rilevanti ai fini fiscali ) che transitano attraverso il sistema di interscambio e che vengono memorizzati dell’Agenzia Delle Entrate. Difatti quindi si sta dicendo che la conservazione digitale delle fatture elettroniche e degli altri documenti rilevanti ai fini fiscali venga assolta direttamente dall’Agenzia delle Entrate o meglio da Sogei che gestisce il sistema di interscambio. Una considerazione ulteriore che sembrerebbe avvalorare questa tesi è che le modifiche al codice dell’amministrazione digitale del decreto legislativo 179/2016, dice che se il documento informatico è conservato per leggere da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiede l’accesso al documento stesso.
La prima considerazione importante da fare, peraltro già condivisa e pubblicata dall’autore in un precedente articolo, è che il codice dell’amministrazione digitale modificato dal decreto legislativo 179 2016, non può applicarsi ai documenti fiscali e contabili, infatti si rimanda a decreto speciale del ministero dell’economia e finanze. Quindi non può essere legato quanto enunciato dal CAD con quanto esposto dal decreto 193/2016 e successive modificazioni.
La seconda considerazione importante da aggiungere è che nel conservare un documento informatico cui appunto è prescritta una conservazione come obbligo di legge, oltre all’obbligo fiscale e contabile vige un obbligo civilistico dettato dagli articoli del codice civile 2220 e 2215 che obbligano il contribuente a conservare tutti documenti d’impresa compreso anche evidentemente i documenti fiscali e contabili.
La terza considerazione è che il servizio offerto gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate è disponibile già dal 1 luglio 2016 per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche conformi alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate e di Sogei e secondo i formati XML delle fatture elettroniche B2B, quelle verso la PA e quelle semplificate. Il servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate, potrà quindi essere adottato da piccoli artigiani e piccoli professionisti. Inoltre è possibile conservare le sole fatture elettroniche XML e non anche le fatture elettroniche di altro formato oppure qualsiasi altro documento contabile e fiscale che rientra nel DMEF del 17 giugno 2014.
La quarta considerazione è che la responsabilità dei documenti e quindi anche della loro conservazione rimane sempre comunque in capo al contribuente, il quale paradossalmente in un contenzioso per esempio con l’autorità fiscale e finanziaria avrebbe i suoi stessi documenti e quindi di sua stretta proprietà, non presso di lui, ma presso un terzo che peraltro è lo stesso Ente che è adibito al controllo fiscale e contabile proprio dei suoi documenti. Quale è la tutela che il contribuente ha nei confronti di questo terzo che gli conserva i documenti in caso di un contenzioso proprio contro la stessa autorità fiscale? C’è da aggiungere che la stessa Sogei è diventata un conservatore accreditato Agid, ma andrebbero capite ed approfondite le condizioni contrattuali del suo servizio di conservazione dei documenti informatici rispetto non soltanto al contribuente ma anche rispetto all’Agenzia delle Entrate, in quanto la stessa è l’organo competente per controllare il contribuente e quindi resterebbe da capire come salvaguardare gli obblighi normativi sia fiscali sia civilistici che contribuente ha rispetto a questo punto.
La fatturazione elettronica B2B offre solo vantaggi se viene approcciata correttamente e se si pensa in primis a digitalizzare l’intero processo invece che a guardare stupidamente al solo file XML e quindi alla sola fattura elettronica come oggetto digitale. L’approccio corretto è quindi quello di digitalizzare il processo collegato alla fattura elettronica e dove non è il contenitore (file) che deve essere gestito e conservato a norma, ma piuttosto il contenuto e quindi i record e le informazioni.
