“La PA dice addio alla carta”. Con questa frase è stata accolta da molti la pubblicazione, avvenuta sulla GU del 12 gennaio u.s., del DPCM 13 novembre 2014 contenente le regole tecniche sul documento informatico.
Tanti, specialmente tra gli addetti ai lavori, hanno avuto la strana sensazione di déjà vu, dal momento che il recente passato dell’e-gov italiano è fatto di annunci simili che non sono stati però seguiti dai fatti.
Negli ultimi 10 anni (tanti ne sono passati dall’adozione del Codice dell’Amministrazione Digitale, il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82), nonostante le promesse di una rapida digitalizzazione completa dell’attività amministrativa, non si è assistito alla scomparsa della carta dagli uffici pubblici.
Amministrazione ancora troppo legata ai vecchi iter burocratici tarati sugli strumenti analogici, assenza di investimenti (in tecnologie e formazione), difficoltà organizzative, norme di difficile interpretazione e che troppo spesso rimandavano a decreti attuativi che – nella migliore delle ipotesi – sarebbero stati adottati dopo anni. Queste sono alcune delle principali ragioni per cui la digitalizzazione della PA ha finito per diventare come il Godot di beckettiana memoria, che tutti aspettano e che non arriva mai.
Eppure il 2015 sembra davvero l’anno della svolta, e non solo perché le tecnologie, come la posta elettronica certificata, sono notevolmente più diffuse (e utilizzate) sia dalle amministrazioni che dai loro utenti.
Il quadro normativo, fatto di norme attuative e regole tecniche, appare ormai quasi completo e nei prossimi mesi scadranno i termini che le amministrazioni hanno per l’adeguamento ad importanti disposizioni in materia di dematerializzazione e servizi on line.
Entro il 16 febbraio 2015, tutte le pubbliche amministrazioni “dovranno approvare un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese” (in base all’art. 24, comma 3-bis, D. L. n. 90/2014). Le procedure dovranno permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell’istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l’indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta.
Dal momento che il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione, le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la ricezione, gestione e conservazione di documenti e fascicoli informatici.
A partire dal 31 marzo 2015, poi, tutte le pubbliche amministrazioni (anche quelle regionali e locali) dovranno accettare (e quindi gestire e conservare) esclusivamente fatture elettroniche, vale a dire documenti informatici. La rivoluzione della FatturaPA, iniziata il 6 giugno 2014 per le pubbliche amministrazioni centrali, arriva quindi a compimento, con effetti assai rilevanti in termini di dematerializzazione dei documenti e degli archivi.
Entro il 12 ottobre 2015, infine, tutte le amministrazioni dovranno adeguarsi alle regole tecniche in materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3 dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti – ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a predisporre il manuale della gestione documentale.
È questo il contesto in cui entra in vigore il Decreto del 13 novembre 2014 sul documento informatico: un anno di adempimenti stringenti che – se disattesi – non solo esporranno gli enti a sanzioni e responsabilità, ma determineranno addirittura l’illegittimità dell’azione amministrativa.
Ecco perché le amministrazioni, nel corso dei prossimi mesi, sono chiamate a pianificare tutte le azioni necessarie a:
– verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario all’adempimento alle norme di legge;
– apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e predisporre i documenti e manuali previsti dalla normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul sito istituzionale dell’Ente);
– provvedere alla necessaria formazione di tutto il personale e alle attività di informazione/comunicazione per l’utenza;
– potenziare il sistema di conservazione dei documenti informatici.
Un percorso complesso, aggravato – in alcuni casi – dalla colpa con cui molti uffici pubblici hanno rimandato (fino all’ultimo momento disponibile) il giorno in cui confrontarsi con l’attuazione delle norme in materia di digitalizzazione.
Ma il tempo appare ormai scaduto, la carta nella PA questa volta sembra avere davvero i mesi contati.
