Si avvicina sempre più la fatidica scadenza del 31 marzo 2015[1], a partire dalla quale, come tutti ormai dovrebbero sapere (ma c’è da scommettere che non sia così), a fronte della prestazione di un servizio o l’acquisto di un bene, tutte le Pa potranno accettare e pagare solo fatture emesse e ricevute in modalità elettronica.
Proviamo a delineare schematicamente delle istruzioni fondamentali che aiutino gli interessati ad assolvere più agevolmente a questo nuovo obbligo, partendo proprio dalle caratteristiche principali della FatturaPa, che sono:
a) il suo formato, consistente in un file Xml (eXtensible Markup Language) secondo un preciso schema disponibile a questo indirizzo http://www.FatturaPa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-2.htm[2];
b) l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto, che devono essere garantite tramite l’apposizione della firma digitale di chi emette la fattura;
c) la trasmissione vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura, riportato nell’Indice delle Pubbliche amministrazioni.
Una volta emesso, il documento FatturaPa deve essere inoltrato mediante appositi canali al Sistema d’Interscambio, ovvero a quel soggetto giuridico, gestito dall’Agenzia delle Entrate, deputato a ricevere le fatture, controllarne la correttezza formale e inoltrarle alla Pa destinataria.
Per effettuare l’invio, che potrà avvenire in proprio o ricorrendo a un intermediario abilitato, bisognerà scegliere uno dei canali resi disponibili dal SdI. Attualmente i canali sono cinque e accanto alla possibilità di inviare la FatturaPa tramite Pec (utilizzando, per il primo invio, l’indirizzo sdi01@pec.FatturaPa.it e allegando la FatturaPa), sono state individuate le seguenti modalità di invio:
·invio tramite web
·servizio SDICoop – Trasmissione
·servizio SDIFTP
·servizio SPCoop – Trasmissione
Mentre l’utilizzo del canale Pec non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio, per l’utilizzo degli altri canali sono state predisposte delle specifiche procedure di accesso e/o abilitazione.
Per accedere, ad esempio, alla pagina web dedicata al Servizio Invio tramite web, disponibile sul sito www.FatturaPa.gov.it, è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (Cns) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
Anche il Servizio SDICoop – Trasmissione viene reso disponibile solo per coloro che, desiderando inviare i file FatturaPa utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services), si siano preventivamente accreditati presso il Sistema di Interscambio mediante l’applicazione “Accreditare il canale”, disponibile nella sezione Strumenti del sito www.FatturaPa.gov.it.
Il Servizio SDIFTP è disponibile per tutti coloro che desiderano inviare i file FatturaPa utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite protocollo Ftp (File Transfer Protocol ). Anche per usufruire di tale canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l’applicazione “Accreditare il canale” disponibile sul sito.
Infine, è utilizzabile anche il Servizio SPCCoop – Trasmissione, mediante il quale è possibile inviare i file FatturaPa utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (Spc), secondo le modalità definite dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Anche per questo canale è necessario accreditarsi utilizzando l’apposita applicazione, già citata, disponibile sul sito.
A seguito dell’invio, il Sistema d’Interscambio manderà uno o più messaggi al mittente (attraverso lo stesso canale scelto per l’invio della FatturaPa), relativi sia all’esito dei controlli formali effettuati sia all’effettiva consegna e accettazione da parte della Pa destinataria.
Quindi, attraverso un unico canale opportunamente presidiato (anche tramite procedure automatiche) è possibile gestire tutto il flusso in entrata e in uscita della FatturePa e dei relativi messaggi di esito.
Il documento così emesso e inviato alla Pa dovrà inoltre – come espressamente ricordato anche dal Decreto del Ministro dell’Economia e delle finanze 55/2013 – essere conservato a norma. La FatturaPa, infatti, è un documento informatico a tutti gli effetti e, così come previsto dall’art. 43 del Cad, deve essere conservata all’interno di un sistema di conservazione realizzato ai sensi di specifiche regole tecniche oggi contenute nel Dpcm 3 dicembre 2013 in tema di requisiti dei sistemi di conservazione dei documenti informatici.
Ciò comporta che tutti i fornitori della Pa dovranno dotarsi di un sistema di conservazione realizzato internamente alla propria struttura o, eventualmente, anche acquisito affidando la conservazione all’esterno a un soggetto in grado di realizzarla secondo le regole tecniche richiamate. La possibilità di affidare lo svolgimento del servizio di conservazione all’esterno rappresenta certamente un’interessante opportunità per tutti coloro che non vogliano affrontare l’implementazione di un sistema di conservazione interno ma, è doveroso ricordarlo, affidare all’esterno non significa non essere più responsabili della conservazione e della corretta esibizione dei documenti conservati.
L’Agenzia delle Entrate, infatti, ha già sottolineato in più occasioni che “in tutti i casi in cui il contribuente affida, in tutto o in parte, il processo di conservazione a soggetti terzi continuerà a rispondere nei confronti dell’Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti” (Rif. Risoluzione 161/E del 2007).
Occorre, quindi, ricorrere a conservatori esterni affidabili (meglio ancora se accreditati presso AgID) o quantomeno vigilare costantemente sul loro operato, effettuando o facendo effettuare anche degli audit periodici sui servizi di conservazione offerti (o almeno sulla capacità di esibire i documenti richiesti).
Se la fattura elettronica verso le Pa è ormai realtà, già nell’Agenzia delle Entrate si inizia a pensare a una diffusione capillare della fattura elettronica anche tra i privati. I vantaggi sono innegabili (soprattutto per l’Agenzia che deve effettuare i controlli) e tutto il sistema imprese potrebbe effettivamente trarre beneficio da una gestione informatizzata delle fatture.
Già oggi, però, chi volesse conservare digitalmente le proprie fatture può farlo ricorrendo ai sistemi di conservazione di cui si è già parlato. È possibile, infatti, conservare digitalmente anche le fatture cartacee. Accanto a tali due tipologie di fattura (fattura elettronica e fattura cartacea) l’Agenzia delle entrate, con Circolare 18/E del 2014, ha anche individuato un terzo genere di fatture, ovvero quelle solo formate elettronicamente: con tale categoria l’Agenzia ha inteso permettere la conservazione di tutte quelle fatture emesse come elettroniche (quindi con firma digitale o comunque prodotte con altri sistemi in grado di garantirne integrità e affidabilità) ma poi consegnate a mano o spedite con modalità tradizionali e che, per questo motivo, non possono essere considerate elettroniche pure.
È quindi possibile, in pratica, emettere fatture, anche non destinate alla Pa, solo in formato elettronico e conservarle digitalmente senza mai procedere alla loro materializzazione su carta.
Ciò comporta il vantaggio di poter gestire solo un sezionale nel quale registrare tutte le proprie fatture (i cui destinatari siano o meno delle PA). Infatti, pur essendo sparito nelle nuove regole per la conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti il richiamo agli obblighi di rispettare l’ordine cronologico e dell’assenza di soluzioni di continuità nella tenute dei documenti fiscalmente rilevanti, il nuovo Dmef 17 giugno 2014 (contenente le nuove regole tecniche per la conservazione di tale tipologia documentale) comunque richiede che la conservazione avvenga rispettando i principi generali di corretta tenuta della contabilità (tra i quali rientrano certamente i principi di omogeneità e ordine cronologico dell’archivio fiscale). Resta quindi necessario formare un apposito sezionale nel caso in cui si vogliano mantenere due archivi separati (uno per le fatture elettroniche e uno per le fatture cartacee).
[1] Per i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti di previdenza, la FatturaPa è un obbligo già dallo scorso 6 giugno.
[2] Il formato è, attualmente, alla sua versione 1.1 con la quale, tra l’altro, si è reso possibile indicare che l’operazione fatturata è soggetta al meccanismo della scissione dei pagamenti (cd. split payment) così come previsto dal Dmef 23 gennaio 2015, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale il 3 febbraio 2015.
