È cominciata il 24 febbraio 2020 l’“Emergenza Coronavirus” nella struttura amministrativa del Comune di Venezia, con una nota del Direttore del personale contenente le prime raccomandazioni in tema di “Coronavirus”. Ma è solo qualche settimana più tardi, il 18 marzo, che il personale adibito ad attività non considerate indifferibili, che non necessitava di presenza in sede, è stato autorizzato al cosiddetto “lavoro agile” o “smart working”.
Non è stata propriamente una passeggiata, ma sono molte le considerazioni da trarre e le lezioni da imparare per quando l’emergenza sarà passata.
Le prime raccomandazioni in tema covid
“Cortesi collaboratrici e collaboratori,
di seguito chiarimenti applicativi della Regione Veneto relativi all’Ordinanza n. 1 del 23 febbraio 2020 del Ministro della Salute, d’Intesa con il Presidente della Regione Veneto, quale ulteriore forma di divulgazione.
Invito ad attenervi scrupolosamente a quanto ivi indicato, con particolare riferimento alle precauzioni di carattere igienico-sanitario contenute nei “Dieci comportamenti da seguire”, predisposti dal Ministero della Salute e dall’Istituto Superiore di Sanità, qui allegati.
Vi informo che è stata data disposizione di potenziamento dei servizi di pulizia e sanificazione degli uffici comunali. Ciascuno di noi è chiamato ad agevolare tali operazioni lasciando in ordine la propria sede di lavoro.
Ringrazio tutte e tutti per la cortese collaborazione.”
L’organizzazione
L’“Emergenza Coronavirus” tra le altre cose ha indotto l’applicazione massiva di una norma datata 2017, ovvero la Legge n.81 del 22/05/2017, che al capo II, artt.18-23, introduce nella legislazione in tema di lavoro un’azione importante richiesta a gran voce da svariate categorie di interessati, ovvero la conciliazione tra vita professionale e vita privata, attraverso il cosiddetto “lavoro agile”.
In seconda battuta, sempre il 24/02/20, il Servizio Formazione e Sviluppo Organizzativo comunica che, a seguito dell’Ordinanza del Ministero della Salute di intesa con il Presidente della Regione Veneto avente per oggetto “Misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-2019” tutte le attività di Formazione programmate e previste presso la sede del Centro di Formazione sono sospese fino al termine previsto dall’ordinanza.
Infatti il 26/02/2020 la Circolare prot.n.112770 del Direttore del personale fornisce le prime disposizioni concernenti il personale del Comune di Venezia, adottate, sentito il medico competente che regolamentavano: missioni, convegni, riunioni, formazione, concorsi pubblici, telelavoro, attività di sportello front-office, comunicazione ed informazione, prodotti per la pulizia e DPI, servizi di pulizia e sanificazione, procedure operative di sicurezza, ma non menzionava di fatto lo smart working.
È in data 09/03/2020 che viene pubblicata la Circolare prot.n.134100 che oltre agli aggiornamenti dei punti definiti nella precedente circolare introduce la prassi del “lavoro agile”.
Il lavoro agile
“Ferma restando la prioritaria applicazione delle misure organizzative di cui ai punti precedenti, la scrivente direzione attiva modalità flessibili della prestazione lavorativa (smart working), quale nuova modalità operativa oltre che come strumento emergenziale, per i dipendenti portatori di patologie che rendono la persona più vulnerabile in caso di malattia. L’attivazione del lavoro agile viene autorizzata dal direttore di rifermento previ pareri favorevoli di questa Direzione e del Medico Competente. Al fine di favorire l’attuazione di progetti di lavoro agile potranno essere modificate le attività in precedenza assegnate al dipendente. [..] Il Direttore responsabile autorizzerà il progetto di smart working previo nulla osta di questa Direzione acquisito il parere dei Sistemi informativi.”
A completamento di ciò, in data 24/03/2020 è stata pubblicata la Circolare prot.n.149961 recante le disposizioni sugli infortuni sul lavoro in regime di smart working, le modalità di avvio dell’infortunio e sull’infezione da Coronavirus.
Collateralmente alle circolari e all’applicazione del lavoro agile, il Servizio Sistemi Informativi rendeva note le modalità con cui poter gestire le attività online da casa.
Le informazioni essenziali vertevano su: postazione di lavoro di proprietà del dipendente e condizioni di accesso alle risorse comunali attraverso VPN.
Il Comune di Venezia per i propri lavoratori mette a disposizione i seguenti servizi fruibili direttamente da rete Internet:
• Ecosistema Office 365 o Zimbra per posta elettronica, calendario, agenda, spazio di archiviazione personale –per gli utenti attivi in O365 anche storage cloud dove condividere/creare/modificare, in modalità online, documenti Office;
• Intranet aziendale in grado di permettere l’accesso alla maggior parte degli applicativi di uso comune.
• Accesso alle cartelle di rete –NAS.
Accesso tramite VPN
Qualora tali servizi risultino insufficienti al normale svolgimento delle funzioni aziendali, l’Amministrazione può mettere a disposizione un’infrastruttura VPN per “estendere” la rete presso la residenza del dipendente. Il significato di VPN è Virtual private network ed essa consente alle aziende di ampliare praticamente senza limiti geografici la propria rete privata centrale, creando una “rete virtuale privata”, che permette a utenti e siti periferici di connettersi alla rete aziendale attraverso la rete Internet (caso tipico la connessione xDSL casalinga).
Grazie alle VPN, gli utenti remoti o i siti esterni di un’azienda e/o ente possono collegarsi, da qualsiasi parte del mondo, in qualunque momento e con i dispositivi più disparati, alla LAN (Local Area Network) ovvero la rete interna e privata dove insistono i servizi NON esposti su Internet, in modo sicuro e il più possibile economico.
L’autenticazione ai servizi di VPN, qualora concessa al dipendente, avviene attraverso l’uso delle proprie credenziali del dominio CV, normalmente utilizzate per i servizi di posta o Intranet aziendale.
L’accesso è stato consentito per l’esclusivo scopo dello svolgimento, in modalità smart working/lavoro agile, delle attività d’ufficio normalmente svolte presso la sede di lavoro. L’esercizio dei servizi VPN è regolato, oltre che dalle leggi vigenti, dai:
- Regolamento per l’utilizzo delle dotazioni informatiche e di telecomunicazione
- Linee guida del Comune di Venezia per le attività di smart working
I dipendenti che dovevano operare attraverso tale modalità di connessione hanno necessariamente preso visione dei regolamenti e delle raccomandazioni allo scopo di garantirne il massimo rispetto.
Dal punto di vista operativo, la connessione VPN ha richiesto l’installazione sul proprio PC (Windows o Mac) di una componente software locale denominata “client VPN”. L’attività d’installazione, a cura dello stesso dipendente, doveva essere effettuata in adesione alle istruzioni pubblicate in Altana (intranet comunale), dove poteva essere scaricato il software vero e proprio.
Se la postazione lavoro è di proprietà del dipendente, quest’ultimo deve garantire i requisiti minimi di sicurezza: l’uso di un sistema operativo tra quelli sopra riportati; l’aggiornamento del sistema operativo alle ultime patch di sicurezza; se PC/Notebook con sistema operativo Windows, l’uso di un software antivirus e anti malware per il quale deve essere garantito il costante aggiornamento, nonché di un firewall; che la macchina, se utilizzata da più persone, preveda la segmentazione dei workspace attraverso opportune utenze protette da password “ad-personam” (password composte da almeno otto caratteri e da una combinazione di lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli).
In data 7 maggio 2020, nella conferenza stampa del Sindaco di Venezia, vengono resi noti i numeri dello smart working “L’avvio della Fase 2 ha comportato anche una rimodulazione dell’organizzazione del lavoro per i dipendenti comunali: prima del 4 maggio hanno lavorato “in presenza” 673 lavoratori, in smart working 1.315, cui si aggiungono 521 dipendenti in ferie, permesso o congedo. Da lunedì, invece, i dipendenti presenti sul luogo di lavoro sono 872, quelli in smart working 1.397, 246 quelli in ferie, permesso o congedo: “Stiamo puntando sullo smart working – ha concluso il sindaco Brugnaro – e lo faremo anche in futuro””.
Conclusioni
Come è chiaro ed evidente dai vari passaggi organizzativi condizionati da tutta una serie di attenzioni normative, l’avvio di un sistema lavorativo sostanzialmente diverso da quello convenzionale, per la Pubblica Amministrazione, non è propriamente una passeggiata “smart” anche per un Comune come il nostro, che già da tempo ed in momenti pre-covid, sperimentava il lavoro agile con le proprie risorse interne, attività e collaborazioni delocalizzate.
Posso affermare che questa anticipazione ha reso certamente più facile l’operatività, messa sul campo con estrema urgenza, quantomeno sotto l’aspetto tecnico, a cui va aggiunto il fatto fondamentale di questa amministrazione, che ha messo fin da subito, tra le priorità del programma politico, il completamento ed implementazione della stesura della rete di fibra ottica a banda ultra larga su tutto il territorio comunale, attraverso il soggetto attuatore del MISE Infratel, i programmi di infrastrutturazione di Enel Open Fiber, Flash Fiber di TIM che ad oggi sono praticamente completati.
A tutto questo vanno aggiunti, a garantire la continuità del quadro dei servizi erogati e di comunicazione tra cittadino e amministrazione, a maggior ragione in questo momento di sospensione e chiusura degli uffici di ricevimento, l’attivazione della piattaforma DiMe (oltre 70 servizi digitali attivati) e il call center 041041 numero unico che riceve e distribuisce le chiamate in arrivo, alle varie direzioni. Piattaforme che, data la loro semplicità di utilizzo, stanno dando ottimi risultati di rapporto.
Inoltre va ricordato che, in questo momento preciso, ma si prevede che in parte rimarrà per il futuro, proprio come trasformazione delle metodologie di lavoro interno alla struttura operativa, penso ad esempio all’incremento dell’utilizzo delle teleconferenze, la connettività Internet viene erogata dal Data center di Venis (società strumentale del Comune di Venezia) avviene a 10 Gbps su fibra ottica in corso di espansione a 100 Gbps in uno scenario di SDN attraverso due link in fibra 1+1 Gbps di banda, occupata attualmente al 60%. La rete attualmente assestata sui 128km di dorsale ottica, oltre alle sedi comunali, interconnette AVM/ACTV (azienda mobilità urbana), Università di Cà Foscari, IUAV (Università di Architettura), GARR, Alilaguna, Città Metropolitana di Venezia, Casinò di Venezia, AMES (società servizi farmacie, mense scolastiche) e Fondazione Musei Civici.
La considerazione ora più importante da affrontare, ben sapendo che il rapporto tra pubblico e privato non è mai a senso unico, verte sul tema di come gestire e condurre l’impatto della digitalizzazione e modernizzazione dei processi interni della amministrazione, a cui, ed è una questione prettamente generazionale, molti persone son già predisposte, ma molte ancora no. Digitalizzare e modernizzare vuol dire cambiare sostanzialmente paradigma e tanto lavoro va fatto sulla costruzione di un nuovo rapporto umano e fiduciale, all’interno della scala gerarchico-operativa amministrativa.
Da dove deve partire questa trasformazione? Di certo dalla costruzione di nuovi modelli organizzativi a cui tutti devono accedere in primis il dirigente che deve smarcarsi dal retro-pesiero o preconcetto che chi non è alla scrivania dell’ufficio assegnato, non sta facendo nulla. Ma anche lo stesso dipendente e p.o. che deve scollegarsi dalla immagine di tutela che gli è resa nell’operare all’interno delle mansioni date. Quindi va costruito un vero “patto di fiducia” inevitabile per poter vedere atterrare queste nuove e opportunità. Insomma dipende tanto dalle predisposizioni di tutti delle capacità di saper “rimettersi in gioco” attraverso una riformulazione che di fatto è proprio un fatto culturale.
E poi vi è il tema dello “spazio” quello fisico e quello virtuale, ovvero iniziare a comprendere l’importanza di assaporare nuove “vicinanze” in spazi fisici diversi da quelli convenzionali, e penso ad ambienti co-working; fino alla metabolizzazione dello spazio “in cloud”, smontando i vetusti concetti di “possesso” e accesso all’utilizzo degli strumenti. Un processo lungo, ma inevitabile, un sfida continua che anche il nostro Comune dovrà affrontare in tutti i suoi processi che sono già innescati e che dovranno essere al più presto inseriti, predisponendo delle linee guida dedicate, in quanto ogni Comune, per il momento, ha le sue peculiarità pregresse. Con tutto ciò ci si augura e si continuerà a promuovere la trasformazione digitale della nostra città, sui duplici fronti come occasione imperdibile di innovazione.
