L’Europa spinge per l’adozione della fatturazione elettronica negli appalti pubblici. Nel 2010, come parte dell’Agenda Digitale, la Commissione Europea ha stabilito l’ambizioso obiettivo di rendere l’e-invoicing il metodo di fatturazione standard entro il 2020. La stessa Commissione prevede che adottando l’e-invoicing negli appalti pubblici in tutta l’Unione Europea si potrebbero generare risparmi fino a 2,3 miliardi di euro.
Non mancano però gli ostacoli: un report di Billentis evidenzia come solo il 15% delle organizzazioni europee sia migrata all’e-invoicing e solo una fattura su cinque sia gestita in modalità elettronica. Lo stesso studio del 2013 ha contribuito a evidenziare i Paesi europei protagonisti nel campo della fatturazione elettronica. Negli scambi di fatture nell’ambito B2B (da azienda ad azienda), B2G (da azienda a PA) e G2B (da PA ad azienda), risultano leader i paesi scandinavi, con oltre il 40% di incidenza della fatturazione elettronica (in Italia siamo al di sotto del 15%).
Caso particolarmente interessante è quello della Finlandia, dove pur non esistendo un preciso obbligo di legge, l’e-invoicing vanta una lunga storia. La fatturazione elettronica era infatti già consentita prima dell’emanazione della Direttiva 115/2001/CE (poi inglobata dalla Direttiva 112/2006/CE)e i principali provider tecnologici si erano già organizzati per favorire l’interscambio delle fatture attraverso le loro reti. Al momento del recepimento della Direttiva europea inoltre, provider tecnologici e banche hanno formato un gruppo di lavoro, che ha affiancato il legislatore nella stesura delle leggi e delle regole tecniche. Il principale segreto del successo finlandese è dunque rappresentato dalla stretta collaborazione che si è fin da subito instaurata tra i diversi attori che vantavano interessi nei confronti dell’argomento. Collaborazione che è stata agevolata dal Finnish eInvoice Forum, punto di incontro e confronto per le diverse parti in campo, dagli sviluppatori ai fornitori di servizi, fino agli utenti della fatturazione elettronica.
Oltre a sostenere e favorire la collaborazione tra tutte le parti in campo, il principale obiettivo del Forum è quello di promuovere la diffusione e l’utilizzo della fatturazione elettronica incentrata su norme e procedure comuni.
I formati prevalentemente utilizzati per la trasmissione delle fatture sono due: eInvoice, sviluppato da operatori di reti tradizionali, e Finvoice, sviluppato prevalentemente dall’associazione di banche. Inoltre, per agevolare l’utilizzo della fatturazione elettronica, le banche e i fornitori di servizi di e-invoicing hanno concordato le procedure basilari, che permettono alle fatture elettroniche di essere inviate e ricevute in modo affidabile. Questo significa che il traffico di fatturazione tra chi emette la fattura e il destinatario viene convogliato in modo uniforme, anche se le parti utilizzano i servizi di fornitori diversi.
Un altro fattore centrale nella diffusione della fatturazione elettronica è rappresentato dal quadro normativo che la regola nei diversi paesi, pur partendo da una matrice comune, la già citata Direttiva 115/2001/CE. In Finlandia, la legislazione non prevede vincoli specifici, i fornitori di servizi di e-invoicing sono equiparati agli Uffici Postali, quindi i dati contenuti nella fatturazione elettronica godono della stessa protezione, anche in termini di privacy, della posta convenzionale.
Per garantire l’autenticità e l’integrità delle fatture, in Finlandia non si utilizza né la firma elettronica qualifica, come previsto in Italia, né l’Electronic Data Interchange (EDI), che prevede lo scambio di dati attraverso un canale dedicato senza alcun intervento umano. Il paese scandinavo ha optato per una terza soluzione: autenticità e integrità sono garantite dal sistema di trasmissione, formato dalle reti del sistema bancario e dei provider del servizio. Le aziende finlandesi che vogliano utilizzare l’e-invoicing, si devono accreditare presso un provider, firmando un contratto in cui dichiarano la propria disponibilità a inviare e/o ricevere fatture elettroniche.
Da ultimo, la questione della conservazione delle fatture elettroniche: al riguardo non è richiesto l’utilizzo della firma digitale, né dell’archiviazione sostitutiva. Di nuovo, la legge non prevede vincoli particolari, si richiede solo che la leggibilità, l’autenticità e l’integrità siano garantite per 6 anni. Le fatture, dunque, possono essere archiviate con qualsiasi mezzo e in qualunque formato.
