Partiamo da una premessa fondamentale: il Diritto non ostacola la digitalizzazione dei processi e la dematerializzazione dei documenti. Nel nostro ordinamento vige il principio generale della libertà delle forme, secondo cui, salvo specifiche eccezioni, la validità dei documenti non è subordinata a una forma specifica.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), nel disciplinare l’elaborazione e la conservazione dei documenti informatici, rimane fedele a questo principio, pur dettando i criteri essenziali cui il processo di dematerializzazione deve ispirarsi. Centrale, quindi, appare la formalizzazione della procedura, così da definire alla luce di predeterminate modalità operative le diverse fasi del processo, dalla elaborazione del documento alla sua archiviazione. Fondamentale, inoltre, nella definizione del processo è avere consapevolezza – in relazione alle diverse fasi – sulla obbligatorietà o meno della firma e sulla sua funzione. Non tutti i documenti, infatti, necessitano obbligatoriamente della firma e la stessa firma, quando è richiesta, può svolgere diverse funzioni. La firma, infatti, può essere diffusa nella prassi, quale strumento idoneo ad agevolare la prova dell’effettuazione di una determinata operazione, ovvero essere richiesta quale condizione di validità del documento.
Queste considerazioni assumono, se possibile, un valore ancora maggiore se trasposte nel “mondo digitale”, dal momento che esistono molti tipi di Firme Elettroniche, descrivibili sulla base di una molteplicità di criteri, fra i quali: il metodo utilizzato, la finalità e le proprietà della firma. Nell’ordinamento giuridico italiano, infatti, il CAD definisce espressamente quattro tipologie: Firma Elettronica, Firma Elettronica Avanzata, Firma Elettronica Qualificata e Firma Digitale.
In questo scenario, dove si colloca la Firma Grafometrica, ovvero la firma autografa raccolta tramite un dispositivo in grado di acquisire il movimento di una “penna”, azionata direttamente dalla mano di una persona, su una superficie sensibile (emulando una penna sulla carta)?
Sicuramente la Firma Grafometrica soddisfa i requisiti previsti per la “Firma Elettronica”, configurandosi come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. Più interessante è capire se (e quando) la Firma Grafometrica si qualifica come Firma Elettronica Avanzata: questa qualificazione sotto il profilo Giuridico è fondamentale, perché solo in questo caso potrà avere la stessa efficacia probatoria e lo stesso valore giuridico della sottoscrizione autografa, risultando quindi idonea, per esempio, alla stipula di contratti di servizio.
La “Firma Elettronica Avanzata” (FEA) è definita come “un insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”. Quindi, per essere di fronte a una Firma Elettronica Avanzata è necessaria la presenza di un processo completo che deve partire dall’identificazione univoca del firmatario, fino ad arrivare alla garanzia dell’integrità del documento e alla fase di conservazione del documento.
Per meglio comprendere questi concetti è efficace utilizzare un esempio concreto, mettendo a confronto due situazioni che possono realmente verificarsi. Nella prima situazione supponiamo di firmare su un dispositivo tablet alla consegna di un pacco da parte di un corriere e di non sapere come verrà archiviato il documento stesso. Supponiamo, inoltre, che in questo caso il corriere non chieda alcun documento di identità. Nella seconda situazione, al contrario, supponiamo di firmare un documento su dispositivo tablet in banca, con un’opportuna identificazione del firmatario e presumibilmente con l’adozione di misure di sicurezza e di conservazione digitale dei documenti. In entrambi i contesti abbiamo l’apposizione di una Firma Grafometrica tramite l’utilizzo di dispositivi tablet; la differenza risiede nel processo all’interno del quale questa stessa firma si inserisce.
La Firma Elettronica Avanzata costituisce certamente una grandissima opportunità, e quella più diffusa oggi in Italia è sicuramente la Firma Grafometrica basata su dispositivi tablet. Tuttavia è necessaria una certa cautela, perché il solo utilizzo dello strumento non fornisce alcuna garanzia: l’attenzione deve ricadere necessariamente sul processo complessivo e – in particolare – sui requisiti del processo di acquisizione della firma.
La Firma Grafometrica su tablet costituisce in ogni caso una grande innovazione, perché potrà consentire la digitalizzazione “ab origine” di tutti i documenti e un conseguente aumento nell’efficienza dei processi aziendali. Allo stesso tempo sarà ben recepita dai potenziali firmatari, che già adesso sentono questo tipo di firma molto simile alla sottoscrizione autografa tradizionale e come un gesto comune e consueto, annullando ogni tipo di barriera all’utilizzo.
