L’AgID (Agenzia Italia Digitale) ha approvato e pubblicato le nuove linee guida sull’accessibilità degli strumenti informatici per i cosiddetti “soggetti erogatori”, ossia le aziende che fatturano più di 500 milioni di euro all’anno.
Le prescrizioni dell’Agenzia sono rivolte non solo all’adeguamento dei siti web, ma anche a un miglioramento generale dell’attività lavorativa per i dipendenti diversamente abili che dovranno essere dotati di postazioni informatiche ad hoc. Si tratta, quindi, di un passo in avanti verso l’inclusività di tutti i lavoratori e, in generale, degli stakeholder che consultano i siti web e i documenti informatici dei soggetti erogatori.
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Un po’ di normativa
La legge 4/2004, cosiddetta Legge Stanca, così come modificata dal DL 76/2020, obbliga le grandi realtà aziendali del settore privato (cioè quelle che superano i 500 milioni di euro di fatturato, i cosiddetti soggetti erogatori) a garantire a persone con disabilità l’accessibilità dei propri servizi, erogati tramite siti web o applicazioni.
Inoltre, i dipendenti diversamente abili devono anche poter utilizzare postazioni di lavoro accessibili, di modo da rendere la propria prestazione lavorativa senza incontrare ostacoli di qualsiasi natura.
L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha adottato lo scorso 26 aprile 2022, con la Determinazione n.117/2022, le “Linee guida sull’accessibilità degli strumenti informatici per i soggetti che offrono servizi al pubblico attraverso siti web o applicazioni mobili, con un fatturato medio, negli ultimi tre anni di attività, superiore a cinquecento milioni di euro.” Tali linee guida sono state emanate proprio per i soggetti erogatori indicati all’art. 3 comma 1-bis della Legge n. 4/2004.
Successivamente, il 2 maggio 2022, AgID ha pubblicato anche il Regolamento recante le modalità di accertamento e di esercizio del potere sanzionatorio ai sensi dell’art. 9 comma 1-bis della legge 4/2004 e successive modifiche “Vigilanza sull’accessibilità dei siti web e delle applicazioni mobili da parte di soggetti erogatori art. 3 comma 1-bis (legge n.4 / 2004 e successive modifiche)” in cui si specifica che le verifiche sull’accessibilità svolte ai sensi del Regolamento medesimo tengono in considerazione sia le suddette Linee Guida, sia la norma tecnica europea armonizzata UNI CEI EN 301549:2021 vigente.
Gli obblighi per le aziende
Le aziende destinatarie della normativa devono rispettare una serie di obblighi di natura informatico-legale. Prima di iniziarne una brevissima disamina, è bene specificare che le Linee guida si applicano non solo ai siti web, alle web app o alle applicazioni mobili, ma anche alla strumentazione hardware e al software a disposizione del dipendente con disabilità nonché alla sua postazione di lavoro, ai cosiddetti “documenti non web” ed alla documentazione e ai servizi di supporto resa disponibile con gli strumenti informatici.
Ovviamente, ognuna di queste categorie di asset dovrà essere sottoposta ad una adeguata verifica periodica, anche coinvolgendo i dipendenti con disabilità, di modo da provare o migliorare le misure di accessibilità adottate con l’ausilio di chi dovrebbe farne uso.
Come accennato, le Linee guida dell’AgID rinviano espressamente alla normativa UNI CEI EN 301549:2021 per ogni singola categoria di asset, indicando quali sono le azioni da implementare.
La violazione degli obblighi normativi può comportare l’erogazione di una sanzione amministrativa il cui importo può arrivare sino al 5% del fatturato dell’anno precedente.
Di seguito si accenna brevemente ai requisiti di ogni singola categoria.
Hardware e software
I datori di lavoro privati devono mettere a disposizione dei dipendenti diversamente abili strumentazione hardware e software con tecnologie assistive adeguate alle loro specifiche disabilità, anche se costoro rendono le proprie prestazioni in smart working o in remote working.
In questo caso, secondo le Linee guida AgID, le normative da rispettare sono due: la già citata UNI CEI EN 301549:2021 e la UNI CEI EN ISO 9999:2017 quale riferimento tecnico per identificare le tecnologie assistive idonee.
Le operazioni di verifica tecnica e di test dell’usabilità dell’hardware e del software possono essere eseguiti con analisi basati sui dati raccolti e con l’ausilio di gruppi di valutazione composti da persone con disabilità, sempre nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali vigente.
Web
I requisiti della UNI CEI EN 301549:2021 si applicano nei casi in cui i soggetti destinatari della norma eroghino i propri servizi o forniscano informazioni mediante applicazioni disponibili all’utenza generalista o sulla propria rete intranet o, ancora, su supporti utilizzabili anche su dispositivi non collegati in rete.
In questo caso, obiettivo dell’azienda è quello di raggiungere la conformità prevista dal livello “AA” delle c.d. Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.1) che, di fatto, è coincidente con quanto previsto dalla norma UNI CEI EN 301549:2021.
I requisiti suindicati si applicano a:
- documenti che sono pagine web;
- documenti che sono incorporati nelle pagine web e che sono utilizzati nella rappresentazione o che sono destinati a essere rappresentati insieme alla pagina web in cui sono incorporati;
- web app;
- software incorporato nelle pagine web e utilizzato nella rappresentazione o destinato alla
- rappresentazione insieme alla pagina web in cui è incorporato.
È bene tenere a mente che le Linee Guida AgID si riferiscono ad ogni singola pagina web disponibile su un determinato sito, non al sito in quanto tale.
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Su ogni sito, inoltre, dovranno essere disponibili (preferibilmente nel footer) i link alla dichiarazione di accessibilità, di cui si parlerà successivamente, e a un form che consenta ai visitatori do segnalare eventuali pagine non conformi al dettato normativo.
Ove non sia possibile in alcun modo fornire una o più informazioni secondo le modalità previste dalle Linee Guida, è opportuno renderle disponibili in altro formato.
Documenti non web
Secondo le Linee Guida in esame, un documento non web è un documento che non è una pagina web, non è incorporato nelle pagine web e non è utilizzato nella rappresentazione o nel funzionamento della pagina. Dunque, è un qualsiasi documento che non viene riprodotto come pagina web o all’interno di essa.
Dunque, ove un documento non risponda ai criteri di accessibilità previsti dalla vigente normativa, è fatto obbligo all’azienda di rendere disponibile, in un formato accessibile, un contenuto testuale che ne riepiloghi il contenuto. Dovrà essere anche prevista una modalità accessibile di contatto con la società per consentire alla persona con disabilità di ricevere le informazioni alternative equivalenti al documento non accessibile.
Per l’accessibilità dei documenti non web, le Linee guida richiamano espressamente anche le norme UNI CEI ISO/IEC 25012 “Modello di qualità dei dati” del 2014 e UNI CEI ISO/IEC 25024 “Misurazione della qualità dei dati” del 2016, di cui suggeriscono di tener conto.
Applicazioni mobili
La Legge Stanca definisce come applicazione mobile tutto il software applicativo progettato e sviluppato da parte o per conto dell’azienda per essere utilizzato dagli utenti sui device mobili (ad esempio, smartphone e tablet). Sono espressamente esclusi dalla categoria i loro sistemi operativi e l’hardware stesso.
La stessa Legge Stanca esclude esplicitamente anche i contenuti che si trovano esclusivamente sugli accennati dispositivi o i programmi sviluppati per gruppi chiusi di utenti o per uso specifico in determinati contesti e non disponibili e usati da ampi segmenti di utenti (come alcuni software per la valutazione dei servizi resi, ma non le versioni mobili dei CRM o degli ERP).
Documentazione e servizi di supporto
Anche la documentazione resa disponibile con gli strumenti informatici deve elencare e spiegare come utilizzare le caratteristiche di accessibilità e compatibilità degli stessi.
La dichiarazione di accessibilità
È fatto obbligo ai soggetti erogatori di rilasciare e aggiornare, entro il 23 settembre di ogni anno, una dichiarazione di accessibilità dei siti web e delle applicazioni di cui sono titolari.
La dichiarazione deve essere linkata nel footer del sito web (con una label “Dichiarazione di accessibilità”, che può portare anche ad un’altra pagina contenente varie informazioni, tra cui la dichiarazione stessa) o, per le app mobili, nella sezione dedicata alle informazioni generali riportate degli store.
I contenuti della dichiarazione devono essere il frutto di un’autovalutazione sulla base di quanto precedentemente accennato.
Le deroghe
Le Linee Guida dell’AgID prevedono espressamente che i soggetti erogatori possano, in taluni casi, derogare alle prescrizioni normative, purché detta deroga si fondi solo motivazioni legittime e adeguatamente giustificate.
Tale è il c.d. onere sproporzionato, ossia un onere organizzativo o finanziario eccessivo che può mettere a rischio la sua capacità di adempiere alla stessa normativa o, ancora, di pubblicare le informazioni in formato non accessibile, seppur con un pregiudizio per le persone con disabilità.
Le Linee Guida elencano quattro diverse circostanze:
- onere organizzativo eccessivo;
- onere finanziario eccessivo;
- rischio di pregiudicare la capacità dei soggetti erogatori di adempiere allo scopo prefissato;
- rischio di pregiudicare la capacità dei soggetti erogatori di pubblicare le informazioni necessarie pertinenti per i propri compiti e servizi.
La valutazione di ciascuna delle elencate circostanze deve essere effettuata dalla azienda secondo il principio di valutazione previsto dalla Legge Stanca, secondo il quale le eccezioni alle prescrizioni non devono andare oltre lo stretto necessario. Peraltro, l’eccezione può ricorrere per un singolo contenuto e non per tutto l’asset: ad esempio, può ricorrere per una singola pagina web e non per tutto il sito.
In particolare, le Linee Guida impongono all’azienda in caso di
- onere organizzativo eccessivo: di considerare la dimensione, la natura giuridica e le risorse del soggetto erogatore i pregiudizi che possono derivare per le persone con disabilità dalla non completa accessibilità.;
- onere finanziario eccessivo: di considerare la proporzione tra i costi necessari per garantire la piena accessibilità e i benefici previsti per le persone con disabilità, tenendo conto della frequenza (es. numero di accessi) e della durata d’uso (es. utilizzo effettivo) dello specifico sito web o applicazione mobile;
- pregiudizio per l’erogazione di servizi/informazioni: di verificare e documentare l’effettiva incompatibilità di soluzioni tecniche volte a garantire la piena accessibilità dei siti e delle applicazioni con gli adempimenti o gli obblighi informativi del soggetto erogatore.
Non sono considerati come motivi legittime su cui basare l’onere sproporzionato sia i tempi necessari per sviluppare i siti web e le applicazioni mobili sia la necessità di acquisire le informazioni occorrenti per garantire il rispetto delle prescrizioni previste dalla norma.
Nel caso in cui l’azienda dichiari l’esistenza di un onere sproporzionato, deve darne indicazione nella dichiarazione di accessibilità
- indicando le parti del sito web e dell’applicazione non accessibili;
- allegando le circostanze sulle quali si basa l’onere sproporzionato;
- rendendo accessibili i contenuti in altro formato accessibile.
Conclusioni
L’accessibilità degli strumenti informatici è, purtroppo, spesso un tema sottovalutato dalle aziende di qualsiasi dimensione. Se, ora, i soggetti erogatori dovranno adeguarsi per legge, pena l’irrogazione di sanzioni pesanti, le piccole e medie imprese, invece, potranno cogliere l’opportunità per rendere i propri servizi più inclusivi, erogandoli anche a chi ha la necessità di usufruirne con modalità dedicate.
