Nella PA, per il risparmio economico e l’ottimizzazione delle attività, ha senso “copiare” da chi fa meglio o ha iniziato dei percorsi prima. In questa ottica, nel tentativo di cercare qualcuno che avesse iniziato un percorso di mappatura dei processi degli enti locali e una loro analisi, ci si è imbattuti nell’Osservatorio dei Processi di ComPA FVG. Vediamo di cosa si tratta.
Indice degli argomenti
Nascita e sviluppo dell’osservatorio processi FVG
Mappatura e reingegnerizzazione dei processi sono termini ormai estremamente diffusi nel settore pubblico, non solo a livello organizzativo, ma anche di normativa.
Negli ultimi anni sono infatti numerosi i riferimenti di legge a questi concetti, inseriti dal legislatore con l’obiettivo di promuovere una Pubblica Amministrazione sempre più efficiente e focalizzata sui bisogni dei cittadini.
Il progetto dell’Osservatorio Processi nasce in questo contesto e con la prospettiva di concretizzare queste opportunità (e intenzioni legislative) fornendo un supporto tangibile al mondo degli Enti Locali del Friuli-Venezia Giulia.
Si è quindi deciso di valorizzare il patrimonio informativo sviluppato e raccolto negli anni da ComPA FVG nel quotidiano lavoro di formazione e supporto ai processi organizzativi, svolto attraverso laboratori di mappatura dei processi per gli enti locali del Friuli-Venezia Giulia.
Il progetto trae, inoltre, origine anche dalle numerose richieste pervenute da comuni e altri enti locali, desiderosi di poter consultare le mappature esistenti o ricevere supporto nella mappatura dei propri processi. Le recenti normative, come l’Anticorruzione, il PIAO e il PNRR, richiedono infatti una conoscenza dettagliata dei processi degli enti, rendendo ancora più urgente la necessità di strumenti come l’Osservatorio Processi.
In sintesi, l’Osservatorio Processi nasce per valorizzare e rendere disponibile il patrimonio informativo raccolto, facilitando l’accesso a queste risorse e supportando gli enti locali nella loro missione di efficienza e trasparenza. Le attività di mappatura e reingegnerizzazione dei processi infatti rappresentano un valore non solo per l’ente interessato, ma anche per altri enti simili o per le istituzioni regionali o nazionali.
Questa intuizione ha dato vita ad un’ambiziosa aspirazione: riunire, dare struttura e integrare il patrimonio informativo che si è costituito nel corso degli anni per valorizzarlo e renderlo un bene condiviso e accessibile per tutti gli Enti e Comuni del sistema pubblico regionale.
Collaborazioni e partnership dell’osservatorio processi FVG
L’Osservatorio Processi nasce nel 2020 dalla collaborazione tra ComPA FVG e la Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia e si fonda sulla condivisione di un impegno congiunto volto a migliorare la gestione dei processi all’interno degli enti locali.
Dal 2021, l’Osservatorio è stato al centro di una preziosa collaborazione tra ComPA FVG e il Centro di Ricerca sul Valore Pubblico (CERVAP) dell’Università di Ferrara, concretizzata in un progetto di ricerca finalizzato ad integrare la mappatura dei processi con il Performance Management e il Risk Management. Grazie a questa collaborazione, l’Osservatorio Processi ha potuto dotarsi di una struttura solida dal punto di vista scientifico e metodologico, fondamentale per un progetto di questa portata.
Finalità principali dell’osservatorio processi FVG
L’Osservatorio Processi mira a raggiungere 4 obiettivi fondamentali:
- Costruire un punto di riferimento autorevole in Friuli-Venezia Giulia per la conoscenza dei processi degli Enti Locali, mediante la sistematizzazione e l’integrazione della conoscenza accumulata negli anni sul tema;
- Rendere facilmente accessibili ed erogare, verso gli EELL, informazioni e servizi che favoriscano la semplificazione e la digitalizzazione dei processi, la promozione del miglioramento continuo e l’adeguamento alle specifiche normative;
- Avviare un percorso di misurazione e benchmarking delle prestazioni e dei servizi comunali che faciliti e supporti in particolare il benchlearning;
- Rendere disponibili, a tutti gli attori del sistema regionale (Regione, attori mercato, società civile, …), informazioni preziose circa il funzionamento dei processi degli EELL, in un’ottica di evoluzione del principio di trasparenza e di accountability.
Le applicazioni concrete dell’Osservatorio possono essere molteplici e interessare diverse aree chiave degli enti locali. Una delle principali è il miglioramento dell’organizzazione interna, mediante la strutturazione e l’esplicitazione dei flussi operativi; ciò consente non solo di ottimizzare la gestione, ma anche di facilitare la diffusione di conoscenza dei processi all’interno dell’organizzazione, rendendo i flussi operativi più trasparenti e documentati. L’Osservatorio può ricoprire, inoltre, un ruolo centrale nel favorire una corretta gestione della conoscenza dei processi nei passaggi di consegne, facilitando la continuità operativa, diffondendo consapevolezza organizzativa e assicurando che ogni membro dell’ente abbia accesso alle informazioni necessarie per svolgere al meglio il proprio ruolo.
L’Osservatorio mira a giocare un ruolo centrale anche sulla misurazione delle performance dei processi, offrendo agli enti la possibilità di confrontare le proprie prestazioni con quelle di altre realtà secondo una logica di benchmarking.
Un’altra area cruciale è la digitalizzazione dei servizi pubblici. L’Osservatorio Processi facilita la transizione verso servizi digitali, promuovendo l’adozione di tecnologie innovative che rendono i processi più snelli e accessibili. Questo approccio non solo migliora l’efficienza, ma anche l’esperienza dei cittadini che interagiscono con gli enti locali.
Anche la trasparenza e la prevenzione della corruzione possono trarre benefici dall’Osservatorio Processi. Le informazioni e le metodologie sviluppate infatti facilitano l’analisi dei processi, che sappiamo essere il punto di partenza per le attività di prevenzione della corruzione e di promozione della trasparenza
In un’ottica evolutiva, infine, la gestione centralizzata dell’informazione all’interno dell’Osservatorio può fornire elevati risparmi nell’aggiornamento dei processi (ad es. in seguito a novità normative)
L’Osservatorio Processi può essere quindi utile in tutte le azioni che prevedono o si basano sulla mappatura, trasformazione o semplicemente conoscenza dei processi (si pensi al BIM – Building Information Modeling o all’implementazione dello Smart Working).
Risultati dell’Osservatorio
L’Osservatorio Processi finora ha prodotto diversi output, i più rilevanti sono:
Elenco dei processi
L’elenco dei processi, nel quale sono elencati e classificati tutti i processi censiti e nel quale sono inoltre descritte le macro-informazioni di ciascun processo come ad esempio:
- Input/output di processo
- Attori coinvolti
- Responsabile del processo
- Riferimenti normativi
- Esternalizzabilità del processo (si/no)
- Se sì tratta di un servizio al cittadino (si/no)
- Se si tratta di un servizio obbligatorietà (sì/no)
- Qualificazione del silenzio;
- Atti da pubblicare nell’albo online;
- …e diverse altre informazioni
L’elenco conta poco più di 450 processi censiti.
Mappature dei processi
dall’elenco dei processi è possibile accedere, se disponibile, alla mappatura in BPMN del processo; tale mappatura può riferirsi alla mappatura svolta con uno specifico ente o alle mappature standard, validate dai gruppi di esperti di settore.
Attualmente i processi per i quali è disponibile una mappatura sono quasi 200.
Linee guida per la mappatura integrata
Linee guida per la mappatura integrata: destinate agli enti che intendono sperimentare autonomamente attività di mappatura dei processi. Le linee guida contengono indicazioni metodologiche e operative, quali:
- come rappresentare i processi (con indicazioni sul linguaggio BPMN, come definire l’obiettivo e il perimetro della mappatura, chi sono i soggetti che vanno coinvolti, gli strumenti e il clima e il processo di validazione della mappatura);
- come effettuare la mappatura integrata di performance e rischi;
- applicazione operativa della mappatura integrata a un processo.
Evoluzioni e replicabilità dell’esperienza
Attualmente ComPA FVG e Regione FVG stanno approfondendo degli scenari di sviluppo del progetto dell’Osservatorio. Le opzioni attualmente al vaglio, complementari tra loro, sono le seguenti:
- sviluppare una piattaforma digitale che possa ospitare l’Osservatorio Processi, con tutte le informazioni in esso contenute e con le funzionalità necessarie alla sua continua alimentazione; in questa piattaforma gli enti potranno consultare le mappature e le informazioni dei processi censiti, effettuare segnalazioni volte al miglioramento degli stessi, nonché effettuare le proprie mappature di processo e confrontarle con quelle degli altri enti o con degli standard.
- integrare la piattaforma dell’Osservatorio con una tecnologia (es. motore di Workflow) che permetta di trasformare i processi mappati in flussi digitali, sviluppando moduli funzionali riusabili integrati tra loro. Questa opzione potrebbe divenire particolarmente interessante qualora i moduli funzionali fossero integrati con gli applicativi regionali messi a disposizione di tutti gli enti locali del Friuli Venezia Giulia, dando un forte impulso all’interoperabilità tra i vari software.
Potenziale impatto dell’osservatorio processi FVG
Il progetto dell’Osservatorio Processi rappresenta oggi una prima esperienza focalizzata nel contesto regionale del Friuli Venezia Giulia, ma che potrebbe essere utile e replicabile anche in altre realtà regionali. Il progetto potrebbe infatti essere non solo replicabile, ma anche messo a disposizione in una logica di riuso del materiale e di miglioramento/evoluzione dell’Osservatorio nel suo complesso. Altri territori potrebbero quindi utilizzare come punto di partenza quanto già presente nell’Osservatorio andando poi ad implementare ulteriormente le informazioni da un punto di vista quantitativo ma anche qualitativo, ipotizzando nuovi servizi o funzionalità. Sarebbe quindi auspicabile un ulteriore aumento della standardizzazione e semplificazione dei processi su scala nazionale, nonché di estensione delle attività di benchmarking.
La trasformazione digitale dei processi diventa un tema cruciale in un momento dove i fondi ci sono (avanzi PNRR), gli strumenti sono stati implementati (grazie al PNRR) e c’è la necessità di cambiare il modo di lavorare dopo anni di “trasferimento digitale” dei processi da analogico a digitale, senza una vera trasformazione.
In questo l’Osservatorio Processi di COMPA FVG e Regione Fiurli Venezia Giulia può essere un punto di riferimento grazie al patrimonio informativo e trasformazionale acquisito sul campo nel tempo, alla volontà di condividere quanto acquisito e di trovare partner pubblici che contribuiscano ad accrescere e diffondere il lavoro fatto anche su altri territori.
