La dematerializzazione è una delle sfide che la Pubblica Amministrazione deve affrontare, un investimento rilevante sia in termini finanziari che di risorse umane.
A quasi vent’anni dall’introduzione del Codice dell’Amministrazione Digitale, che all’articolo 42 faceva riferimento alla dematerializzazione per il “recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione”, le tecnologie sempre più innovative oggi permettono una transizione digitale anche ai comuni come quello di Chieri, comune di 36000 abitanti a sud est della Città Metropolitana di Torino, che ha avviato, e realizzato in gran parte, la digitalizzazione dell’archivio edilizio.
Il caso del Comune di Chieri: dematerializzazione dell’archivio edilizio
Lo scopo di migrare le banche dati e i relativi servizi associati di front e back-office verso l’ambiente cloud, permette alla PA di rispondere a tre principali obiettivi:
- dotare il Comune di un “clone” digitale dell’archivio analogico, migliorandone la consultabilità e leggibilità;
- proteggere l’archivio analogico, sottraendolo alla quotidiana consultazione;
- migliorare i servizi legati alla consultazione destinati a cittadini e professionisti, oltreché degli stessi tecnici comunali;
Se pensiamo che, prendendo solo in considerazione l’archivio edilizio, tutte le pratiche edilizie a partire dal 1938 e fino al 2019 corrispondono a circa 50mila pratiche che si traducono in circa 700 metri lineari di consistenza d’archivio. Una mole documentale altamente variegata e di complessa strutturazione in quanto la specificità di ciascun intervento e il quadro normativo di riferimento, notevolmente mutato nel tempo, hanno condotto a una grande eterogeneità documentale all’interno del medesimo tipo di pratica.
Le fasi del progetto di dematerializzazione
Il piano di fabbisogni collegato alla dematerializzazione si può elencare in principalmente tre azioni:
- acquisire l’infrastruttura cloud necessaria, comprensiva dei servizi di sicurezza, conservazione e backup del dato;
- dematerializzare l’archivio e implementarlo in cloud;
- individuare e acquisire un portale telematico per l’accesso all’archivio digitale in modalità front e back-office.
Supervisione e implementazione del processo di dematerializzazione
È importante che a supervisionare le attività di dematerializzazione ci siano degli organi preposti, nel nostro caso la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica del Piemonte e della Valle d’Aosta, parallelamente all’implementazione dell’ambiente cloud in cui le pratiche sono state memorizzate in attesa che l’archivio digitale sarà ospitato in via permanente nel Polo Strategico Nazionale.
La navigazione e consultazione documentale da parte degli uffici comunali sono garantiti da un apposito applicativo, acquisito contestualmente al primo lotto e ampiamente testato in fase di collaudo, mentre è ancora in fase di definizione la soluzione per l’interfaccia dedicata a cittadini e professionisti.
L’importanza dei metadati nell’archivio digitale
L’archivio digitale è un esatto duplicato del contenuto di quello analogico, corredato però di una serie di metadati che ne consentono la veloce navigabilità e consultabilità.
Allo scopo di consentire una rapida gestione della gran parte delle richieste di consultazione da parte di cittadini e professionisti, ciascuna pratica edilizia è articolata in quattro sezioni, delle quali la prima contiene istanza, permesso, allegati grafici e, ove presente, certificato di agibilità. I documenti sono disponibili nel consueto formato .pdf, mentre gli allegati grafici sono disponibili anche nel formato “tiff piramidale” che, inglobando all’interno del medesimo file diverse versioni del documento a risoluzione crescente, permette all’utente di fruire un documento digitale di elevatissima risoluzione con minimo impiego di risorse informatiche.
Tutti i documenti digitali consentono infine di condurre ricerche testuali interne, in quanto incorporano la tecnologia OCR (Optical Character Recognition), consentendo all’utente la rapida ricerca di specifici elementi anche all’interno di documenti con elevato numero di pagine.
Nell’approccio fortemente orientato all’innovazione e transizione completa al digitale, appena insediata l’amministrazione di Chieri ha trasferito in ambiente GIS (Geographical Information System) il Piano regolatore vigente, nato in forma cartacea e digitalizzato secondo un’impostazione ormai superata.
Il geoportale comunale: un passo verso la trasparenza e l’accessibilità dei dati
Dunque, a seguito di questa necessaria operazione e contestualmente al processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie è stato realizzato il geoportale comunale, accessibile interattivamente dal sito web del Comune, attraverso cui ogni persona, professionista o meno, può accedere e consultare gli elaborati del Piano Regolatore Comunale ossia la cartografia, le norme di attuazione e i vari dati urbanistici associati alle diverse parti del territorio comunale. Le parti del territorio sono individuabili facendo riferimento alla cartografia catastale e a foto aeree, permettendo così di “interrogare” il geoportale selezionando l’area oggetto di interesse.
L’integrazione, all’interno dell’interfaccia, del servizio Google StreetView consente di “atterrare” ed “esplorare” il territorio anche dalla “quota stradale”.
Ai dati urbanistici è possibile sovrapporre ulteriori livelli informativi, quali, per esempio, i dati sul rischio idrogeologico, la carta forestale regionale, le ortofoto di varie epoche e provenienze, come anche il verde pubblico, i filari alberati o gli alberi monumentali.
Futuri sviluppi: integrazione di nuovi dati e feedback dei cittadini
Nel tempo potranno essere aggiunti ulteriori livelli informativi anche in risposta alle sollecitazioni che via via cittadini e professionisti potranno avanzare.
A seguito del completamento della digitalizzazione dell’archivio delle pratiche edilizie contenenti anche la geocodifica catastale, potrà essere reso disponibile tramite il geoportale l’elenco delle pratiche relative alle singole particelle catastali, supportando cittadini e professionisti nella raccolta di informazioni importanti sia per la predisposizione di eventuali domande di accesso agli atti sia per la successiva trasformazione o vendita dei fabbricati.
